Is je dag verpest na het ontvangen van feedback? Of zie je al uren op tegen een gesprek waarin je een collega feedback moet geven? Grote kans dat je feedback onder de categorie ‘energievreter’ schaadt. Tijd om daar verandering in te brengen, want met de juiste tips en tricks kan feedback geven en ontvangen niet misgaan – en levert het je zelfs heel veel op.
Een gesprek vol met ‘eh’s…’ en zinnen die niet to the point komen, komt feedback niet goed tot z’n recht. Vraag je jezelf af: hoe kan ik mijn boodschap duidelijk en krachtig overbrengen? Dan wordt het tijd om deze gesprekstechnieken te leren.
Waarom is feedback geven en ontvangen zo moeilijk?
Veel mensen hebben een flinke haat-liefde-verhouding met feedback geven en krijgen. Feedback helpt jezelf te ontwikkelen en samenwerkingen (privé of op werkgebied) te verbeteren. Het brengt eigenlijk alleen maar voordelen met zich mee, maar toch voelt het rete-ingewikkeld om dit puntje van opbouwende kritiek te delen of te krijgen.
Waarom? Dat kan verschillende oorzaken hebben. Misschien ben je bij het geven van feedback bang voor een conflict. Of misschien kun je moeilijk feedback ontvangen, omdat je extreem perfectionistisch bent. Je schiet dan meteen in de verdediging of slaat compleet dicht.
Voorbeeld:
Je krijgt behoorlijk wat kritiek op een presentatie waar je veel tijd in hebt gestopt. Je werkgever heeft op veel zaken wat aan te merken, waardoor je hele dag verpest is. Ben je eigenlijk wel goed genoeg voor deze functie? Is je werkgever nog wel blij met je? Komt je baan in gevaar? Het zijn gedachtes die je de hele dag bezighouden. De feedback die je kreeg, voelt als falen.
Behoorlijk dramatisch, toch? Als buitenstaander kun je dat gemakkelijk relativeren. Toch kan je feedback persoonlijk verkeerd opvatten. Ook kan de feedback-gever het nogal verkeerd brengen, waardoor jij het verkeerd begrijpt. Goede communicatie en de juiste gesprekstechnieken zijn dus altijd belangrijk.
Welke vormen van gesprekstechnieken zijn er?
Om feedback geven en ontvangen onder de knie te krijgen, is het belangrijk om in te zoomen op de verschillende gesprekstechnieken.
Maar wat zijn de belangrijkste gesprekstechnieken?
We splitsen het geven en nemen van feedback voor je op, om op die manier de technieken uitgebreid te behandelen.
Vijf gesprekstechnieken voor het geven van feedback
Een collega die structureel te laat komt, een collega die niet (of traag) reageert op e-mails óf een collega die je altijd onderbreekt: er zijn honderden scenario’s die zich voor kunnen doen op de werkvloer, waarbij je de ander wil voorzien van feedback. Deze feedback geef je omdat je je eraan stoort en omdat het de samenwerking verslechtert. Je kunt deze opmerking geven als collega, werkgever, teamleider of welke positie dan ook. De vraag is echter: welke technieken zijn effectief bij het voeren van moeilijke gesprekken als deze?
Wat je band met deze collega ook is, het is belangrijk om de juiste technieken te gebruiken bij het geven van feedback. Dus, welke 5 punten zijn belangrijk bij goed communiceren?
Vijf belangrijke soorten gesprekstechnieken:
1. Gebruik de ik-boodschap
Dit klinkt misschien eh… arrogant? Alsof je alleen maar over jezelf wil praten. Maar nee, zo bedoelen we het niet. Als je feedback geeft aan een ander, dan wil je laten weten wat je precies hebt waargenomen, wat het effect op jou is en wat je graag anders zou zien.
Voorbeeld:
“Ik merkte dat je gisteren voor de derde keer te laat kwam bij de meeting. Daardoor krijg ik het gevoel dat je het niet zo serieus neemt.”
2. Wees specifiek en concreet
Om te voorkomen dat de ander je verkeerd begrijpt, is het slim om specifiek en concreet te blijven. Opmerkingen als “ik ben niet blij met je” of “je doet het slecht” slaan dus nergens op. Focus je op feiten, getallen en bewijzen om je argument duidelijk te maken.
Voorbeeld:
“Je presentatie bevatte geen voorbeelden, waardoor je boodschap niet sterk overkwam.”
3. Focus op gedrag, niet op de persoon
Bij het geven van feedback wil je voorkomen dat de ander zich persoonlijk aangevallen voelt. Dit voorkom je door je te focussen op gedrag – in plaats van op de persoon. “Je bent laks”, is dus een opmerking die je niet moet maken.
Voorbeeld:
“Ik zie dat er regelmatig foutjes in je rapporten staan, zoals spelfouten en ontbrekende cijfers. Kun je uitleggen hoe dat komt?”
4. Wees positief en constructief
Feedback hoeft niet altijd zwaar en negatief te zijn. Houd het juist positief en vooral constructief. Je geeft immers feedback om de samenwerking én de ander te helpen verbeteren. Draai echter niet om de hete brij heen, maar wees to the point.
5. Vraag (respectvol en empatisch) om een reactie
Bij het geven van feedback draait het ook om respect voor elkaar. Laat weten dat je de ander begrijpt én vraag om een reactie. Niet alleen om een gesprek te openen, maar ook om te ontdekken of je boodschap duidelijk is geweest.
Voorbeeld:
“Wat vind je hiervan? Herken je dit?”
Deze gesprekstechnieken kunnen in verschillende beroepen terugkomen, want overal zijn ze belangrijk. Gesprekstechnieken zijn belangrijk in de zorg, hulpverlening, het onderwijs, maar worden ook in de psychologie gebruikt.
Even tussendoor… Nog meer interessante tips krijgen? Volg ons op Instagram!
Vier gesprekstechnieken voor het ontvangen van feedback
Net als bij het geven van feedback, is er ook bij het ontvangen van feedback een pakket aan communicatieve skills nodig. We sommen ze voor je op:
6. Luister actief
Terwijl je feedback ontvangt, draaien je hersenen – waarschijnlijk – overuren. Wil je de ander meteen in de rede vallen? Doe dit alsjeblieft niet. Luister actief naar het complete verhaal door de ander uit te laten praten. Denk je: wat is actief luisteren en hoe pas ik het toe? Vraag door en vat samen. Vraag je je ook af: hoe gebruik ik non-verbale communicatie om mijn gesprekstechnieken te versterken? Dit doe je met opmerkingen als “aha” en aandachtig meeknikken.
7. Stel verduidelijkende vragen
Misschien snap je niet waar de ander zich druk om maakt, of heb je geen idee waar hij of zij het over heeft? Ook dan is het gemakkelijk om gelijk in de aanval te schieten. Ook hier geldt weer: doe dat niet. Vraag gewoon om uitleg als iets niet duidelijk is.
Voorbeeld:
“Kun je een specifiek voorbeeld geven van wat je bedoelt?”
8. Blijf rustig, open-minded en dankbaar
De woorden cool, calm and collective sluiten perfect aan bij deze derde gesprekstechniek. Door de feedback open-minded te bekijken, kun je inzien dat de ander dit zegt om jou en de samenwerking te verbeteren. Het is dus niet zo dat de ander je wil pesten – ook al denk je dit misschien in eerste instantie wel.
Voorbeeld:
“Bedankt, dat je dit met me deelt.”
En tja, vind je het echt moeilijk om deze feedback te ontvangen? Dan mag je dat ook best zeggen. “Ik moet dit even verwerken”, is een zin die hier prima past. Je bent geen robot die à la minute weet hoe te reageren.
9. Reflecteer en kijk vooruit
Nu wordt het tijd om te reflecteren en door te gaan. Dit doe je door te zeggen dat je de feedback begrijpt en ermee aan de slag wilt. Kijk ook vooruit. Want weet je niet hoe je de feedback toe moet passen? Dan kun je hier samen over sparren.
Voorbeeld:
“Heb je ideeën over hoe ik dit in de toekomst kan verbeteren?”
Hoe pas ik gesprekstechnieken toe in professionele en persoonlijke settings?
De gesprekstechnieken zijn helder (althans, dat hopen we!), maar nu moet je ze nog gaan toepassen in de praktijk. Een briefje bij de hand houden tijdens je eerstvolgende feedbacksessie, dat is een eh… optie. Maar we weten allemaal dat je dit vanuit jezelf moet kunnen. Denk je: hoe kan ik mijn gesprekstechnieken verbeteren en toepassen? Dit zijn tips om deze gesprekstechnieken bij het geven en ontvangen toe te passen:
Start klein en begin met jezelf
Oefen het geven of ontvangen van feedback eens in een wat minder ‘zware’ setting, zoals in gesprekken met vrienden of familie. Wees je ook eens bewust van de reactie van anderen, daar leer je ook van.
Bereid je voor
Wil je iemand in een professionele setting feedback geven? Bereid je dan goed voor. Schrijf voor jezelf op wat je wil zeggen en bedenk ook argumenten die gebaseerd zijn op feiten – dus, geen vage verhalen met beschuldigingen naar de ander toe. Denk ook alvast na over het gewenste resultaat, zodat je het daar tijdens de feedbacksessie ook over kunt hebben.
Vraag om feedback
Oké, dit klinkt spannend, maar je kunt dit. Door te vragen om feedback – bijvoorbeeld op werk of in een privésetting – kun je het oefenen. Je kunt dit zelf doseren door te vragen: “Is er iets wat ik kan verbeteren aan mezelf?” Je opent hiermee een constructief gesprek in een positieve setting.
Wat zijn veelvoorkomende fouten bij gesprekstechnieken en hoe vermijd ik die?
Ben je toch nog bang om fouten te maken tijdens het geven of ontvangen van feedback? We snappen het. Maar het is niet nodig. Om je te helpen, zetten we een aantal veelvoorkomende fouten bij gesprekstechnieken voor je op een rij:
- Overladen met té veel informatie. Je geeft feedback, maar je geeft veel te veel informatie. Je zorgt er op deze manier voor dat de ander het overzicht verliest. Voorkom dit door je feedback op te breken in behapbare stukken, zodat de ander kan verwerken wat je zegt.
- Feedback geven op een moment van frustratie. Een dom idee, want dit lijkt vaak tot een té agressieve toon of té harde kritiek. Wacht tot je emoties afgekoeld zijn, zodat je op een constructieve manier feedback kunt geven.
- Geen ruimte maken voor reflectie. Een belangrijk moment na het geven van feedback, is de ruimte voor reflectie. Geef de ander de ruimte om een reactie te geven, dus vraag wat hij of zij ervan denkt. Nog beter: volg dit een aantal dagen later op.
Een ster worden in het geven en ontvangen van feedback? Volg een cursus
Wil je nóg beter worden in het geven en ontvangen van feedback? Onze training biedt je alle tools om feedback te geven en krijgen. In – ja echt – één dag leer je van onze feedback-experts hoe je een duidelijke en krachtige gesprekspartner wordt op de werkvloer. Hoe je emoties beheerst en met duidelijke communicatie je punt kunt maken.
Tijdens de cursus Feedback geven krijg je een beeld bij het vinden van een oplossing en verbetering middels een feedbacksessie.
Conclusie
Feedback geven en ontvangen voelt misschien als iets vreselijks om te doen, een zogenoemd ‘moetje’, maar met de juiste gesprekstechnieken wordt het een waardevolle tool voor groei én een betere samenwerking. Door ik-boodschappen te gebruiken, concreet te zijn en je te focussen op gedrag in plaats van de persoon, zorg je ervoor dat jouw feedback helder en constructief overkomt. En ontvang je feedback? Ook dan zijn bepaalde gesprekstechnieken belangrijk. Luister actief, stel vragen en blijf open-minded.
Of het nu op de werkvloer is of in je privéleven, gesprekstechnieken helpen je om feedback soepeler en effectiever te laten verlopen. Begin klein, oefen in een veilige setting en wees niet bang om fouten te maken. Die horen er namelijk bij. Vergeet niet: feedback is geen aanval, maar een kans om te groeien. Dus, adem in, adem uit, en pas deze technieken toe. Je zult zien: feedback geven of ontvangen zal je steeds gemakkelijker af gaan.
Veelgestelde vragen over gesprekstechnieken
Hoe stel ik goede open en gesloten vragen tijdens een gesprek?
Goede open vragen beginnen met wie, wat, waar, wanneer, waarom of hoe. Je stimuleert met een open vraag je gesprekspartner om uitgebreid te antwoorden.
Voorbeelden:
“Hoe heb je dat ervaren?” of “Wat vind jij een goede oplossing?”
Gesloten vragen zijn kort en leiden tot een duidelijk ja of nee als antwoord. Ze beginnen vaak met kun je, wil je, is dit?
Voorbeeld: “Ben je het hiermee eens?” of “Wil je dit proberen?”
Wat zijn ANNA gesprekstechnieken?
ANNA staat voor Altijd Navragen, Nooit Aannemen en helpt misverstanden in een gesprek te voorkomen. Dit betekent dat je niet direct uitgaat van je eigen invulling en interpretatie, maar altijd doorvraagt om zeker te weten wat de ander bedoelt. Zo toon je oprechte interesse en voorkom je verkeerde conclusies.
Voorbeeld:
Aannemen: “Je vindt dit dus geen goed idee?”
Navragen: “Hoe sta jij tegenover dit voorstel?”
Wat zijn de 4 principes van motiverende gespreksvoering?
Motiverende gespreksvoering is een manier om gedragsverandering te stimuleren. Er zijn vier principes die we kort uitleggen:
- Toon empathie. Begrijp en erken de gevoelens en perspectieven van de ander.
- Ontwikkel discrepantie. Klinkt ingewikkeld, maar hierbij help je de ander bewust te worden van het verschil tussen de huidige situatie en de gewenste situatie.
- Vermijd weerstand. Werk samen en forceer geen verandering. Wat je wil bereiken, is dat de ander zelf tot inzichten komt.
- Ondersteun autonomie. De ander behoudt controle over zijn eigen beslissingen en keuzes.
Welke gesprekstechnieken helpen bij het oplossen van conflicten?
Ai, is er sprake van een conflict? Dan kunnen bepaalde gesprekstechnieken helpen de boel tot rust te brengen – en nog belangrijker: een escalatie te voorkomen. Deze technieken kunnen helpen:
- Actief luisteren: toon begrip door samenvattingen te geven en bevestigend te reageren. Knik mee, kijk de ander aan en houd je houding open.
- Gebruik van ‘ik-boodschappen’: voorkom beschuldigingen en spreek vanuit je eigen ervaring. Voorbeeld: “Ik voel me genegeerd”, in plaats van “Jij luistert nooit”.
- Kalm en neutraal blijven: behoud een rustige toon en vermijd escalatie. Oftewel, schiet niet uit je slof.
- Doorvragen en verduidelijken: gebruik ANNA (zoals we hierboven ook al uitlichten). ANNA staat voor Altijd Navragen, Nooit Aannemen.
- Zoeken naar een gezamenlijke oplossing: focus op belangen in plaats van standpunten en werk samen naar een oplossing waar beide partijen zich in kunnen vinden.
Wie zijn wij? | Tijdwinst.com
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.
Populaire trainingen:
- 1-daagse training Time Management
- 1-daagse training Assertiviteit
- 1-daagse training Gesprekstechnieken
- 1-daagse training Feedback geven
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken
