Feedback regels – 5x hoe je het niet verprutst (en mensen wél motiveert)

Als manager, HR medewerker of teamleider hoort feedback geven bij je functie. Maar je doet het waarschijnlijk liever niet. Je riskeert er namelijk altijd scheve gezichten en defensieve reacties mee. Tenzij je je houdt aan 5 gouden feedback regels. Zij maken het een bevorderende bezigheid, die de ontvanger motiveert om te verbeteren – zonder fronsen.

Geen wonder dat je bang bent voor feedback geven (of er op z’n minst tegenop ziet). Slecht geleverde feedback kan helemaal verkeerd uitpakken. En als het dat doet, voedt het verwarring, of creëert zelfs verschrikking, wrok en wraak. Door dat mogelijke resultaat zijn we geconditioneerd om feedback geven per definitie als iets risicovols te zien. Dus gaan we het uit de weg, als het even kan.

Zonde!

Hoe feedback geven ook kan uitpakken

Het kan je team of medewerker naar een hoger niveau tillen. Correctie: het is de enige manier om je team of medewerker naar een hoger niveau te tillen. Feedback is namelijk de enige manier om ‘blinde vlekken’ aan te wijzen, die iemand zelf niet kan zien in zijn eigen performance. Je helpt een ander om verder te komen dan hij in zijn eentje ooit zou kunnen komen.

Wanneer iemand alleen maar verder borduurt op wat hij zelf kan zien aan zijn performance, dan komt hij nooit verder dan zijn eigen oog reikt. Of, zoals Charlie Munger – zakenpartner van wereldberoemd mega investeerder Warren Buffet – het stelt:

“Je gaat niet erg ver komen in het leven, als je niet verder kijkt dan wat je al weet.”

Iedereen heeft uiteindelijk feedback nodig om écht beter te presteren, soepeler samen te werken of te groeien in zijn vaardigheden.

Maar feedback werkt alleen wanneer het goed ontvangen wordt. Het moet in goede aarde vallen, stevig landen en effectief opgepakt worden in de praktijk. Dat betekent niet dat je de ontvanger met fluwelen handschoentjes moet aanpakken of pamperen. Wat je wel moet doen, is je even aan 5 simpele feedback regels houden.

Feedback regels – 5x hoe het wél werkt

Er bestaan nogal wat misverstanden over feedback regels. Men denkt bijvoorbeeld vaak dat de sandwich methode een geschikte aanpak is: eerst iets positiefs zeggen, dan kritisch zijn en weer positief eindigen. Toch is deze verre van effectief gebleken (denk: verwarring, verschrikking, wrok en wraak). En zo zwerven er nog wat technieken rond waar je beslist niet mee gaat bereiken wat je wil bereiken met feedback: goede aarde, stevige landing en een effectieve vertaling naar de praktijk.

Doe je zo.

Feedback regels #1 – geef én ontvang feedback

Het is de eerste en meteen de belangrijkste regel. Feedback geven kan niet bestaan zonder feedback ontvangen. Het bestaat dan misschien wel, maar het kan niet in goede aarde vallen. Feedback geven is namelijk al-tijd een zaak van tweerichtingsverkeer. Geef je het, dan moet je het ook krijgen.

Feedback regels

Feedback geven is ontvangen – luister naar elkaar!

Ben je dus een HR-medewerker en geef je regelmatig feedback tijdens functioneringsgesprekken bijvoorbeeld, zorg dan ook dat er een moment is waarop de medewerker feedback terug kan geven – op de organisatie, op zijn functie, op zijn manager, enzovoorts. Laat hem of haar dat zelfs voorbereiden, als het even kan.

Reflecteer je als teamleider op een afgelopen project, dan doe je hetzelfde: niet alleen jij bereidt feedback voor, ook de teamleden doen dat – zodat je het kunt geven en ontvangen. Belangrijk voor hen (in het kader van gelijkwaardigheid en geen top-down mentaliteit) en goed voor jouw project (want ook zij wijzen ‘blinde vlekken’ aan die jij nog niet gezien had).

Win-win!

Feedback regels #2 – hou je aan de 80/20 ratio

Feedback is niet alleen kritiek leveren. Complimenten geven is óók feedback geven! Terwijl de negatieve feedback (kritiek) altijd voorop staat wanneer je aan feedback geven denkt, wordt de positieve feedback (complimenten) vaak vergeten. Terwijl dat laatste juist de sleutel is tot betere ontvangst van feedback én betere prestaties!

Je werknemer of teamlid non-stop de hemel in prijzen hoeft niet – en komt natuurlijk ook niet erg geloofwaardig meer over na een tijdje. De ratio die je ongeveer mag aanhouden is 80/20: 80% van de tijd is je feedback positief (een klein complimentje telt al) en 20% van de tijd mag je kritisch zijn (opbouwende feedback).

Feedback regels

Die complimentjes, die zijn er niet om de ontvanger (toch) te pamperen. Of om de kritische feedback zachter te laten landen, of zelfs te verhullen door het te omlijsten met positieve feedback. Neen. Ze zijn er om de ontvanger te motiveren om zélf (nog) beter te presteren. Er is namelijk geen enkel recept dat beter werkt voor motivatie dan erkenning. Mooi, want het is zo makkelijk:

“Goed bezig, Peter”.

Nog 1 belangrijk verschil tussen negatieve en positieve feedback geven!

  • Complimenten geef je door de dag heen – op willekeurige momenten en plekken, ten overstaan van collega’s.
  • Kritische feedback lever je op een vast moment – persoonlijk en onder 4 ogen.

Feedback regels #3 – wees specifiek

Ga geen ‘random’ feedback geven (“dat zag er wel prima uit” of “dat kan beter”), maar wees specifiek en voorbereid. Hoe concreter je feedback is, hoe duidelijker het is dat je er goed over nagedacht hebt, en hoe overtuigender je daardoor overkomt.

De ontvanger zal daardoor niet alleen inzien dat de feedback terecht is, maar kan met concrete feedback ook direct aan de slag om het te verbeteren. Hij of zij weet namelijk precies wat er beter kan en anders moet.

Zeg bijvoorbeeld niet:

“Goed rapport.”

Maar:

“Het rapport dat je gisteren aanleverde is erg goed geschreven, met heel begrijpelijk taalgebruik, en je maakte er een paar goede punten over effectief budgetteren.”

Je wil op deze manier negatieve prestaties effectief corrigeren – de ontvanger weet precies wat beter moet – en positieve prestaties bevorderen  – de ontvanger weet precies wat hij goed doet, om daar vervolgens meer van te laten zien.

Feedback regels #4 – focus op product, niet persoon

HR expert en management en organisatie consulente Susan Heathfield:

“Constructieve feedback is nooit persoonlijke kritiek. Het moet altijd gericht zijn op de actie, niet de persoon.”

Waarom niet? Die gevreesde verwarring, verschrikking, wrok en wraak creëer je gegarandeerd wanneer je je feedback persoonlijk maakt. Op de man spelen, bewust of onbewust, pakt altijd verkeerd uit.

Hoe je het verschil maakt – en je het niet per ongeluk onbewust doet?

Vraag tijdens je feedback nooit “waarom” de ander het zus of zo heeft aangepakt. Vraag altijd “wat” hij of zij heeft gedaan en “hoe” dat is gegaan. “Waarom” gaat namelijk over de achterliggende gedachte en motivatie van de persoon. Hiermee ontlok je louter een defensieve reactie: de ontvanger gaat zijn redenen verdedigen, op persoonlijk niveau. Foute boel. Wrok en wraak alom.

Wat je wil, is je kritische pijlen richten op het product – met die “wat”- en “hoe”-vragen:

  • Wat voor middelen heb je gebruikt om tot deze conclusie te komen?”
  • Hoe ben je daar aan gekomen?”
  • Hoe heb je de berekening daarna gemaakt?”

Houdt ook dit concreet, specifiek en zakelijk. Daarmee gaat het automatisch over het product, de werkaanpak en het resultaat – niet de persoon.

Feedback regels #5 – bied hulp

Je feedback is altijd bedoeld om te helpen. Je helpt een ander ermee vooruit, door positief gedrag te belonen (complimenten geven) en verbeterpunten te onthullen (blinde vlekken aanwijzen).

Feedback regels

Maar help de ander niet alleen door de feedback af te leveren – “zo, dat heb ik gezegd” – maar help hem of haar ook verder. Bied waar je kan je hulp aan om verder te komen, met:

  • Tools – “Het programma Mailchimp is heel handig om nieuwsbrieven op te maken, ook als je niet zo handig bent met software: het werkt ontzettend intuïtief, kan niet misgaan.”
  • Tijd – “Zullen we even samen naar de opzet van het rapport kijken voordat je ermee verder gaat? Woensdagmiddag een uurtje samen zitten?”
  • Training – “Ik zie dat je veel moeite hebt met plannen en organiseren. Een training Time Management helpt je verder, in 1 dag.”

Dus

Feedback geven is niet zo risicovol als het lijkt. Als je het goed doet, volgens de feedback regels, dan valt het juist in goede aarde en kan de ontvanger er direct mee aan de slag – door negatieve prestaties te corrigeren of positieve prestaties door te zetten.

Moet je het wel even goed aanpakken, door altijd de 5 feedback regels te volgen:

  1. Geef én ontvang feedback – het werkt alleen als tweerichtingsverkeer.
  2. Hou je aan de 80/20 ratio – 80% positief erkennen en 20% kritisch opbouwen.
  3. Wees specifiek – zeg niet “goed rapport”.
  4. Focus op product, niet persoon – vraag “wat” en “hoe”, niet “waarom”.
  5. Bied hulp – met de juiste tools, je tijd of een training.

En

Kijk zelf ook eens naar een goede training, op het gebied van feedback geven. Wees tenslotte niet alleen kritisch op je team of medewerkers, maar zeker zozeer op jezelf! Zorg dat je goed (en nog beter) wordt in feedback geven, zodat het altijd in goede aarde valt, meteen praktisch toepasbaar is en de ontvanger nooit meer met gefronst gezicht voor je zit.

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X