Feedback is – als het goed is – altijd opbouwende of “constructieve feedback”. Mits je hem goed aflevert. Zonder defensieve reactie en mét gemotiveerde reactie van de ontvanger. Dat doe je door een paar woorden of zinnen absoluut te vermijden, tijdens het feedback geven.
Constructieve feedback geven, kun je leren
Feedback is niet het meest heldere gedeelte van het professionele leven. We weten dat feedback geven en ontvangen slim is om te doen, maar hoe je het precies moet doen? En of je het zelf wel goed doet? Dat heb je nooit geleerd in je opleiding tot vakdeskundige. Het gaat een beetje uit de losse pols; op basis van je mensenkennis en intuïtie. Je weet best aardig hoe je iemand moet zeggen dat iets beter moet of anders kan – toch?
Toch komt er meer bij effectief feedback geven kijken dan ‘mensenkennis’ en ‘intuïtie’. Geen moeilijkere aanpak, maar wel eentje die iets effectiever is. Gestructureerder en onderbouwder ook, op basis van een set concrete feedback regels, die geleerde psychologen bewezen achten. Beter dan die losse pols aanpak.
Dát is constructieve feedback geven, volgens de definitie.
Constructieve feedback definitie
Constructieve feedback is het terugkoppelen van informatie aan – meestal – een collega, om zijn of haar werk te helpen verbeteren. De feedback is opbouwend bedoeld, en geldt daarom voor álle feedback: van negatieve tot positieve terugkoppeling.
Als je het goed doet, is alle feedback dus constructieve feedback, aangezien hij altijd bedoeld is om de ontvanger verder te helpen.
Constructieve feedback voorbeeld:
“Ik merk dat je erg zenuwachtig bent tijdens presentaties. Wat mij erg geholpen heeft is spiekkaartjes maken met een paar keywords om mijn verhaal te onthouden. Misschien heb je daar ook wat aan?”
Deze opbouwende feedback moet je daarvoor wel op een effectieve manier afleveren. En daar komen vooral communicatie- en gesprekstechnieken bij kijken. De manier waarop je je feedback geeft is namelijk cruciaal voor het effect dat je er mee probeert te bereiken.
Als je je collega dus echt verder wil helpen, en daarmee het hele team, afdeling of zelfs organisatie, dan maak je ál je feedback constructief en effectief – door hem op de juiste manier over te brengen. Met de juiste woorden, en door de onjuiste woorden achterwege te laten.
Dé 4 vocabulaire verboden voor je feedback
Wat die onjuiste woorden zijn en welke je dus – als allereerste stap in het leren van écht constructieve feedback geven – uit je vocabulaire moet wissen? De volgende.
1. Zeg nooit “nooit” (of “altijd”)
Je kent het als cliché gezegde, maar deze uitspraak heeft echt een punt als het op feedback geven aankomt. Het probleem met de woorden “nooit” en z’n tegenhanger “altijd” is namelijk dat ze staan voor iets definitiefs en onomkeerbaars. Bovendien zeg je per definitie iets onwaars, want je kunt niet met zekerheid zeggen dat iemand iets “nooit” of “altijd” doet.
Je zegt het om je statement extra kracht bij te zetten, maar je verliest er alleen maar geloofwaardigheid door – en jaagt je collega met je woorden op de kast:
- “Je klopt altijd bij mij aan met vragen, is er niemand anders hier die je kan helpen?”
- “Je ruimt nooit je koffiekop op, maar laat hem altijd bij de machine staan.”
- “Je bent altijd net een paar minuten te laat binnen bij een meeting.”
- “Je lijkt je nooit voorbereid te hebben, wanneer we projectevaluaties doen.”
Geef je aan dat je collega “altijd” bij jou komt aankloppen met vragen, dan zeg je daarmee bovendien dat er waarschijnlijk geen verandering in zit. En dat terwijl je constructieve feedback bedoeld is om die verandering aan te moedigen en mogelijk te maken!
Op de tweede plaats jaag je je collega dus rechtstreeks in het harnas, doordat je iets zegt dat hij of zij met gemak kan ontkennen. En dat waarschijnlijk ook zal doen, al is het slechts binnensmonds. Je lokt een klassieke defensieve reactie uit, met je praktisch onweerlegbare statement.
En een onweerlegbaar statement is bovendien iets heel anders dan een opbouwend statement. Het is bijna het tegenovergestelde. Het helpt je collega op geen enkele manier verder – wanneer deze niet naar je statement luistert, maar alleen in verontwaardiging ontsteekt – dus voldoet het gebruik van elke zin met het woord “altijd” of “nooit’” steevast niet aan de definitie van constructieve feedback.
Hetzelfde geldt voor woorden als “iedereen” en “niemand”, “nergens” en “overal” – vanwege hetzelfde definitieve karakter dat in deze woorden ligt:
- “Iedereen komt altijd op tijd, behalve jij.”
- “Niemand weet hier blijkbaar hoe je een fatsoenlijke presentatie neerzet!” (passief agressief, ook nog)
- “Iedereen kan me vertellen hoeveel klanten hij in het laatste kwartaal heeft binnengehaald, maar jij weet nergens iets van?”
- “Overal liggen altijd paperassen waar jij komt, kun je dan nooit netjes je spullen bij elkaar houden?”
2. “Probeer”
Darlene Price – auteur van het boek Well Said! – in een interview met Business Insider:
“Het woord “probeer” impliceert de mogelijkheid dat de klus niet geklaard wordt.”
Sterker nog: proberen bestaat niet. Je doet iets, of je doet iets niet. In het woord “proberen” zit een verwachting verborgen die de mogelijkheid reëel acht dat iets niet gaat lukken. Het toont een gebrek aan vertrouwen, in de haalbaarheid en/of de uitvoerder van een taak. Niet bepaald de boodschap die je als feedbacker wil meegeven.
Wat je wil met je feedback, is dat ontvangers het oppakken, en er concreet mee aan de slag gaan, mét jouw vertrouwen in een geslaagde uitkomst. Daarom klinkt één van de belangrijkste feedback regels, dat je je feedback altijd afsluit met een actie (1 handeling) – wat gaat de ander nu doen om X te verbeteren? – of een actieplan (meerdere stappen).
Stop dus met twijfel uiten en ruimte voor mislukking vrijlaten. Zet concreet in op wat er beter kan én hoe de ander dat kan doen. Doen. Niet “proberen” te doen.
Een paar feedback geven voorbeeld zinnen met het twijfelachtige “probeer” versus het actiematige “doen”, om je een beeld te geven:
- “Jeanine, je lijkt erg slecht voorbereid in vergaderingen. Zou je in het vervolg willen proberen je in te lezen van tevoren?”
- “Je lijkt vaak onvoorbereid bij vergaderingen, Jeanine. Ik hoor je zelden actief meepraten. Wat je kunt doen, is de dag van tevoren even tijd reserveren in je agenda om je voor te bereiden en de stukken door te nemen.”
Zie je dat? Probleem aanwijzen, voorstel doen voor verbetering. Dat is opbouwende feedback. Daar kun je op bouwen. Daar kun mee aan de slag, zonder twijfel.
3. “Doe het zoals…”
“…Peter het doet. Hij is echt een kei in klanten binnenhalen.”
Price:
“De ene collega vergelijken met de ander ontlokt waarschijnlijk schaamte, afgunst en wrok. Focus in plaats daarvan op wat deze werknemer anders kan doen voor beter resultaat.
Collega’s met elkaar vergelijken is geen opbouwende feedback geven. Het motiveert namelijk op geen enkele manier om het zelf beter te doen, als ontvanger, maar wakkert alleen maar verkeerde (interne) reacties aan. Denk aan:
- “Shit, Peter kan het wel, maar hij is ook zo’n snelle kerel, praat zo gladjes, dat kan ik nooit.” (subassertieve reactie, vaak bij laag zelfbeeld)
- “Ja doei, Peter is echt niet zo goed, hoor. Vorige week heeft hij nog 2 klanten weggejaagd met z’n gladde praatjes.” (agressieve reactie, vaak bij ‘haantjes’)
Bovendien zit er in “doe het zoals Peter het doet” geen concrete feedback om op te pakken. Wat moet de ander precies doen dan? Anders praten? Anders kleden? Anders handen schudden? Andere lichaamstaal? Wát doet Peter anders?
Weet je wat hij anders doet – misschien heb je zelfs bij Peter geïnformeerd – dan kun je hetzelfde advies geven, maar in andere woorden. Woorden die wel goed aankomen en motiveren om mee aan de slag te gaan, zónder Peter te noemen:
- “Je kunt om te beginnen kijken naar je lichaamstaal. Ik heb gelezen dat houding heel belangrijk is voor hoe zelfverzekerd je bent en overkomt.”
- “Stemgebruik is ook erg belangrijk in je verhaal.”
- “Let goed op je aller eerste indruk, maar ook de laatste. Wat je zegt om het gesprek af te ronden. Ik heb daar een artikel over gevonden voor je.”
Dat is vooruit helpen. Dat is concrete, constructieve feedback.
4. “Maar”
Het woord “maar” duidt altijd een tegenstelling aan. “X, maar ook wel een beetje Y.” Het kondigt aan dat je iets gaat zeggen dat schuin tot haaks staat op je voorgaande statement.
Dat is geen constructieve feedback. Dit is verwarrend, hoogstens. Doe ik het nu goed of niet goed? Krijg ik nu negatieve of positieve terugkoppeling? Een compliment of kritiek? Moet ik nu veranderen of hetzelfde blijven doen?
Geen paniek als jij een “maar”-feedbacker bent. Het is de meest gemaakte fout in het feedback geven. Het is zelfs de aanleiding voor één van de meest foute en meest gebruikte feedback technieken: de sandwich methode. Je zegt iets goeds, maar dan iets kritisch, en dan gauw weer iets goeds. Verwarrend, niet duidelijk, niet concreet, niet opbouwend.
Vermijd “maar”:
- “Je levert aardige resultaten, maar het kan soms echt beter.”
- “Je rapport is goed, maar de conclusie is niet helder.”
- “Je bent een prettige collega, maar je bent niet altijd een teamplayer.”
En hou het liever bij 1 concreet feedbackpunt (per keer), inclusief constructieve aanpak. Zoals in deze – wél – opbouwende feedback voorbeelden:
- “Soms zijn je resultaten niet voldoende. Werk je aan je klantcommunicatie skills, dan weet ik zeker dat je beter presteert.”
- “De conclusie van je rapport is niet helder. Wat helpt is een mindmap maken van alle hoofdstukken, en daar de eindconclusie op baseren. Zo vergeet je niets, en heb je meer structuur in je verhaal.”
- “Je werkt meestal alleen, merk ik. Om wat meer in het team betrokken te worden, zal ik je uitnodigen voor de wekelijkse standup team meeting.”
Constructief, hoor!
Samengevat
Als je écht constructieve feedback wil geven, moet je dat doen zoals de definitie gebiedt: commentaar leveren waar de ontvanger mee aan de slag kan, opbouwende feedback.
Dat doe je door je te stoppen met feedbacken uit de losse pols, vanuit je mensenkennis en intuïtie, en te starten met het aanhouden van een paar concrete feedback regels – over wat je vooral wél moet doen bij effectief feedback geven, en wat je beter niet kunt doen: de volgende 4 uitspraken gebruiken in je feedback.
- Definitieve en onwrikbare woorden als “nooit”, “altijd”, “iedereen”, “niemand”, “overal” en “nergens”.
- Het twijfelachtige en faal-bevorderende woord “probeer”.
- De collega-vergelijkende uitspraak “doe het zoals…”.
- Het verwarrende en contradictie-bevestigende woord “maar”.
Wis ze, schrap ze, elimineer ze – en maak je al je feedback vanaf nu constructieve feedback.
En laat ons zeker ook weten wat je eraan gehad hebt! Merk je een verschil in ontvangst? Heb je moeite met letten op je woorden? Besef je nu pas dat je heel vaak “maar” of “probeer” zegt? We horen het graag, in de comments hier beneden!
Meer leren?
Dat feedback geven niet vreselijk moeilijk, maar wel aan te leren is met de juiste gesprekstechnieken en methodes, is goed nieuws voor jou! Het betekent namelijk dat je effectief feedback geven kunt leren. En dat kan al in 1 dag, tijdens onze training Feedback Geven!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
