Respectvolle feedback leren geven met de 4 G’s feedbackmethode

Bij 4G denk je misschien meteen aan je datanetwerk. Maar ken je ook de 4 G’s feedbackmethode? Een handige methode waarmee je ongewenst gedrag benoemt en kunt bijsturen. En dat op een respectvolle manier zonder dat het gesprek direct escaleert. Zo ingewikkeld als 4G-internet is het gelukkig niet. Lees verder en leer feedback geven volgens deze methode.

Stel: je zit in een vergadering met een paar collega’s. Terwijl jij je probeert te concentreren op de bespreking, zie je dat je collega onderuitgezakt zit. Zijn aandacht gaat meer uit naar zijn voortdurend oplichtende telefoonscherm dan naar wat jullie bespreken. Het irriteert je nogal en leidt je ook nog eens enorm af. 

Het liefst wil je er iets van zeggen. Maar ja, hoe doe je dat zonder dat je hem direct tegen je in het harnas jaagt? Of zonder dat je zelf iets te fel uit de hoek komt?

Je feedback inslikken is sowieso geen goed idee, want dat leidt tot frustratie en tot meer ongewenst gedrag (en dus nog meer frustratie). Confucius benadrukte 500 jaar voor Christus al hoe belangrijk het is om ook negatieve boodschappen delen. Ook 2500 jaar later geldt dat nog. Alleen door er iets van te zeggen, kun jij voorkomen dat je collega de volgende keer weer de hele vergadering lang naar zijn telefoon staart. 

Er op een constructieve manier iets van zeggen, doe je met een goede feedbackmethode die jou helpt om respectvolle feedback te geven. Niet elk feedbackmodel werkt, maar met de 4 G’s feedbackmethode heb je volgens onderzoek wél succes.

de 4

Wat is de 4 G’s feedbackmethode? 

Dat je bij deze feedbackmethode uitgaat van de 4 G’s is voor de meeste mensen vast geen verrassing. Het gaat om:

  1. Gedrag (je observatie van het gedrag van de ander)
  2. Gevoel (het gevoel dat dit gedrag bij jou oproept)
  3. Gevolg (het effect dat dit gedrag heeft op de omgeving)
  4. Gewenst gedrag (het gedrag dat je liever zou zien bij de ander)

De 4 G’s feedbackmethode is een model dat structuur geeft aan je feedbackgesprekken. Het idee is dat je je feedback rustig opbouwt, waardoor het gesprek minder snel escaleert. En waardoor je niet vanuit niet-helpende emoties reageert. Ook fijn! (Vinden ook onze cursisten tijdens de cursus Feedback Geven).

In deze video leggen we je precies uit hoe de methode werkt. Maar hieronder kun je de verschillende stappen ook nog eens rustig nalezen. 

Stap 1: gedrag

Je begint bij deze methode met het delen van je feitelijke observatie van wat de ander doet of zegt. Let op: deel nog niet wat het gedrag met jou doet of wat jij ervan vindt. Houd het bij de feiten. 

In het voorbeeld van de onderuitgezakte collega zeg je bijvoorbeeld: “Ik zag dat je een inactieve houding had tijdens de vergadering en veel met je telefoon bezig was.”

Let op: verwijten maken kun je beter niet doen. Zeg dus geen dingen als “Je deed totaal niet mee” of “Je was de hele tijd alleen maar in je telefoon verdiept.” Dat zijn meningen, waar de ander het mee oneens kan zijn. Door het feitelijk te houden, voorkom je een meningsverschil of conflict.

Deze zinnen kunnen je helpen om het feitelijke gedrag te benoemen:

  • “Ik zie dat je…”
  • “Ik merk dat je…”
  • “Ik observeer dat je…”
  • “Je zegt net dat…”
  • “Net deed je… en toen…”

Overgeneraliseer niet (“Jij doet ook nooit mee met vergaderingen!”), maar houd het bij deze situatie.

Handig is ook om voorbeelden te gebruiken waarmee je het concreet maakt. Geef de feedback het liefst zo snel mogelijk nadat je het gedrag hebt geobserveerd. Dan is de kans groot dat de voorbeelden nog vers in het geheugen van de ander zitten.

Wacht na het delen van je feitelijke observaties de reactie van de ander af. Daarna kun je door naar de volgende stap.

Stap 2: gevoel

Bij deze stap deel je wat het gedrag van de ander met jou doet qua gevoel. Belangrijk is om ook dit vanuit jouw perspectief te delen. Bijvoorbeeld “Ik merk dat het mij onrustig maakt” of “Het leidt mij af als je veel naar je telefoon kijkt”.

Probeer er geen anderen bij te betrekken. Jij kunt niet weten hoe je andere collega de vergadering heeft ervaren. Bovendien is je feedback juist krachtiger als je het bij jezelf houdt. 

Stap 3: gevolg

Bij deze stap ga je opnieuw een stapje verder. Je benoemt niet alleen het gedrag en jouw gevoel daarbij, maar koppelt er ook het gevolg aan dat dit gedrag op jou of anderen uit jullie omgeving heeft. 

Houd het ook in dit geval bij jezelf. Kom liever niet met een waslijst aan voorbeelden, maar beperk je tot één voorbeeld van een gevolg. Probeer dit voorbeeld ook niet te bedreigend te maken. 

Dus niet:

“Doordat je niet actief meedoet, maken we straks misschien foute keuzes.” 

Maar wel:

“Als je niet actief meedoet, kunnen we jouw feedback niet horen. Daardoor kunnen we jouw toevoegingen niet meenemen in het plan.”

Ook goed:

“Als je niet actief meedoet, kan dat ook de anderen demotiveren. Dat maakt de vergadering minder effectief.”

Heb je het gevoel dat de boodschap nog niet aankomt? Dan kun je diezelfde boodschap zo nodig in andere bewoordingen herhalen. 

Stap 4: gewenst gedrag

Geef aan hoe jij het gedrag van de ander graag zou zien. Bijvoorbeeld: “Ik zou willen dat je voortaan actief meedoet aan de meeting en je telefoon op stil zet.”

Maak er niet alleen een mededeling van jouw kant van. Vraag de ander ook wat hij ervan vindt en wat hem een goede oplossing lijkt.

  • “Herken je wat ik zeg?”
  • “Hoe ervaar je dat zelf?”
  • “Wat zou jou helpen om het anders aan te pakken?”

Je zult merken dat de ander dan ook meer open staat voor verandering of oplossingen. 

Ook kun je bij je collega informeren wat hij nodig heeft om dat gewenste gedrag te realiseren. Vindt de ander het bijvoorbeeld fijn om van tevoren al punten aan te dragen voor de vergadering, zodat hij zich meer actief betrokken voelt? Kijk wat er mogelijk is om zo’n wens te realiseren. 

de 4

Nog 3 tips voor feedback leren geven

Naast de 4 G’s feedbackmethode helpen ook deze 3 tips je om goede en respectvolle feedback te geven. 

1. Bereid je goed voor

À la minute de feedback geven die in je opkomt, is niet altijd een goed idee. Vaak zitten de emoties of frustraties dan hoog, waardoor de feedback er misschien niet zo lekker uitkomt. Wacht liever even met het geven van je feedback, zodat je je goed kunt voorbereiden. Bedenk bijvoorbeeld alvast wat je bij elk van de stappen uit de 4 G’s feedbackmethode wilt benoemen. 

Ook verstandig: kies alvast een passend moment om de feedback te geven. Bij voorkeur doe je dat niet met anderen erbij, maar op een rustig moment waarop jullie allebei de tijd hebben. Dat maakt het voor beide partijen prettiger.

2. Luister actief naar de ander

Maak vooral van de laatste G (gewenst gedrag) tweerichtingsverkeer door actief te luisteren. Laat de ander aan het woord en zorg er zo voor dat de ander zelf suggesties aandraagt en de oplossing omarmt. Dat werkt vaak beter dan dat jij met een wijzend vingertje gedrag afkeurt of ongevraagde adviezen geeft.

Verder is het belangrijk om niet alleen te horen wat de ander zegt en daarop te reageren, maar om ook echt de verbale en non-verbale boodschap tot je te laten doordringen. Zo kun je signalen veel beter oppikken en daarop inspelen. Bijvoorbeeld als je merkt dat de ander geraakt is.

3. Geef ook positieve feedback

We zijn vaak geneigd om alleen feedback te geven als iets ons in negatieve zin opvalt. Dat terwijl regelmatig positieve feedback geven juist helpt om negatieve feedback beter te laten aankomen. Bovendien heeft positieve feedback 3 verrassende voordelen

Als jij regelmatig positieve feedback geeft, zal de ander je niet meteen zien als “diegene die ook altijd kritiek heeft” als je een negatieve opmerking maakt. Daardoor zal de ander er ook meer voor openstaan als jij negatieve feedback geeft. 

de 4

Feedback leren geven? Volg een cursus Feedback Geven!

Ben je nu overtuigd dat ook jouw feedback waardevol is? Voor jezelf (=minder frustraties) én voor de ander (=zichzelf verbeteren). Feedbackgeven.nl is de expert in feedback geven. Voor het leren geven van goede feedback – volgens de 4 G’s feedbackmethode en andere helpende theorieën – ben je bij ons aan het juiste adres. 

In een 1-daagse (online) cursus Feedback Geven leer je opbouwende feedback geven en ontvangen. Dat zorgt voor prettige onderlinge relaties en een goede samenwerking binnen jouw team. Ja, ook met die ene onderuitgezakte collega. Juist met hem.

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X