De 3 stappen feedback geven gids (waar collega’s wél naar luisteren)

Je kunt feedback geven zoveel je wil, maar als je graag ziet dat je collega’s er écht op vooruit gaan, zullen ze er ook naar moeten luisteren. Werkelijk horen wat je zegt, en er mee aan de slag gaan. Hoe pak je dat aan, zonder dat belerende geheven vingertje? In 3 stappen, volgens deze management communicatie professor.

Wat je in dit artikel gaat leren

Je wil dat je collega’s luisteren wanneer je hen feedback geeft. Dat ze horen wat je zegt, de feedback informatie internaliseren en zichzelf werkelijk verbeteren, zoals jij dat voor ogen hebt.

Gelukkig is daar een manier voor. Zonder dat je ze constant moet herinneren aan je verbeterpunten en telkens opnieuw dezelfde kritiek moet leveren. Dat is wat je hier leert, in de komende 8 tot 9 leesminuten.

Waarom je dat wil

Als manager weet je dat feedback belangrijk is. Dat het de enige echte sleutel naar de ontwikkeling, vooruitgang en samenwerking van je team is. Dus wil je dat je collega’s echt aan de slag gaan met je verbeterpunten. Het startpunt voor beter functioneren op individueel niveau, wat zich al snel uitrolt in een verbeterd team, een verbeterde afdeling en uiteindelijk een beter functionerend bedrijf. Dat is wat je wil.

Hoe dat werkt

Om daar aan te komen – bij een beter bedrijf – zul je moeten beginnen met een beter werkende collega. Niet specifiek die ene matig presterende collega. Die zal wel luisteren, als hij beseft dat hij achter ligt op het team. Ál je collega’s laten luisteren naar je feedback – juist ook degenen die al goed presteren – doe je in 3 stappen.

Een feedback geven voorbeeld gids die je toepast bij élke feedbackronde voor élke collega, zodat ze altijd actief luisteren en je input daadwerkelijk oppakken. Eentje die professor in management communicatie aan de Wharton School of Business van de Universiteit van Pennsylvania – Deborah Grayson Riegel – je aanraadt.

(Maar let op: het is een gids die alleen werkt wanneer je collega(‘s) willen verbeteren. Zijn ze absoluut recalcitrant, dan valt er niks te winnen. Dit stuk gaat je helpen degenen te helpen die geholpen willen worden.)

Een gids die niet bestaat uit 1 stap – “feedback geven” – maar uit maar liefst 3 stappen voor elk feedbackgesprek. Want:

“Feedback is niet klaar bij het geven”

Het zijn de woorden van dezelfde professor Riegel. En de opheldering van één van de grootste misverstanden op feedback gebied. “Je bent niet klaar met feedback geven, zodra je het gegeven hebt.”

Feedback geven is een actieve, continue handeling. Het is een proces dat je doormaakt met je collega vanaf het moment dat je je kritiek of compliment hebt afgeleverd.

Feedback geven is een actieve, continue handeling. Het is een proces vanaf het moment dat je je kritiek of compliment hebt afgeleverd.Click To Tweet

Als leider is dat je ware taak, claimt Riegel in een pleidooi op Harvard Business Review:

“De taak van een leider in feedback geven is niet klaar zodra ze het gegeven heeft. Het is klaar zodra het ontvangen, geïnternaliseerd en toegepast is.”

Je mensen vooruit helpen, doe je dus van begin tot eind. – Daarom begint het feest pas, op het moment dat je feedback geeft. Het is de eerste stap, van 3!

Riegels 3 stappen feedback geven gids

Geen grote en meeslepende stappen hier, die al je schaarse tijd opslokken. Liever 3 praktische en simpele handvatten die je helpen om je feedback gesprek voortaan direct de goede – actieve – richting in te sturen. Eentje waarin je collega daadwerkelijk naar je luistert. En jij naar hem! Dat is namelijk de truc van collega’s echt laten luisteren naar jouw feedback: écht luisteren naar hen. Via Riegels “3 stappen feedback geven gids”:

  • feedback geven,
  • om reactie vragen
  • en een actieplan maken.
De truc van collega’s echt laten luisteren naar jouw feedback, is écht luisteren naar hen.Click To Tweet

Het zijn de 3 stappen in het kort. En ze gelden niet alleen voor het grote jaarlijkse functioneringsgesprek dat je altijd zorgvuldig en uitvoerig voert, maar juist ook voor de kleine ‘doordeweekse’ kritiekpunten! Daar maak je natuurlijk geen A4 actieplan bij, of neem je uren de tijd voor, maar de stappen blijven dezelfde!

Laat je feedback gesprek vanaf nu altijd volgens Riegels stappen plaatsvinden, inclusief de bijbehorende feedback regels, feedback geven oefeningen en feedback tips.

De eerste tip van Riegel, voordat je van wal steekt met de eerste stap, is je collega even aankondigen wat er te gebeuren staat in dit feedback gesprek.

Prof. Riegel:

“Zeg iets als, [..] ‘Ik ga je wat feedback geven en als je het ergens niet mee eens bent, ergens een andere kijk op hebt of dat ik niet het hele plaatje zie, zeg je me dat. Ik beloof dat ik echt naar jouw kijk op de situatie zal luisteren, en zo komen we samen tot een plan. Is dat oké?’.”

Het zijn Riegels 3 stappen, aangekondigd, zodat iedereen weet wat er komt, en het duidelijk is dat beide partijen naar elkaar luisteren in dit feedback gesprek. – Akkoord? Klaar voor de eerste stap!

1. Maak je punt (eentje maar)

Als je wil dat collega’s naar je luisteren wanneer je ze feedback geeft, zul je ten eerste glashelder moeten zijn. Niet glashard, maar wel duidelijk en begrijpelijk. Dat doe je door niet om de feiten heen te draaien, en gewoon rechtdoorzee te zijn. Oprecht en onomwonden je kritiekpunt op tafel leggen.

En vooral: één kritiekpunt per keer op tafel leggen.

Géén sandwich methode dus – de illusie waarbij je kritiek inpakt tussen complimenten – noch één van die andere feedback modellen met eenzelfde soort ingepakte aanpak. Ze werken alleen maar verwarrend

Hou het bij 1 punt, en wees daar direct en oprecht over, zonder hard of verwarrend te zijn:

  • Meldt wat er mis is,
  • licht je constatering toe, waarbij je;
    • het bij de feiten houdt (geen subjectieve “ik vind…” of persoonlijke “jij bent…”)
    • of benadrukt dat het jouw perspectief betreft (“ik zie…”, “het lijkt erop dat…”, “het komt op me over alsof…”)

Feedback geven voorbeeld van je punt maken op deze manier:

“Peter, dit kan beter. Je voorbereiding leek incompleet en niet volgens afspraak.”

“Chantal, je steekt te snel van wal. Ik zie dat je in meetings vaak spreekt voordat je anderen de kans geeft.”

“Henk, klopt het wat ik denk? Heb je moeite met samenwerken met de nieuwe junior?”

2. Vraag om reactie (en luister)

Je collega heeft naar jouw visie op de situatie kunnen luisteren, nu is het jouw beurt. Feedback geven en ontvangen is tenslotte tweerichtingsverkeer, en geen monoloog die jij afsteekt, waar de ander maar naar moet luisteren en knikken. Daar bereik je geen begrip en actie mee, alleen maar weerzin en demotivatie.

Feedback geven is geen monoloog die jij afsteekt, waar de ander maar naar moet luisteren en knikken. Daar bereik je geen begrip en actie mee, alleen maar weerzin en demotivatie.Click To Tweet

Het gaat om wederzijds begrip en een compleet beeld van de situatie en de perspectieven. Begrip voor elkaars visie en kritiek; de enige plek waarvan ware en gelijkwaardige samenwerking naar verbetering kan ontstaan.

Zodra je klaar bent met het concreet maken van je punt – stap één – bevestig je dus meteen nog eens dat je nu klaar bent om te luisteren naar de visie van je collega hierop.

Zeg op dit punt daarom iets als:

  • “Hoe denk je hier zelf over?”
  • “Is je dit ook opgevallen?”
  • “Heb ik het dan bij het rechte eind?”

Het maakt de weg helemaal vrij voor de ander om te spreken en reageren. Jij luistert.

Chantal krijgt hier bijvoorbeeld de kans om te zeggen:

“Nee, dat heb ik helemaal niet doorgehad. Ben ik echt zo iemand die anderen overstemt? Zo wil ik helemaal niet bekend staan in het team, dat is nooit mijn bedoeling geweest.”

Peter kan zichzelf op dit punt verdedigen:

“Ik heb juist ontzettend mijn best gedaan op de voorbereiding. We hadden toch afgesproken dat ik me meer op de achtergrond zou houden, en alleen informatie die volgens mij ontbreekt zou toevoegen? Dat heb ik mijns inziens gedaan.”

En Henk voelt zich vrij om zijn probleem toe te geven:

“Dat heb je goed gezien, ja. Simon is junior, maar hij gedraagt zich alsof hij alles al weet, en bepaalde dingen zelfs beter weet dan ik. Dat is behoorlijk frustrerend, aangezien ik hier al 16 jaar zit en hij net komt kijken.”

3. Maak (samen!) een actieplan

Je collega heeft naar je feedback geluisterd, jij hebt naar zijn of haar reactie geluisterd – ieders beurt in dit tweerichtingsgesprek is geweest; jullie zijn klaar voor de gezamenlijke derde stap.

Een actieplan.

luisteren

Hoeft niet zo uitvoerig veel werk te zijn als “een actieplan maken” klinkt, hoor. Je wil je actieplan juist bondig en helder houden, met:

  • 1 duidelijk oplossing of afspraak,
  • 1 of een paar overzichtelijke stappen om daar te komen
  • en 1 of een paar vastgestelde evaluatiemomenten.

Passend bij de grootte van je feedbackpunt. Betreft het een klein kritiekpunt, dan hoeven er geen 10 stappen ondernomen te worden om het te verbeteren, met 4 evaluatiemomenten om te zien hoe het ervoor staat. Is er een grote omslag nodig, dan zouden zoveel stappen en evaluatiemomenten nodig kunnen zijn. Maar hou een gemiddelde van 1-3 stappen en 1-2 evaluaties aan.

In het geval van Peter (de vermeende niet-voorbereider) klinkt jullie actieplan bijvoorbeeld:

“Vanaf nu noteert de teamleider of meeting initiator de verantwoordelijkheden en benodigde voorbereidingen per genodigde, in de agenda bij de afspraak-notities. Voor iedereen inzichtelijk en misverstand-proof. Ik als manager deel deze nieuwe aanpak met de rest van het team. Jij – Peter – checkt de komende 2 weken of niemand het vergeet. Daarna kijken we samen of het goed gewerkt heeft.”

Voor Chantal-de-onderbreker zou het een afspraak kunnen zijn om eerst minimaal 2 anderen aan het woord te laten, voordat ze zelf spreekt.

Met Henk-de-gefrustreerde-senior kun je een zitting met Simon-de-junior plannen om een gezamenlijk feedback gesprek te voeren. Op dezelfde Riegel manier; Henk begint bij stap 1, jij begeleidt Simon naar stap 2 en samen komen jullie weer tot stap 3.

luisteren

De feedback is gegeven. De reactie is gehoord. Het actieplan is in werking. Je “ware taak” als leider is praktisch volbracht. – Mits alles natuurlijk zo soepel gaat als hierboven voorspeld.

Mijn collega luistert nog steeds niet!

Heb je een collega die pertinent niet luistert tijdens je feedback gesprek, en weinig tot helemaal niks doet met je feedback actieplan? – “O dat, nee nog niet aan toegekomen. Ik ga proberen het de volgende keer te doen.” – Zelfs nu je netjes de 3 stappen volgt en je de manier van werken keurig hebt aangekondigd?

Frustrerend. Maar ook oplosbaar!

Riegel:

“Het zou z’n eigen feedback gesprek topic moeten zijn, dat je houdt wanneer je genoeg bewijs hebt verzameld om een patroon te ontdekken en jij en je collega de tijd en ruimte hebben om het te tackelen.”

Neem die tijd en ruimte dus, zodra je helder hebt dat het niet-luisteren écht een terugkerend probleem geworden is. Eentje dat een stevig rondje feedbacken-reageren-en-actieplan-maken nodig heeft. – Op precies dezelfde manier als je andere gebreken en verbeterpunten doorvoert, dus.

Riegel:

“Feedback geven over hoe je feedback ontvangt is een belangrijke stap.”

Met als eerste stap: feedback geven op het punt dat de ander niet erg goed is in feedback ontvangen en oppakken. De volgende stappen volgen vanzelf, tot je een actieplan hebt gemaakt om actieplannen (wel) op te volgen.

Luistert-ie? Nog 1 stap, dan!

Is het zover en heb je iedereen met de neus de juiste kant op, dan is je taak nog nét niet klaar! Het enige dat je op dit punt als ware leider en team-verbeteraar nog moet doen is…

Complimenten geven!

Vergeet namelijk zeker het belang van positieve feedback niet, in de juiste verhouding tot je kritische punten. Strooi gerust met je schouderkloppen, als je ziet dat je collega echt naar je feedback geluisterd heeft en goed bezig is met het actieplan. Wacht niet tot het afgesproken evaluatiemoment.

Het bevestigt degene namelijk ter plekke dat hij nu de juiste weg is ingeslagen, en verbetering daadwerkelijk aan het optreden is. Met gebooste motivatie op individueel niveau en optimale werksfeer op bedrijfsniveau als bonus.

Zie je? Beter functionerende collega, optimaler team of afdeling, beter bedrijf. In die volgorde, als je Riegels 3 stappen volgorde aanhoudt in je volgende feedbackgesprek: je punt maken, luisteren naar de reactie en samen concrete actie bepalen. Daar zit de groei.

(Echter: nog stééds geen respons van je collega? Dan heb je hier een typisch gevalletje “waar geen wil is, is geen weg”. Besluit zelf wat dat betekent binnen jouw organisatie.)

luisteren

Goede ervaringen met de feedback geven gids in 3 stappen? Laat het ons beneden in de comments weten. Ook kritisch commentaar is – uiteraard – welkom! Zolang beide partijen maar spreken én luisteren 😉

Nog beter leren feedback geven?

De complete gids van feedback geven, ontvangen en je team of eigen werk zo verbeteren, leer je tijdens de 1-daagse Training Feedback Geven. Je leert er de beste communicatie-, leiderschaps- en gesprekstechnieken voor beter geleverde én ontvangen feedback. Daar kun je mee vooruit.

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

X