We krijgen iedere dag te maken met feedback, zowel op ons werk als in ons privéleven. En toch leren we nooit hoe we dit het beste kunnen geven én ontvangen. Zonde, want wanneer dit op de verkeerde manier gebeurt, zal zowel de gever als de ontvanger geen stap vooruit komen. In dit artikel gaan we daarom op veelgebruikte feedbackregels die je houvast kunnen geven bij je volgende feedback gesprek.

Wat komt aan bod:

  1. Wat zijn feedback regels?
  2. Veelgebruikte feedback regels voor feedback geven en ontvangen
  3. Hoe geef je feedback? Tips en methodes
  4. Omgaan met feedback: feedback ontvangen tips
  5. Nog even samengevat: waardevolle feedback regels
  6. Veelgestelde vragen over feedback regels

Wat zijn feedback regels? Geen strikte wetten, wel slimme richtlijnen

Feedback regels klinkt wellicht wat streng, alsof je verplicht bent je hieraan te houden. Zie het echter meer als richtlijnen om feedback effectief, constructief en respectvol te maken. Het zijn geen regels die door één persoon, één theorie of één instituut zijn bedacht, maar die zijn ontstaan vanuit onderzoek naar wat werkt bij het geven en ontvangen van feedback. 

5 gouden feedback regels voor feedback geven én ontvangen

Onderstaande regels in acht nemen als je feedback geeft, zorgt ervoor dat de ander er echt iets aan heeft en maakt het daarom effectiever. Maar ook bij het ontvangen van feedback is het handig om de feedback regels in je achterhoofd te houden.

1. Feedback moet zo specifiek en concreet mogelijk zijn

Goede feedback is helder en geeft duidelijke voorbeelden van wat goed ging en wat beter kan. Dit voorkomt misverstanden en helpt te begrijpen wat er verbeterd moet worden. Aan vage opmerkingen als “Jij bent altijd slordig” heb je niets. Krijg je zulke feedback? Vraag dan om verduidelijking en dwing de ander om specifiek en concreet te zijn.

2. Luister actief naar wat de ander te zeggen heeft

Of je nu feedback geeft of ontvangt, luisteren is cruciaal. Het zorgt ervoor dat je de ander beter begrijpt en biedt ruimte voor een goed gesprek. Actief luisteren betekent ook dat je bijvoorbeeld knikt en oogcontact maakt. Dit laat zien dat je open staat voor wat de ander te zeggen heeft.

feedback regels

3. Scheid de boodschap van de boodschapper

Focus altijd op het gedrag of het probleem en niet op de persoon. In plaats van “Je werkt altijd zo slordig”, kun je bijvoorbeeld zeggen “Ik heb gemerkt dat er vaak fouten zitten in je werk.” Dit voorkomt dat de ander zich aangevallen voelt. 

Ook wanneer je feedback ontvangt is het belangrijk om de boodschap van de boodschapper te scheiden. Probeer je persoonlijke gevoelens voor een collega achter je te laten en de feedback van een collega met wie je niet door een deur kunt, even serieus te nemen als die van je favoriete collega. 

4. Houd het feitelijk en kalm

Zowel bij het geven als ontvangen van feedback kunnen emoties snel de overhand nemen. Dit voorkom je door niet te wijzen met een vinger naar de ander of niet in de verdediging te schieten wanneer je feedback ontvangt. Houd het bij de feiten, blijf kalm en ga niet in de aanval om ervoor te zorgen dat het een constructief gesprek wordt.

5. Zie feedback als een kans om te groeien

Feedback is bedoeld om de ander te helpen, niet om de ander te beschuldigen. Als zowel de gever als de ontvanger feedback beschouwen als een kans om te groeien, is feedback veel effectiever. 

feedback regels

Feedback geven die écht landt: 10 tips en 2 bewezen methodes

Naast de algemene feedback regels, zijn er ook handige tips en methodes om je feedback op een constructieve en doeltreffende manier te geven. 

Wat zijn 10 tips voor het geven van feedback?

  1. Vraag of je feedback mag geven om de ander niet te overrompelen. Gebeurt dit wel, dan zal de ander namelijk in eerste instantie weerstand bieden.
  2. Baseer je feedback alleen op feiten en gedrag, niet op de persoon, zodat het niet als een persoonlijke aanval aanvoelt. 
  3. Maak je feedback concreet en specifiek, zodat er geen ruimte is voor miscommunicatie.
  4. Gebruik ik-boodschappen, als ‘Ik merk…’, ‘Ik zie…’, in plaats van ‘Jij doet…’ Dit voelt een stuk minder aanvallend voor de ontvanger en is bovendien krachtiger, omdat de ander dit minder snel kan ontkrachten.
  5. Verpak negatieve feedback niet in complimenten, dit ondermijnt zowel de negatieve feedback als de complimenten. Het is verwarrend, wordt niet onthouden en is niet zo verzachtend als je denkt. Dus niet sandwichen!
  6. Kies wel voor positieve taal, ook als het om negatieve feedback gaat. Hiermee bedoelen we dat je woorden als ‘ramp’ en ‘verschrikkelijk’ vermijdt, maar in plaats daarvan constructieve feedback geeft.
  7. Geef feedback zo snel mogelijk, als het mogelijk is direct. Bewaar feedback niet tot het volgende feedback gesprek, maar geef de ander de kans om direct te verbeteren of juist een boost in zelfvertrouwen als het om positieve feedback gaat.
  8. Houd rekening met je omgeving. De stelregel is: geef negatieve feedback alleen onder vier ogen en positieve feedback direct, juist ook als anderen het kunnen horen.
  9. Zorg niet alleen dat je feedback ‘zendt’, maar dat het een open dialoog is waarbij je ook luistert naar de ander. Misschien is er een reden voor het gedrag? 
  10. Bedenk samen oplossingen en biedt eventueel jouw hulp aan mocht de ander dit nodig hebben. Zo blijft het niet bij ‘kritiek’, maar help je de ander echt groeien.

2 feedback methodes om effectieve feedback te geven

De feedback regels en bovenstaande tips zet je effectief in met de ik-ik-jij methode en de 4G methode. De ik-ik-jij methode bestaat uit 3 stappen: 

    1. Ik: je beschrijft welk gedrag je bij de ander ziet met een ik-boodschap, bijvoorbeeld met ‘Ik zie dat..’
    2. Ik: bij de tweede stap geef je aan wat dat gedrag voor effect op jou heeft. ‘Dit geeft me het gevoel dat…’ of ‘Dat zorgt ervoor dat ik…’
    3. Jij: bij de derde stap vraag je de ander of hij zich in de feedback herkent. 

Een aantal feedback geven voorbeeldzinnen met deze methode zijn bijvoorbeeld:

“Ik zie dat je vaak je telefoon gebruikt tijdens vergaderingen. Dat geeft me het gevoel dat je het niet serieus neemt, waardoor ik het lastig vind om jouw input mee te nemen. Herken je dit bij jezelf?”

“Ik merk dat je camera vaak uitstaat tijdens online vergaderingen. Dat geeft me het gevoel dat je minder betrokken bent bij het gesprek en maakt het lastiger om een goed gesprek te voeren. Heb je ook het idee dat je je camera vaker uit hebt staan dan anderen?”

De 4G methode bestaat uit 4 stappen:

  1. Gedrag: ook hier vertel je welk gedrag je bij de ander hebt waargenomen.
  2. Gevoel: het gevoel dat je dit geeft.
  3. Gevolg: het effect dat het gedrag op de omgeving heeft.
  4. Gewenst gedrag: het gedrag dat je liever wil zien bij de ander.

Negatieve feedback voorbeelden aan de hand van de feedback regels 4G methode zijn bijvoorbeeld:

“Ik merk dat je tijdens teamoverleggen vaak door anderen heen praat. Dat geeft mij het idee dat je de mening van anderen minder belangrijk vindt. Het zorgt voor een onveilige omgeving waar mensen niet meer hun mening durven te delen. Ik zou het fijn vinden als je in het vervolg eerst anderen laat uitpraten.”

