Je kunt feedback geven zoveel je wil, maar als je graag ziet dat je collega’s er écht op vooruit gaan, zullen ze er ook naar moeten luisteren. Werkelijk horen wat je zegt, en er mee aan de slag gaan. Hoe pak je dat aan, zonder dat belerende geheven vingertje? In 3 stappen, volgens deze management communicatie professor.

Je wil dat je collega’s luisteren wanneer je hen feedback geeft. Dat ze horen wat je zegt, de feedback informatie internaliseren en zichzelf werkelijk verbeteren, zoals jij dat voor ogen hebt. Gelukkig is daar een manier voor. Zonder dat je ze constant moet herinneren aan je verbeterpunten en telkens opnieuw dezelfde kritiek moet leveren. 

Als manager weet je namelijk dat feedback belangrijk is. Dat het de enige echte sleutel naar de ontwikkeling, vooruitgang en samenwerking van je team is. Dus wil je dat je collega’s echt aan de slag gaan met je verbeterpunten. Het startpunt voor beter functioneren op individueel niveau, wat zich al snel uitrolt in een verbeterd team, een verbeterde afdeling en uiteindelijk een beter functionerend bedrijf. Dat is wat je wil. 

Om daar aan te komen – bij een beter bedrijf – zul je moeten beginnen met een beter werkende collega. Niet specifiek die ene matig presterende collega. Die zal wel luisteren, als hij beseft dat hij achter ligt op het team. Ál je collega’s laten luisteren naar je feedback – juist ook degenen die al goed presteren – doe je in 3 stappen. 

Luisteren

3-stappen ‘feedback geven’-gids 

Een feedback geven voorbeeld gids die je toepast bij élke feedbackronde voor élke collega, zodat ze altijd actief luisteren en je input daadwerkelijk oppakken. Eentje die professor in management communicatie aan de Wharton School of Business van de Universiteit van Pennsylvania – Deborah Grayson Riegel – je aanraadt. 

(Maar let op: het is een gids die alleen werkt wanneer je collega(‘s) willen verbeteren. Zijn ze absoluut recalcitrant, dan valt er niks te winnen. Dit stuk gaat je helpen degenen te helpen die geholpen willen worden.)

Een gids die niet bestaat uit 1 stap – “feedback geven” – maar uit maar liefst 3 stappen voor elk feedbackgesprek. Want:

“Feedback is niet klaar bij het geven”

Het zijn de woorden van dezelfde professor Riegel. En de opheldering van één van de grootste misverstanden op feedback gebied. “Je bent niet klaar met feedback geven, zodra je het gegeven hebt.”

Feedback geven is een actieve, continue handeling. Het is een proces dat je doormaakt met je collega vanaf het moment dat je je kritiek of compliment hebt afgeleverd. 

Als leider is dat je ware taak, claimt Riegel in een pleidooi op Harvard Business Review: 

“De taak van een leider in feedback geven is niet klaar zodra ze het gegeven heeft. Het is klaar zodra het ontvangen, geïnternaliseerd en toegepast is.”

Je mensen vooruit helpen, doe je dus van begin tot eind. – Daarom begint het feest pas, op het moment dat je feedback geeft. Het is de eerste stap, van 3! 

Zorgen dat mensen naar je feedback luisteren? 3 stappen

Geen grote en meeslepende stappen hier, die al je schaarse tijd opslokken. Liever 3 praktische en simpele handvatten die je helpen om je feedback gesprek voortaan direct de goede – actieve – richting in te sturen. Eentje waarin je collega daadwerkelijk naar je luistert. En jij naar hem! Dat is namelijk de truc van collega’s echt laten luisteren naar jouw feedback: écht luisteren naar hen. Via Riegels “3 stappen feedback geven gids”:

  • feedback geven, 
  • om reactie vragen 
  • en een actieplan maken. 

Het zijn de 3 stappen in het kort. En ze gelden niet alleen voor het grote jaarlijkse functioneringsgesprek dat je altijd zorgvuldig en uitvoerig voert, maar juist ook voor de kleine ‘doordeweekse’ kritiekpunten! Daar maak je natuurlijk geen A4 actieplan bij, of neem je uren de tijd voor, maar de stappen blijven dezelfde! 

Laat je feedback gesprek vanaf nu altijd volgens Riegels stappen plaatsvinden, inclusief de bijbehorende feedback regels, feedback geven oefeningen en feedback tips.

De eerste tip van Riegel, voordat je van wal steekt met de eerste stap, is je collega even aankondigen wat er te gebeuren staat in dit feedback gesprek.

Luisteren

Prof. Riegel:

“Zeg iets als, [..] ‘Ik ga je wat feedback geven en als je het ergens niet mee eens bent, ergens een andere kijk op hebt of dat ik niet het hele plaatje zie, zeg je me dat. Ik beloof dat ik echt naar jouw kijk op de situatie zal luisteren, en zo komen we samen tot een plan. Is dat oké?’.”

Het zijn Riegels 3 stappen, aangekondigd, zodat iedereen weet wat er komt, en het duidelijk is dat beide partijen naar elkaar luisteren in dit feedback gesprek. – Akkoord? Klaar voor de eerste stap!

1. Maak je punt (eentje maar)

Als je wil dat collega’s naar je luisteren wanneer je ze feedback geeft, zul je ten eerste glashelder moeten zijn. Niet glashard, maar wel duidelijk en begrijpelijk. Dat doe je door niet om de feiten heen te draaien, en gewoon rechtdoorzee te zijn. Oprecht en onomwonden je kritiekpunt op tafel leggen. 

En vooral: één kritiekpunt per keer op tafel leggen. 

Géén sandwich methode dus – de illusie waarbij je kritiek inpakt tussen complimenten – noch één van die andere feedback modellen met eenzelfde soort ingepakte aanpak. Ze werken alleen maar verwarrend

Hou het bij 1 punt, en wees daar direct en oprecht over, zonder hard of verwarrend te zijn:

  • Meldt wat er mis is, 
  • licht je constatering toe, waarbij je;
    • het bij de feiten houdt (geen subjectieve “ik vind…” of persoonlijke “jij bent…”)
    • of benadrukt dat het jouw perspectief betreft (“ik zie…”, “het lijkt erop dat…”, “het komt op me over alsof…”)

Feedback geven voorbeeld van je punt maken op deze manier:

Feedback collega voorbeeld

“Peter, dit kan beter. Je voorbereiding leek incompleet en niet volgens afspraak.”

“Chantal, je steekt te snel van wal. Ik zie dat je in meetings vaak spreekt voordat je anderen de kans geeft.”

“Henk, klopt het wat ik denk? Heb je moeite met samenwerken met de nieuwe junior?”

2. Vraag om reactie (en luister)

Je collega heeft naar jouw visie op de situatie kunnen luisteren, nu is het jouw beurt. Feedback geven en ontvangen is tenslotte tweerichtingsverkeer, en geen monoloog die jij afsteekt, waar de ander maar naar moet luisteren en knikken. Daar bereik je geen begrip en actie mee, alleen maar weerzin en demotivatie. 

Het gaat om wederzijds begrip en een compleet beeld van de situatie en de perspectieven. Begrip voor elkaars visie en kritiek; de enige plek waarvan ware en gelijkwaardige samenwerking naar verbetering kan ontstaan. 

Zodra je klaar bent met het concreet maken van je punt – stap één – bevestig je dus meteen nog eens dat je nu klaar bent om te luisteren naar de visie van je collega hierop. 

Zeg op dit punt daarom iets als:

  • “Hoe denk je hier zelf over?”
  • “Is je dit ook opgevallen?”
  • “Heb ik het dan bij het rechte eind?”

Het maakt de weg helemaal vrij voor de ander om te spreken en reageren. Jij luistert.

Chantal krijgt hier bijvoorbeeld de kans om te zeggen:

“Nee, dat heb ik helemaal niet doorgehad. Ben ik echt zo iemand die anderen overstemt? Zo wil ik helemaal niet bekend staan in het team, dat is nooit mijn bedoeling geweest.”

Peter kan zichzelf op dit punt verdedigen:

“Ik heb juist ontzettend mijn best gedaan op de voorbereiding. We hadden toch afgesproken dat ik me meer op de achtergrond zou houden, en alleen informatie die volgens mij ontbreekt zou toevoegen? Dat heb ik mijns inziens gedaan.”

En Henk voelt zich vrij om zijn probleem toe te geven:

“Dat heb je goed gezien, ja. Simon is junior, maar hij gedraagt zich alsof hij alles al weet, en bepaalde dingen zelfs beter weet dan ik. Dat is behoorlijk frustrerend, aangezien ik hier al 16 jaar zit en hij net komt kijken.”

3. Maak (samen!) een actieplan

Je collega heeft naar je feedback geluisterd, jij hebt naar zijn of haar reactie geluisterd – ieders beurt in dit tweerichtingsgesprek is geweest; jullie zijn klaar voor de gezamenlijke derde stap. 

Een actieplan. 

Hoeft niet zo uitvoerig veel werk te zijn als “een actieplan maken” klinkt, hoor. Je wil je actieplan juist bondig en helder houden, met:

  • 1 duidelijk oplossing of afspraak, 
  • 1 of een paar overzichtelijke stappen om daar te komen
  • en 1 of een paar vastgestelde evaluatiemomenten.

Passend bij de grootte van je feedbackpunt. Betreft het een klein kritiekpunt, dan hoeven er geen 10 stappen ondernomen te worden om het te verbeteren, met 4 evaluatiemomenten om te zien hoe het ervoor staat. Is er een grote omslag nodig, dan zouden zoveel stappen en evaluatiemomenten nodig kunnen zijn. Maar hou een gemiddelde van 1-3 stappen en 1-2 evaluaties aan. 

Luisteren

In het geval van Peter (de vermeende niet-voorbereider) klinkt jullie actieplan bijvoorbeeld:

“Vanaf nu noteert de teamleider of meeting initiator de verantwoordelijkheden en benodigde voorbereidingen per genodigde, in de agenda bij de afspraak-notities. Voor iedereen inzichtelijk en misverstand-proof. Ik als manager deel deze nieuwe aanpak met de rest van het team. Jij – Peter – checkt de komende 2 weken of niemand het vergeet. Daarna kijken we samen of het goed gewerkt heeft.”

Voor Chantal-de-onderbreker zou het een afspraak kunnen zijn om eerst minimaal 2 anderen aan het woord te laten, voordat ze zelf spreekt. 

Met Henk-de-gefrustreerde-senior kun je een zitting met Simon-de-junior plannen om een gezamenlijk feedback gesprek te voeren. Op dezelfde Riegel manier; Henk begint bij stap 1, jij begeleidt Simon naar stap 2 en samen komen jullie weer tot stap 3. 

De feedback is gegeven. De reactie is gehoord. Het actieplan is in werking. Je “ware taak” als leider is praktisch volbracht. – Mits alles natuurlijk zo soepel gaat als hierboven voorspeld. 

Mijn collega luistert nog steeds niet!

Heb je een collega die pertinent niet luistert tijdens je feedback gesprek, en weinig tot helemaal niks doet met je feedback actieplan? – “O dat, nee nog niet aan toegekomen. Ik ga proberen het de volgende keer te doen.” – Zelfs nu je netjes de 3 stappen volgt en je de manier van werken keurig hebt aangekondigd? 

Frustrerend. Maar ook oplosbaar! 

Riegel:

“Het zou z’n eigen feedback gesprek topic moeten zijn, dat je houdt wanneer je genoeg bewijs hebt verzameld om een patroon te ontdekken en jij en je collega de tijd en ruimte hebben om het te tackelen.”

Neem die tijd en ruimte dus, zodra je helder hebt dat het niet-luisteren écht een terugkerend probleem geworden is. Eentje dat een stevig rondje feedbacken-reageren-en-actieplan-maken nodig heeft. – Op precies dezelfde manier als je andere gebreken en verbeterpunten doorvoert, dus. 

Riegel:

“Feedback geven over hoe je feedback ontvangt is een belangrijke stap.”

Met als eerste stap: feedback geven op het punt dat de ander niet erg goed is in feedback ontvangen en oppakken. De volgende stappen volgen vanzelf, tot je een actieplan hebt gemaakt om actieplannen (wel) op te volgen. 

Luistert-ie? Nog 1 stap, dan!

Is het zover en heb je iedereen met de neus de juiste kant op, dan is je taak nog nét niet klaar! Het enige dat je op dit punt als ware leider en team-verbeteraar nog moet doen is… 

Complimenten geven!

Vergeet namelijk zeker het belang van positieve feedback niet, in de juiste verhouding tot je kritische punten. Strooi gerust met je schouderkloppen, als je ziet dat je collega echt naar je feedback geluisterd heeft en goed bezig is met het actieplan. Wacht niet tot het afgesproken evaluatiemoment. 

Het bevestigt degene namelijk ter plekke dat hij nu de juiste weg is ingeslagen, en verbetering daadwerkelijk aan het optreden is. Met gebooste motivatie op individueel niveau en optimale werksfeer op bedrijfsniveau als bonus. 

Zie je?

Beter functionerende collega, optimaler team of afdeling, beter bedrijf. In die volgorde, als je Riegels 3 stappen volgorde aanhoudt in je volgende feedbackgesprek: je punt maken, luisteren naar de reactie en samen concrete actie bepalen. Daar zit de groei.

(Echter: nog stééds geen respons van je collega? Dan heb je hier een typisch gevalletje “waar geen wil is, is geen weg”. Besluit zelf wat dat betekent binnen jouw organisatie.)

Goede ervaringen met de feedback geven gids in 3 stappen? Laat het ons beneden in de comments weten. Ook kritisch commentaar is – uiteraard – welkom! Zolang beide partijen maar spreken én luisteren 😉

Luisteren

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder. 

Meer weten over feedback?

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over luisteren

  • Wat is feedback ontvangen?

    Feedback ontvangen betekent dat je input krijgt over je prestaties of gedrag, vaak van anderen. Dit kan zowel positieve als negatieve feedback zijn. Het doel van feedback is om je bewust te maken van wat je goed doet en waar je nog aan kunt werken, zodat je jezelf kunt verbeteren. Het kan soms moeilijk zijn om feedback te ontvangen, vooral als het kritiek betreft. Maar het is belangrijk om open te staan voor feedback en het te gebruiken om te groeien en jezelf te ontwikkelen.

    Feedback kan je helpen om je doelen te bereiken en beter te worden in wat je doet.

  • Waarom is feedback ontvangen belangrijk?

    Feedback ontvangen is belangrijk om verschillende redenen. Hier zijn er een paar:

    1. Het geeft je inzicht in je prestaties: Feedback van anderen kan je helpen om te begrijpen hoe je presteert en waar je sterke en zwakke punten liggen. Dit kan je helpen om gericht te werken aan verbetering en groei.
    2. Het helpt je om jezelf te ontwikkelen: Door feedback te ontvangen, kun je leren van anderen en jezelf verbeteren. Het kan je helpen om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en jezelf uit te dagen om te groeien.
    3. Het bevordert communicatie: Feedback is een tweerichtingsgesprek en het kan de communicatie tussen mensen verbeteren. Door feedback te geven en te ontvangen, kun je een betere relatie opbouwen met anderen en begrip en respect opbouwen.
    4. Het vergroot je zelfbewustzijn: Feedback kan je helpen om jezelf beter te begrijpen en je bewust te maken van je eigen gedrag en prestaties. Dit kan je helpen om betere beslissingen te nemen en effectiever te communiceren met anderen.

    Kortom, feedback ontvangen is een belangrijk onderdeel van persoonlijke en professionele ontwikkeling. Het kan je helpen om te groeien, te leren van anderen en betere relaties op te bouwen met de mensen om je heen.

  • Waarom is feedback ontvangen moeilijk?

    Feedback ontvangen kan best moeilijk zijn. Sommige mensen ervaren namelijk angst voor kritiek, gevoelens van kwetsbaarheid en onzekerheid over prestaties. Ook slechte ervaringen met feedback in het verleden kunnen het moeilijk maken om open te staan voor feedback en het te gebruiken als een kans om te groeien en te verbeteren. Probeer er toch voor open te staan, want feedback ontvangen is een fantastische manier om jezelf en je talenten te ontwikkelen. Durf er ook zelf om te vragen!

  • Wat zijn de 5 feedback regels?

    Er zijn verschillende regels die je kunt volgen als je feedback geeft. Hier zijn 5 algemene  feedback regels:

    • Wees specifiek: Geef specifieke voorbeelden van het gedrag dat je wilt bespreken, zodat de ontvanger begrijpt wat je bedoelt.
    • Blijf objectief: Focus op het gedrag en niet op de persoon. Blijf objectief en vermijd het gebruik van oordelen of generalisaties.
    • Geef positieve en negatieve feedback: Wees niet bang om zowel positieve als negatieve feedback te geven. Positieve feedback kan de ontvanger helpen te begrijpen wat hij of zij goed doet, terwijl negatieve feedback kan helpen bij het identificeren van verbeterpunten. (Máár: nooit sandwichen!)
    • Geef feedback op het juiste moment: Geef feedback op een moment dat geschikt is voor de ontvanger en zorg ervoor dat er genoeg tijd is om de feedback te bespreken.
    • Wees respectvol: Zorg ervoor dat je feedback op een respectvolle en constructieve manier geeft, zodat de ontvanger zich gesteund voelt bij het werken aan verbetering.

    Door deze regels te volgen, kun je feedback geven die effectief en nuttig is voor de ontvanger.

  • Welke vormen van feedback zijn er?

    Er zijn verschillende vormen van feedback, waaronder:

    • Verbale feedback: Dit is feedback die mondeling wordt gegeven, bijvoorbeeld tijdens een gesprek tussen twee personen.
    • Schriftelijke feedback: Dit is feedback die schriftelijk wordt gegeven, bijvoorbeeld via e-mail of een geschreven verslag.
    • Directe feedback: Dit is feedback die onmiddellijk wordt gegeven na het gedrag dat wordt beoordeeld. Bijvoorbeeld door middel van een directe reactie of terugkoppeling.
    • Indirecte feedback: Dit is feedback die niet direct wordt gegeven, maar later wordt gegeven. Bijvoorbeeld door middel van een rapport of een evaluatiegesprek.
    • Positieve feedback: Dit is feedback die gericht is op het benadrukken van positieve aspecten van het gedrag van de ontvanger.
    • Negatieve feedback: Dit is feedback gericht op het aanwijzen van verbeterpunten in het gedrag van de ontvanger.

    Door gebruik te maken van verschillende vormen van feedback kun je effectief communiceren met de ontvanger en ervoor zorgen dat de feedback op de juiste manier wordt begrepen en toegepast!

  • Wat is de valkuil van luisteren?

    Een veelvoorkomende valkuil van luisteren is dat we soms niet actief luisteren, maar alleen wachten om te kunnen reageren. We zijn bezig met ons eigen perspectief en interpreteren wat de ander zegt door onze eigen filters en aannames, in plaats van te proberen de boodschap van de ander echt te begrijpen.

    Een andere valkuil is dat we soms oordelen vellen voordat we de hele boodschap hebben gehoord. We denken bijvoorbeeld dat we weten wat de ander gaat zeggen of we beoordelen de spreker op basis van onze eigen vooroordelen, zonder de tijd te nemen om echt te luisteren naar wat er wordt gezegd.

    Een derde valkuil is dat we soms denken dat we al weten wat de oplossing is voordat we de hele boodschap hebben gehoord. Dit kan ertoe leiden dat we niet openstaan voor nieuwe ideeën en oplossingen die anders zijn dan wat we al hebben bedacht.

    Het is belangrijk om actief te luisteren zonder oordeel, en de tijd te nemen om de hele boodschap te begrijpen voordat we reageren. Op deze manier kunnen we effectiever communiceren en begrijpen wat anderen echt bedoelen.

Nog beter leren feedback geven? Volg onze training Feedback Geven

Onze 1-daagse cursus Feedback Geven is gericht op het aanleren van effectieve communicatieve vaardigheden om constructieve feedback te kunnen geven aan anderen. Tijdens deze cursus leer je hoe je feedback kunt geven die specifiek, feitelijk en duidelijk is, en die gericht is op het verbeteren van het gedrag of de prestaties van de ontvanger.

Je leert ook hoe je feedback kunt geven op een manier die empathisch en respectvol is, zodat de ontvanger – je collega, een leidinggevende of een klant – openstaat voor jouw feedback en deze ook daadwerkelijk ter harte neemt. Daarnaast besteden we aandacht aan het omgaan met weerstand tegen feedback en het oplossen van eventuele conflicten die hieruit voort kunnen komen.

Door deze cursus te volgen zul je meer zelfvertrouwen hebben in het geven van feedback en beter in staat zijn om constructieve feedback te geven aan anderen, wat kan bijdragen aan de verbetering van de prestaties en de samenwerking in jouw team of organisatie.

Lijkt je dit iets? Schrijf je dan vlug in!

Geïnteresseerd in zaken als ‘feedback ontvangen model’, ‘omgaan met feedback in de zorg’, ‘feedback ontvangen regels’ of ’leerdoel feedback ontvangen smart’? Tijdens onze training Feedback Geven leer je alles over deze onderwerpen en meer!

Wie zijn wij? | Cursus Feedback geven

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog