Negatieve feedback uiten? Motiverende gespreksvoering houdt het positief

Motiverende gespreksvoering wordt doorgaans gebruikt in de verslavingszorg. Tot men het positieve effect ervan zag op feedbackgesprekken. Ineens drong de kritiek werkelijk door bij de persoon, dacht hij na over de feedback die hij ontving en veranderde hij zijn gedrag! Zonder wrok, zonder zichzelf te verdedigen. Ideaal dus, voor op de werkvloer. Dit is hoe je motiverende gespreksvoering toepast in een feedback gesprek!

Wat is motiverende gespreksvoering en wat heb ik eraan?

Zoals de naam al verklapt is motiverende gespreksvoering een gesprekstechniek waarmee je een ander aanspoort zijn of haar gedrag te veranderen. Niet op een dwingende wijze (‘Jij moet voortaan…’), maar op een manier waardoor de ander zelf inziet dat zijn of haar gedrag niet langer kan.

Hierbij maak jij gebruik van verandertaal. Dat houdt in dat je het gesprek op zo’n manier stuurt dat je gesprekspartner de argumenten verzint, niet jij. Hiermee voorkom je dat de persoon in de verdediging schiet of het gesprek wegwuift. Hij of zij heeft immers zelf de argumenten bedacht.

Waarom dat werkt: bereidheid tot verandering

Stel nou dat je een feedbackgesprek aangaat. Je werkt al een tijdje met de persoon samen en merkt dat hij regelmatig zijn deadline niet haalt omdat hij het project niet serieus genoeg neemt. Omdat jij afhankelijk bent van zijn input kun jij geen meters maken.

Jou zou erop kunnen hameren ‘dat dit zo echt niet werkt’. Je hebt al tig gevraagd of hij de verslagen vóór woensdag in jullie gedeelde map kan plaatsen — ‘Hoe vaak moet ik dat vragen?!’ 

Helaas heeft dit geen effect. Het enige dat je hiermee bereikt is dat je collega de hakken in het zand zet. Hij voelt zich aangevallen en ziet niet in waarom hij zijn gedrag moet veranderen.

Zou je daarentegen het feedbackgesprek aangaan met het doel je collega in te laten zien dat hij zijn gedrag moet aanpassen, dan prikkel je zijn intrinsieke motivatie. Je laat hem praten over wat het hem oplevert of kost, en welke voordelen daaraan verbonden zijn.

Met andere woorden:

Motiverende gesprekstechnieken hebben het doel de ander te laten vertellen over de positieve effecten van een mogelijke verandering. Iets dat duizendmaal beter werkt dan een wijzend vingertje.

Motiverende gespreksvoering1

Wat er dan gebeurt: je neemt weerstand weg

Je neemt het aanvalselement weg: de neiging om in de verdediging te schieten (‘… dat doe ik helemaal niet!’ of ‘ja, maar jij doet altijd…’). Iets dat vaak de kop opsteekt in een feedbackgesprek.

Vaak uit zich deze weerstand op één van de vier manieren:

Zodra je kritiek uit of iemand negatieve terugkoppeling geeft is, is de kans groot dat de persoon argumenten zal verzinnen om je verhaal te ontkrachten, je zal onderbreken, de boel zal ontkennen of het probleem in zijn totaliteit negeert.

Jouw feedback zal dan niet aankomen, hoe goedbedoeld deze ook is. Sterker nog: de persoon kan het gevoel hebben dat je hem aanvalt. Hierdoor kan de band en de samenwerking een fikse deuk oplopen. Gebruik je daarentegen motiverende gespreksvoering dan zul je merken dat er minimale weerstand heerst.

In plaats van met argumenten te komen over waarom jij ongelijk hebt, verzint de persoon argumenten om te veranderen. In plaats van je te onderbreken zal hij luisteren. In plaats van het probleem te negeren, erkent hij dat er verandering nodig is.

En dat is wat je met jouw feedback wil bereiken: willen veranderen, in plaats van moeten veranderen.

Hoe je dat punt bereikt: zet verandertaal in

Goed, in plaats van dus enkel negatieve terugkoppeling te uiten, wil je verandertaal uitlokken bij de ander. Het doel is dus om de ander op het punt te krijgen waarop hij of zij zelf het probleem (en de oplossing!) aankaart.

Daarvoor doe je een vijftal dingen:

1. Je stelt open vragen

In plaats van gelijk het gesprek te openen met jouw negatieve terugkoppeling, kaart je kort het probleem aan. Laat vooroordelen achterwege en vraag hem of haar naar de oorzaak of hoe de persoon hier zelf tegenaan kijkt. Hierbij is het belangrijk dat je de persoon zijn of haar zegje laat doen. Hierdoor leer je misschien iets nieuws en ga je niet uit van wat je al ‘wist’.

Dus niet: ‘Zeg Ralph, we hebben het er laatst al over gehad. Vind je zelf ook niet dat je je de laatste tijd wel erg vaak het project in de problemen brengt?’ 

Hiermee speel je op de man, impliceer je dat hij het met opzet doet en ben je subjectief. Indien je werkelijk verandering wilt zien neem je afstand en houdt je het feitelijk en objectief. Je stelt open vragen om te voorkomen dat je jouw feedback laat beïnvloeden door je eigen standpunt:

Maar wel

‘Hé Ralph. Ik ontving gister pas de documenten. We hadden afgesproken dat ik zulke zaken uiterlijk op donderdag binnen zou hebben. Kun je me vertellen waarom je dit niet op tijd hebt aangeleverd? / Wat is volgens jou de reden voor…? / Wat is de reden geweest dat je me niet op tijd…?’

2. Je luistert aandachtig en reflectief

Voorkom dat jij degene bent die telkens aan het woord is. Indien je verandering wilt uitlokken laat je de ander uitspreken. Het is daarom extra belangrijk dat je luistert en niet telkens het gesprek onderbreekt. Maak gebruik van luistergeluiden, houdt een alerte houding aan en toon empathie. Hierbij mag je gebruik maken van doorvraag-vragen:

Dus niet: ‘Dus ad hoc klussen zijn de boosdoener.

Dat is een statement, geen vraag waarmee je de ander aanspoort verder te praten. 

Maar wel: 

‘Ik hoor je zeggen dat je het lastig vindt om om te gaan met interrupties. Waar merk je dat nog meer aan? / Wat voor gevoel roept dat bij je op? / Waarom denk je dat het je frustreert?’

Je toont aan dat je echt hebt geluisterd, toont empathie en spoort je collega aan dieper op het onderwerp in te gaan. Reflectief luisteren, dus.

Motiverende gespreksvoering1

3. Je moedigt aan 

Dit is waar je de verandertaal uitlokt; door je gesprekspartner aan te moedigen. Door hem net dat ene sprankje hoop te geven waardoor hij ziet dat hij niet wordt aangevallen. Dat maakt het eenvoudiger om uit die comfortzone te stappen en positieve veranderingen door te voeren.

‘Ondanks dat, ben ik er wel van overtuigd dat wanneer je dat aanpakt je echt positieve resultaten kunt neerzetten. Je laatste bijdrage toonde namelijk echt aan dat…’

4. Je vat samen

Je hebt dus je zorgen geuit, de ander uitgebreid de kans gegeven om hierop te reageren en hem een hart onder de riem gestoken. Om die verandertaal bij de ander uit te lokken, helpt het om de boel samen te vatten. Hierdoor geef je structuur aan het probleem en kan je gesprekspartner nog op- of aanmerkingen uiten indien blijkt dat jij iets niet goed hebt begrepen.

‘Eigenlijk zeg je dus dat de constante stroom aan interrupties ervoor zorgt dat je krap qua tijd zit. Ik kan me inderdaad voorstellen dat je je hierdoor gefrustreerd voelt en…’

5. Je vraagt naar een mogelijk oplossing

Uiteindelijk wil je dit punt bereiken: het uitlokken van die verandertaal. Je wil je gesprekspartner zover krijgen dat hij de feedback accepteert en ernaar handelt

Nu hij inziet dat er een probleem is, hij heeft gesproken over de oorzaak en (heel belangrijk) inziet dat positieve verandering een optie is, zal hij eerder openstaan voor verandering. Zeker wanneer hij zelf met oplossingen aankomt.

En dat is goed, want:

Des te meer iemand zijn eigen keuze en inzichten verdedigt, des te groter te toewijding is om het ook daadwerkelijk te doen.

Je kunt hem aansporen zelf met ideeën aan te komen door ook weer hier vragen te stellen:

‘Wat vind je zelf het meest vervelende aan deze situatie? / Hoe denk je dat je dit het beste kunt oplossen? / Hoe denk je dat je werkdag er zou uitzien wanneer je… / Op wat voor manier denk je dat een cursus Time Management zou helpen?’ 

Kortom: laat de ander nadenken over verandering

Soms zul je iemand moeten wijzen op fouten en hem moeten aansporen zijn gedrag te veranderen. En onderbouwend je die feedback ook brengt, negatieve terugkoppeling kan verkeerd landen. Om te voorkomen dat iemand in de verdediging schiet, gebruik je motiverende gespreksvoering: door middel van een paar gesprekstechnieken lok je verandertaal bij de ander uit. Hierdoor ziet de ander zelf ook in dat er iets moet veranderen en gaat hij aan de slag. Dat is negatieve feedback positief brengen, zonder wijzend vingertje.

Motiverende gespreksvoering1

Meer weten? | Cursus Feedback Geven

Wanneer het voeren van een feedbackgesprek je lastig lijkt, is het handig om dit met iemand te oefenen. Het liefst met een expert die wéét waar hij over praat en voldoende voorbeeldsituaties kent. Die experts zijn wij.

Op verschillende plekken in Nederland geven we de cursus Feedback Geven. Hier leren we je verschillende communicatiestijlen — van het geven van feedback tot aan het ontvangen ervan. Kun je dus wel wat hulp gebruiken schroom dan niet en schrijf je in bij onze cursus Feedback Geven. We leren het je dan allemaal — en dat in minder dan 1 dag!

En volg ons gelijk op social media!

Mocht je nou allemaal heel interessant vinden, dan raden we je zeker aan om ons ook op Instagram te volgen. Daar ontvang je haast dagelijks korte, eenvoudige tips op het gebied van gesprekstechnieken of timemanagement. Leuk om ook een kijkje achter de Tijdwinst-schermen te krijgen? Volg dan ook zeker Björn; hét mastermind achter alles dat ook maar met productiviteit en persoonlijke effectiviteit te maken heeft.

Lees meer over een cursus voor jou alleen

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees meer over onze incompany mogelijkheden

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X