Feedback ontvangen, als niemand het durft te geven – 3 tips

Feedback ontvangen is belangrijk voor je professionele en persoonlijke ontwikkeling, dat weet je. Op individueel niveau, maar ook op team- en zelfs bedrijfsniveau is feedback cruciaal. Maar je krijgt niet altijd zomaar van je team. Ze durven namelijk niet! Dit is waarom, en hoe je je collega’s toch aan het spreken krijgt over je prestaties of resultaten, op 3 manieren.

Waarom je feedback ontvangen wil

Voor:

  • je eigen zakelijke en persoonlijke ontwikkeling
  • de ontwikkeling van je team of afdeling
  • het proeven van de sfeer in je team, als teamleider
  • het voeden van vergaderingen, brainstormsessies en project-reflecties

Is er geen terugkoppeling over je huidige prestaties, dan is er weinig mogelijkheid voor persoonlijke ontwikkeling. Want waar zou je moeten beginnen, als je zelf niet weet wat er beter kan?

Feedback ontvangen is de manier om je eigen blinde vlekken te ontdekken: de dingen waarvan je niet eens ziet dat je ze fout doet, of ze beter kunnen. Iemand anders ziet wat jij niet ziet, en daar moet je gebruik van maken. Of een collega kan je goed advies geven, over hoe hij of zij zelf ontdekt heeft dat iets beter of praktischer kan. Dát is de feedback die je wil, die je helpt.

Als medewerker, maar ook als manager of (bedrijfs)leider.

Je zou namelijk blind je bedrijf navigeren zonder feedback van je medewerkers! Je hebt cijfers en statistieken nodig om te zien hoe de bedrijfsresultaten het doen, en je hebt feedback nodig om te zien hoe je team het doet.

Wil je ook een hand houden in de sfeer van je team, dan ben je weer afhankelijk van feedback. Vraag erom en het versterkt jullie band, zodat je weet wat er speelt tussen je medewerkers, ook al sta je er als manager niet middenin.

Zeker wanneer er iets mis is, wil je dat het je op tijd ter ore komt. Je wil kleine brandjes blussen, geen brandhaard in bedwang houden.

Hoe snel jij je bosbrandjes helder hebt, definieert namelijk de kracht van je organisatie, volgens Joseph Grenny – auteur van het boek ‘Crucial Conversations’ over effectief communiceren en feedback geven:

“Je kan de effectiviteit van een team – zelfs van een hele organisatie – meten aan de gemiddelde vertragingstijd tussen wanneer problemen geïdentificeerd worden en wanneer problemen naar buiten gebracht worden.”

Bovendien werkt feedback ontvangen ook op een kleiner niveau:

  • Je wil feedback tijdens vergaderingen, om een gezonde discussie te kunnen houden.
  • Je wil feedback tijdens brainstormsessies, om samen tot (betere) ideeën te komen.
  • Je wil feedback in project-reflecties, om te zien wat er goed ging, en wat er de volgende keer beter kan.

Kortom: je wíl feedback ontvangen, op alle fronten en op elk niveau. Het helpt je vooruit. Want zonder, blijf je altijd steken waar je bent. Als teamlid, als teamleider, en als complete organisatie.

Moge dat helder zijn.

Waarom is feedback krijgen dan zo lastig?

Feedback ontvangen is dus cruciaal. Maar waarom is het dan toch zo lastig om het uit je collega’s losgepeuterd te krijgen? En waarom gebeurt het niet standaard op dagelijkse basis bij jullie, als het zo belangrijk element in een gezond bedrijf is?

Omdat we het niet durven. En dat kan een paar redenen hebben. De meest voor de hand liggende:

  • Jullie bedrijfscultuur is er (nog) niet naar, feedback bestaat niet. Oké, tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek misschien, maar dat is het dan.
  • Je vindt feedback vragen lastig. Hoe ontlok je die kritische of lovende woorden van je collega’s?
  • Jullie hiërarchie werkt niet zo dat jij een ‘meerdere’ zomaar feedback geeft.

Vooral die laatste is een lastige.

Met mensen om ons heen die we als onze ‘gelijke’ beschouwen kan het al uitdagend zijn om je uit te spreken, zonder maar een beetje bang te zijn dat je commentaar afgekeurd wordt. Het is een natuurlijk gegeven, dat diepgeworteld zit in ons evolutionaire systeem, om bang te zijn om kritiek te geven of ontvangen, omdat uit de groep gestoten worden (het extreme uiterste van afgekeurd worden) ons overlevingsmechanisme in gevaar brengt.

James Detert – professor aan Cornell’s Johnson Graduate School of Management en gespecialiseerd in transparante communicatie op de werkvloer – over het feit dat feedback geven aan je ‘meerdere’ logischerwijs lastig is:

“We hebben een diepgewortelde set verdedigingsmechanismen die ons voorzichtig maken rond mensen in gezagsposities. Dat is waarom de informatie die je krijgt van mensen die verschillende lagen onder jou in de organisatie zitten, waarschijnlijk gefilterd is.”

Gelukkig betekent het feit dat feedback ontvangen lastig is, niet dat het onmogelijk is. Het kan zelfs heel simpel zijn, ondanks de sterke mechanismen en bedrijfsculturen die ons nu nog tegenhouden. Die zijn namelijk uit te schakelen en om te buigen.

Moet je wel even weten hoe.

Feedback ontvangen makkelijk maken – 3 tips

3 tips helpen je feedback ontvangen een fluitje van een cent maken in jullie bedrijfscultuur. Iets dat net zo’n ingebakken onderdeel is als de koffie in de kantine.

feedback ontvangen

(Ben je manager of bedrijfsleider, dan kun je ze rechtstreeks invoeren. Ben je dat niet? Stuur ze dit artikel, om te zien of deze feedback ontvangen tips iets voor jullie bedrijf, afdeling of team zijn.)

1. Start “feedback fridays”

Wil je dat feedback ontvangen over prestaties en resultaten een gewoonte wordt in jouw bedrijf, dan moet je niet zitten wachten tot iemand het gaat geven. Ook niet als je ooit hebt gezegd “geef me gerust feedback”. Dan gebeurt het niet.

Detert, de professor in transparante communicatie:

“Stop met wachten tot mensen naar jou toe komen. Ga erop uit en vraag het ze zelf.”

Niet door letterlijk elke week bij een collega aan te kloppen en om te feedback vragen! Je moet feedback ontvangen een gewoonte maken door het vast te leggen. Op een vast moment. Zo weet iedereen wanneer het zover is, om feedback op elkaar en op algemene resultaten te geven.

Beperk de willekeurigheid van feedback ontvangen dus zoveel mogelijk, door er juist vaste set regels aan te hangen.

3 praktische aanpakken, om het zelf te doen:

  • Elke vrijdagmiddag mag iedereen uit het bedrijf bij de bedrijfsleider binnenlopen om 1 op 1 feedback te opperen. Ideeën voor de organisatie, commentaar op communicatie, een compliment, rechtstreekse meldingen van bosbrandjes; alles mag hier genoemd worden, onder 4 ogen. Oprecht en in vertrouwen. Teamlid tot team- (of bedrijfs)leider.
  • Aan het eind van elk project geven teamleden elkaar feedback. De zogenaamde 360 graden feedback. En daar ga je niet voor in een kringetje zitten en je buurmannen en buurvrouwen zeggen wat ze beter hadden kunnen doen. De teamleider pakt hier het voortouw, verzamelt feedback van alle teamleden aan alle teamleden, en deelt dat er per teamlid, wederom onder 4 ogen – oprecht en in vertrouwen.
  • Idee van prof. Detert: neem als afdelingsmanager je teamleider(s) apart, door ze elke eerste maandag van de maand mee uit lunchen te nemen. Peil wat er speelt in hun team, vraag om feedback, en blijf zo op de hoogte. Laat hen zich desnoods voorbereiden op de lunch door zelf feedback in hun team te verzamelen. Zo reikt je informatiebron tot alle niveau’s.

En, misschien wel het allerbelangrijkste om de feedbackcultuur in jullie organisatie écht door te voeren. Volg feedback op. Het gaat namelijk niet alleen om het geven en ontvangen. Uiteindelijk draait het om wat er mee gedaan wordt. Doe er dus iets mee, en laat je collega weten wat er veranderd/verbeterd is door zijn feedback. Laat zo de waarde weten, en je zult het voortaan alleen maar makkelijker ontvangen.

2. Geef het goede voorbeeld – en ontvang vanzelf

Feedback ontvangen gebeurt in een cultuur van openheid. Op een plek waar mensen weten dat wat zij vinden en denken van waarde is. Dat zij mede verantwoordelijk zijn voor de gezondheid en voortvarendheid van het bedrijf waar ze werken. Ze zijn er niet om de tijd van 09:00 tot 17:00 te vullen, maar om er samen wat van te maken.

Detert:

“Je wil er zeker van zijn dat ieders motivatie om de zaak te verbeteren even hoog is.”

Om dat verantwoordelijkheidsgevoel te creëren of vergroten, zul je als manager het goede voorbeeld in die openheid moeten geven. Wees open over de status quo van de organisatie – of jullie afdeling, een project:

  • Hoe staan we ervoor,
  • Wat kan er beter,
  • Wat is er minder goed gegaan in het laatste kwartaal,
  • Waar wordt aan gewerkt,
  • Wat heeft goed gewerkt,
  • Welke verandering heeft geen resultaat opgeleverd
  • – en vraag actief om feedback: “iemand advies of ideeën?”

Hou je bijvoorbeeld elk kwartaal of na elk project aan zo’n inzicht-moment, en neem zo iedereen mee in de verantwoordelijkheid voor die resultaten. Je zult vanzelf de suggesties voorbij zien komen voor verbetering, rechtstreeks uit je team.

3. Benoem een “feedbackgever” in meetings

Feedback ontvangen op kleiner niveau. In een vergadering. Een functioneringsgesprek. Een brainstormsessie. In een klantbespreking misschien zelfs. Elke afspraak waar je samen met je collega’s of klanten tot ideeën, besluiten of verbeterpunten moet komen – is waar je feedback wil ontvangen. Vermijden dat niemand iets durft te zeggen, maar duidelijk maken dat alle suggesties hier juist welkom zijn.

Dat bereik je ook hier weer niet door het gewoon te zeggen: “iedereen mag vrijuit spreken, hoor”. Men hoort het wel, en gelooft het misschien zelfs ook, maar het dan ook doen is nog een stapje verder – zeker wanneer je met voorzichtige of verlegen mensen te maken hebt.

Je bereikt het door 1 deelnemer in je afspraak de teamrol “feedbackgever” toe te wijzen.

Hij of zij is deze meeting verantwoordelijk voor zoveel mogelijk suggesties, ideeën, verbeteringen, correcties, commentaar, complimenten en welke vorm van feedback diegene dan ook maar wil en kan geven.

Het maakt dat diegene zich niet bezwaart voelt om het te doen, het is immers openlijk uitgesproken als z’n rol, en het maakt het makkelijker voor andere deelnemers om erop in te springen en hun eigen toevoegingen te opperen.

Win-win.

Let wel: rouleer elke meeting, en stel niet telkens dezelfde persoon aan als “feedbackgever”. Dat maakt het weer bezwaarlijk. Het moet duidelijk zijn dat iedereen het om de beurt is, zoals de Dealer in een pokerspel. Gebruik desnoods zo’n zelfde soort munt, om extra duidelijk te maken wie deze ronde de “feedbackgever” is.

Detert:

“Het is een goede manier om te laten zien dat dit proces van dingen ter sprake brengen iedereens taak is. En dat iedereen het doet zonder consequenties. Het creëert een veilige zone.”

feedback ontvangen

Meer leren over feedback in jouw team?

Meer te weten komen over de kracht van feedback voor jouw team en organisatie? Hoe je dat effectief implementeert en helder communiceert? In de training Feedback Geven komt het uitgebreid aan bod, en leer je alle tools en technieken in 1 dag!

X