“Ik zie dat je rapporten vaak later inlevert dan we hebben afgesproken. Dit geeft mij stress, omdat ik dan minder tijd heb om conclusies te trekken en vervolgacties te bedenken. Daardoor loopt alles vertraging op en dat beïnvloedt het hele team. Ik zou willen dat je het rapport op tijd inlevert, of anders op tijd aangeeft wanneer dit niet gaat lukken.”

Beide methodes kunnen houvast en structuur geven aan een feedback gesprek. Probeer ze allebei uit om erachter te komen welke voor jou het prettigst werkt. 

Omgaan met feedback: feedback ontvangen tips

Je weet nu hoe je constructieve respectvolle feedback moet geven. Maar wat nou als jij de ontvanger bent? Feedback is vaak toch even slikken, waardoor je eerste reactie misschien een verdedigend en gekwetst antwoord is. Er bestaat geen feedback ontvangen model, zoals je wel methodes hebt bij het geven van feedback, maar deze tips helpen je met feedback ontvangen:

  1. Luister actief door oogcontact te houden, te knikken en de ander te laten uitvragen. Vat daarnaast samen wat de ander heeft gezegd, zodat je zeker weet dat er geen miscommunicatie ontstaat.
  2. Goede feedback geven is helaas nog geen vaardigheid die de meeste mensen onder de knie hebben. Als feedback daarom niet constructief of te vaag is, is het belangrijk om door te vragen, onder andere naar voorbeelden.
  3. Bedank de ander voor de feedback, hij of zij heeft immers de tijd en energie genomen om naar jouw werk te kijken. En je weet zelf ook hoe spannend het kan zijn om feedback te geven. Door de ander te bedanken, toon je respect en laat je zien dat je openstaat voor feedback.
  4. Het verwerken van de feedback stopt niet zodra het gesprek voorbij is. Neem de tijd om de ontvangen input te overdenken en te bepalen wat je ermee doet. Je kunt er concrete actiepunten uit halen, maar ook besluiten dat bepaalde feedback niet relevant is. Het is normaal dat jij en je collega’s dingen soms anders ervaren. Blijf daarbij wel eerlijk naar jezelf toe en geef het toe wanneer de ander een punt heeft.
  5. Gebruik de feedback echt om jezelf te verbeteren. Het belangrijkste is om ontvangen feedback toe te passen, zodat je er echt van leert. In het begin kan het lastig zijn om emoties los te laten, maar hoe vaker je feedback vraagt en ermee aan de slag gaat, hoe makkelijker het wordt om jezelf te ontwikkelen.

feedback regels

Nog even samengevat: zo maak je van feedback een krachtig leermoment

Feedback is een essentieel onderdeel van zowel werk als privéleven, maar wordt vaak niet op de juiste manier gegeven of ontvangen. Effectieve feedback moet concreet, feitelijk en respectvol zijn, waarbij zowel de gever als ontvanger actief luistert en zich richt op het gedrag in plaats van de persoon. Methodes zoals de ik-ik-jij methode en de 4G-methode bieden structuur voor het geven van feedback, terwijl tips zoals het blijven bij de feiten helpen om de boodschap helder over te brengen.

Naast het geven van feedback is het ook belangrijk om feedback op de juiste manier te ontvangen. Dit betekent openstaan voor verbetering en emoties niet de overhand laten nemen. Door feedback te zien als een kans om te groeien, en niet als kritiek, wordt het makkelijker om ermee aan de slag te gaan. Hoewel niet alle feedback relevant is, helpt het om eerlijk naar jezelf te blijven en waardevolle inzichten te gebruiken om jezelf verder te ontwikkelen. 

Meer impact met feedback? Leer het in één dag tijdens onze training

Er is inmiddels veel onderzoek gedaan naar feedback, waardoor we bijvoorbeeld weten dat de sandwich methode (je weet wel, negatieve feedback verpakt in complimenten) niet werkt, maar constructieve feedback, waarbij je concreet aangeeft wat er verbeterd kan worden wel. 

We zouden hier een heel boek over vol kunnen pennen met informatie die niet in dit artikel past. Zou je na het lezen van het artikel meer willen weten over feedback regels? Dan tippen we graag onze 1-daagse feedback training, waarin je niet alleen leert hoe je feedback het beste kunt geven en ontvangen, maar waar je de opgedane kennis ook meteen toepast in de praktijk door middel van rollenspellen. Deze feedback geven en ontvangen oefeningen zijn spannend, maar wel heel waardevol. 

Je kunt namelijk nog zoveel lezen over feedback geven en ontvangen theorie. Wanneer je op het moment suprême feedback moet geven aan een collega, of je baas je vraagt of je even tijd hebt om te praten, is het toch lastig om de gelezen informatie toe te passen in de praktijk. Dat is waar oefenen om de hoek komt kijken: door herkenbare situaties al eens mee te maken, wordt het in het echte leven ook minder lastig en spannend.

Na de training kun je de belangrijkste feedback regels in de praktijk toepassen waardoor je een aangename en constructieve gesprekspartner wordt. Meer informatie over de training vind je hier. 

Verder groeien? Dit helpt je om nog beter te worden

Over boeken gesproken: hoewel we nog geen boek hebben geschreven over feedback, hebben we ook veel kennis in huis over focus, concentratie en prioriteiten stellen. Wil je daar meer over leren? Lees dan onze boeken Elke dag om 15:00 uur klaar en Focus op wat écht belangrijk is. Hierin delen we de beste inzichten uit onze trainingen en delen we informatie die je meteen kunt toepassen in de praktijk.

Naast onze boeken en trainingen hebben we nog veel meer tools in onze toolbox om het beste uit jezelf én je tijd te halen. Voor dagelijkse inzichten en tips op het gebied van persoonlijke effectiviteit volg je ons onder andere op Instagram of Pinterest. 

Lees ook:

Veelgestelde vragen over feedback regels

  • Hoe geef en ontvang je feedback?

    Feedback geven aan een collega of vriend doe je door specifiek, concreet en constructief te zijn, waarbij je je focust op het gedrag en niet op de persoon. Gebruik voorbeelden en formuleer je boodschap vanuit jezelf om niet aanvallend over te komen. Bij het ontvangen van feedback luister je actief en stel je verduidelijkende vragen, om jezelf ervan te verzekeren dat je het goed begrijpt. Laat emoties niet de overhand nemen en zie feedback als een kans om te groeien en te verbeteren.

  • Wat zijn de 5 feedbackregels?

    Deze 5 regels voor feedback geven en ontvangen helpen er een constructief en respectvol gesprek van te maken. Feedback moet specifiek en concreet zijn, actief luisteren is daarbij essentieel, net als het scheiden van de boodschap en boodschapper. Bovendien moet feedback feitelijk en kalm blijven, en werkt het het beste als zowel gever als ontvanger het zien als een kans om te groeien.

  • Wat is de gouden regel voor het geven van feedback?

    De gouden regel voor het geven van feedback is om respectvol en constructief te zijn. Dit doe je onder andere door je op concreet gedrag te richten in plaats van op de persoon, duidelijke voorbeelden te geven en de juiste – niet aanvallende – toon.

  • Hoe geef ik op een constructieve manier feedback zonder de ander te kwetsen?

    Om constructieve feedback te geven zonder de ander te kwetsen, focus je je op specifiek gedrag in plaats van de persoon. Daarnaast gebruik je ‘ik-boodschappen’, zoals “Ik merk dat je…” in plaats van “Jij doet altijd…” om de ander niet te beschuldigen. Geef ten slotte duidelijke voorbeelden en bied hulp of suggesties aan om aan te geven dat je het zegt om de ander te helpen.

  • Hoe ontvang ik feedback zonder in de verdediging te schieten?

    Om feedback te ontvangen zonder in de verdediging te schieten, luister je eerst actief en met een open houding. Vervolgens stel je verduidelijkende vragen als iets onduidelijk is. Door jezelf de tijd te geven en niet direct te reageren, zorg je dat je emoties niet de overhand nemen. Bedank de ander voor de feedback en zie het als een kans om jezelf te verbeteren.

  • Welke technieken helpen om feedback helder en effectief over te brengen?

    Technieken om feedback helder en effectief over te brengen zijn de ik-ik-jij methode en de feedback regels 4G methode. Beide technieken zorgen dat je de belangrijkste tips rondom constructief en effectief feedback geven meeneemt, zoals het specifieke gedrag benoemen dat je anders wil zien en het effect dat het op jou heeft.

  • Hoe zorg ik ervoor dat mijn feedback daadwerkelijk wordt opgepakt?

    Om ervoor te zorgen dat je feedback wordt opgepakt, breng je deze concreet en specifiek en over, met focus op gedrag en verbeterpunten in plaats van op de persoon. Gebruik voorbeelden en bied suggesties of ondersteuning aan om de ander te helpen. Controleer bovendien of de ander je feedback begrijpt door te vragen of ze het ermee eens zijn of aanvullende vragen hebben.

  • Hoe kan ik feedback geven aan iemand die niet openstaat voor kritiek?

    Als iemand niet openstaat voor kritiek, is het belangrijk om dit als opbouwende feedback te brengen, niet met de vinger te wijzen of de kritiek op de persoon te geven, in plaats van het gedrag dat je anders wil zien. Gebruik ik-boodschappen om de feedback minder confronterend te maken. Hierbij praat je vanuit je eigen perspectief en observaties, in plaats van aannames te maken over de ander.

  • Hoe vraag ik om feedback die mij echt helpt om te groeien?

    Vraag om constructieve feedback, waarbij de ander niet alleen aangeeft wat er fout gaat, maar ook hoe dit verbeterd kan worden. Het helpt om te vragen naar iets waar je specifiek feedback over wilt. Moedig de ander ook aan om eerlijk te zijn en stel vragen wanneer je voorbeelden nodig hebt of als iets onduidelijk is.

  • Hoe geef ik feedback aan mijn leidinggevende of collega zonder de relatie te schaden?

    Feedback is alleen schadelijk wanneer dit belerend en disrespectvol wordt gegeven, waarbij je geen ruimte laat voor een open gesprek. Wanneer het je intentie is om de ander te helpen, in plaats van te beschuldigen, zul je veel minder snel de relatie schaden. Het helpt daarbij om vanuit je eigen perspectief te praten, zoals: “Ik zou graag meer richting willen krijgen”.

  • Wat is het verschil tussen feedback en kritiek, en hoe vermijd ik negatieve reacties?

    Het verschil tussen feedback en kritiek is dat feedback erop gericht is om de ander te helpen, je geeft een terugkoppeling op iemands werk of gedrag. Kritiek is een negatieve beoordeling, waarbij geen rekening gehouden wordt met hoe de ander zich voelt of hoe de ander zich kan verbeteren. Door je mening op een respectvolle en constructieve manier te delen, vermijd je negatieve reacties.

  • Hoe zorg ik ervoor dat feedback leidt tot gedragsverandering?

    Om gedragsverandering te realiseren aan de hand van feedback is het belangrijk dat de ontvanger de feedback goed begrijpt, bijvoorbeeld door concrete voorbeelden, en snapt hoe hij of zij zich moet verbeteren. Door samen af te spreken wat de vervolgstappen zijn en wat haalbaar is, zal er eerder gedragsverandering optreden.

  • Hoe creëer ik een feedbackcultuur binnen mijn team of organisatie?

    Een in-company training zorgt ervoor dat iedereen de feedbackregels kent en effectief feedback kan geven én ontvangen. Vervolgens is het belangrijk om feedback te blijven stimuleren en te zorgen dat het een gewoonte wordt binnen je team of organisatie. Geef zelf het goede voorbeeld door constructieve feedback te geven en te vragen om feedback.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: