Wil je je collega, klasgenoot of medespeler graag feedback geven? Maar weet je niet hoe je dit op een constructieve manier aanpakt? Of vind je het lastig om feedback te ontvangen en ook daadwerkelijk iets met de feedback te doen? In dit artikel geven wij 9 gouden feedback regels die je kunt toepassen in iedere situatie.
6 regels voor feedback geven
Door elkaar feedback te geven, kunnen we het beste in elkaar naar boven halen. Het kan best spannend zijn om je feedbackpunten eerlijk met de ander te bespreken. Het is namelijk erg belangrijk om de juiste woorden te kiezen, zodat de ander zich niet op zijn teentjes getrapt voelt. Het is daarom van belang dat je feedback geeft in een opbouwende vorm. Maar hoe pak je dit aan? En hoe zorg je ervoor dat je feedback het resultaat oplevert dat jij voor ogen hebt? De onderstaande regels voor feedback geven zorgen zeker voor wat houvast.
1. Word feedback geven gewaardeerd?
Voordat je feedback gaat geven aan de desbetreffende persoon, is het erg belangrijk om het doel van je feedback vast te stellen. Wat wil je bereiken met het geven van feedback aan de ander? Kan de ander jouw feedback bijvoorbeeld gebruiken om zijn of haar werkwijze of houding te verbeteren? Kan je feedback ervoor zorgen dat diegene efficiënter kan werken? Of kan je door middel van jouw feedback het humeur van de ander positief beïnvloeden? Als je het doel van feedback geven helder voor ogen hebt, dan rest er nog één belangrijk punt: daadwerkelijk toestemming vragen om jouw feedback te geven.
2. Stel open vragen
Bij puntje 1 sloten we af met het vragen van toestemming om jouw feedback te geven. In principe is dit heel simpel. Je kunt vragen stellen zoals: ‘Wat zou je ervan vind als ik je help bij het efficiënter uitvoeren van je werk?’ Het allerbelangrijkste handvat bij het stellen van dit soort gevoelige vragen is dat je gebruikmaakt van open vragen. Open vragen nodigen je gesprekspartner namelijk uit om meer informatie te geven. Het zijn geen vragen waarop hij of zij slechts ‘ja’ of ‘nee’ kan zeggen. Daardoor ga je daadwerkelijk de dialoog aan. Open vragen vormen dan ook niet voor niets de basis voor het voeren van goede gesprekken. Maar hoe stel ik open vragen? Dat doe je door je vraag altijd te beginnen met woorden als: wat, waarom, waardoor, hoe, hoezo, wie. Dit is een hele handige techniek. Oefen ‘m maar eens!
3. Feedback geven: 4 G’s
Wij geven toe: het is echt niet gemakkelijk om goede feedback te geven. Je wil namelijk constructieve feedback geven waarmee de ander ook daadwerkelijk aan de slag kan. Het 4 G-model geeft je de handvatten om effectieve feedback te geven. Hieronder leggen we kort uit hoe je middels de 4 G’s feedback kan geven:
G1: Gedrag
Degene aan wie je feedback wilt geven staat centraal. Welk gedrag vertoont hij of zij? Observeer wat je feitelijk ziet. Beschrijf dus niet hoe iemand in elkaar zit of wat jij van hem of haar vindt. Beschrijf juist wat je hebt waargenomen, zónder daar een eigen interpretatie of oordeel aan te koppelen. Leg je pure observaties voor aan de feedbackontvanger.
G2: Gevoel
Nu je aan de hand van feiten duidelijk hebt gemaakt welk gedrag je bedoelt, kun je hier een gevoel aan koppelen. Belangrijk is om altijd vanuit je eigen gevoel te spreken. Dit heeft namelijk de meeste impact. Wanneer je jouw gevoel beschrijft, geef je namelijk gewicht aan de boodschap. De non-verbale communicatie is hierbij erg belangrijk: zorg ervoor dat je non-verbale gedrag overeenkomt met wat je zegt. Dan ontstaat er geen verwarring over de boodschap die je daadwerkelijk over wil brengen.
G3: Gevolg
De feedbackontvanger is nu op de hoogte van het gedrag dat jij bedoelt. Ook weet hij dat zijn gedrag daadwerkelijk effect heeft op jouw gevoel. Dan volgt de reactie van de feedbackontvanger. Het is slim om van te voren in te schatten hoe de feedbackontvanger zal reageren op jouw woorden. Mocht er iemand tegenover je zitten die fel tegen je feedback ingaat, dan is het goed om inhoudelijke argumenten van te voren op papier te zetten.
G4: Gewenst gedrag
In de eerste drie G’s ben jij voornamelijk aan het woord geweest. Jij hebt verteld wat je dwarszit en je hebt constructieve feedback gegeven. In de laatste G laat je de feedbackontvanger meer aan het woord. Je stelt hem of haar vragen als: ‘Herken je wat ik bedoel?’ of ‘Welke oplossing kunnen we samen bedenken?’ Door dat soort open vragen te stellen, kunnen jullie samen de dialoog aangaan over hoe het gedrag anders kan.
4. Ik-ik-jij methode
Hoe geef je op een aardige manier feedback? Dat kun je het beste doen aan de hand van de ik-ik-jij-methode. Deze methode gaat ervan uit dat je vanuit je eigen gevoel spreekt (zie ook de tweede G in het 4 G-model). Zo geef je niet iemand de schuld en kun je vanuit je eigen ervaring en emotie feedback geven. Een voorbeeld van een ik-ik-jij-conversatie is:
“Ik heb gemerkt dat je de laatste tijd wat luidruchtiger bent op kantoor. Dit leidt mij soms af, waardoor ik me niet goed kan concentreren. Herken je zelf ook dat je luidruchtiger bent?”
5. Ga de dialoog aan
Jij bent zeer waarschijnlijk degene die het gesprek heeft aangeknoopt. Maar dat wil natuurlijk niet zeggen dat alleen jij aan het woord bent. Ga juist de dialoog aan, zodat je ook een inkijkje hebt in de gedachten en gevoelens van de feedbackontvanger. Leg een situatie voor en vraag hoe hij of zij die situatie heeft ervaren. Zo kom je erachter of jullie dat specifieke moment hetzelfde hebben beleefd. Komt de dialoog moeilijk op gang? Schroom dan niet en blijf vragen stellen, bijvoorbeeld om te verifiëren of de feedbackgever je punt begrijpt.
6. Geef feedback als de woede of schrik is gezakt
‘Even tot tien tellen en rustig in- en uitademen.’ Dat is niet voor niets een veelgehoorde uitspraak wanneer iemand boos of zelfs woedend is. Als je zo boos bent op iemand, kun je woorden zeggen of dingen doen waar je later spijt van krijgt. Daarom is het goed om je woede even te laten zakken en het een plekje te geven. Daarna kun je wellicht met een andere bril tegen de situatie aankijken. Ook als je erg schrikt van een situatie is het goed om de gebeurtenis even te laten bezinken, voordat je feedback geeft.
3 regels voor feedback ontvangen
We hebben nu vooral de regels van feedback géven behandeld. Maar, ben je degene die feedback ontvangen heeft? En komt de feedback als donderslag bij heldere hemel? Vind je het lastig om feedback te ontvangen? Of weet je niet zo goed hoe je je (positieve) feedback kunt doorvoeren in je gedrag? Wij geven je een aantal hele belangrijke regels die je niet mag vergeten tijdens het ontvangen van feedback.
1. Neem een open houding aan
Wees eerlijk: niemand vindt het fijn om aangesproken te worden op zijn gedrag of tekortkomingen. Maar onthoud wel dat het ontvangen van feedback je verder brengt. Dankzij relevante feedbackpunten kun jij namelijk je eigen gedrag namelijk continu verbeteren. En deze investering is niet alleen heel fijn voor je eigen ontwikkeling, maar draagt ook bij aan een betere samenwerking tussen jou en je collega’s.
Kortom: feedback ontvangen is erg waardevol. Neem dus een open houding aan en laat merken dat je openstaat voor de leerpunten die een ander je meegeeft. Maar een open houding aannemen: hoe doe je dat? Zorg voor een actieve houding: ga rechtop zitten en wees één en al oor. Kijk je gesprekspartner ook recht in de ogen aan en leg je werk even aan de kant. Dan laat je non-verbaal zien dat helemaal openstaat voor de te ontvangen feedback.
2. Wees niet bang voor kritiek
Probeer feedback niet te zien als een bedreiging. In puntje 1 las je al dat opbouwende feedback je alleen maar verder kan helpen. Maar wat is feedback nu eigenlijk? En wat is het verschil tussen feedback en kritiek? Dat lees je op deze pagina: Wat is feedback geven?
Als je feedback ontvangt, face to face of op papier, is het sowieso belangrijk dat je niet direct in de verdediging schiet. Mocht je het bijvoorbeeld niet eens zijn met de argumenten, kun je beter vragen stellen ter verduidelijking. Zo kom je er al vragend achter wat er volgens de feedbackgever beter kan in je houding of gedrag. Vraag bijvoorbeeld letterlijk om suggesties om je gedrag te verbeteren. Op die manier kun je doelgericht werken aan je ontvangen feedbackpunten.
3. Bedank de ander
Zoals gezegd zijn feedbackpunten bedoeld om jou als persoon verder te helpen. Je leert namelijk alleen maar meer over jezelf als je aan de slag gaat met de feedback. Onthoud ook dat de feedbackgever het beste met je voor heeft. Hij of zij is namelijk heel dapper geweest om feedback aan jou te geven. Zie feedback ontvangen dus als een prachtig cadeau en bedank de feedbackgever dan ook van harte. Spreek je waardering uit en bedank hem of haar voor de eerlijkheid en openheid. En dan rest er nog één ding: bepaal zelf wat je met de ontvangen feedback doet.
Krijg je nauwelijks feedback, maar ben je wel benieuwd naar wat je collega’s van je gedrag vinden? Vraag dan eens proactief naar feedbackpunten. Dan zul je gauw zien dat je tot hele relevante inzichten komt. En wie weet word je daarentegen overspoeld met complimenten.
Ontdek nóg meer regels van feedback geven en ontvangen
Zo, dit waren de 9 belangrijkste regels van feedback geven en ontvangen. Wil je nog meer leren over welke regels er gelden? Neem dan – alleen of samen met je collega’s – deel aan onze feedback training.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
