Help! Een collega vraagt je om feedback. Hartstikke fijn. Maar dan komt de volgende uitdaging: hoe kun je je mening geven, ook als die negatief is? Hoe laat je eerlijk weten wat je vindt zonder dat de ander daarna gekrenkt in een hoekje duikt? Met deze 3 stappen pak je dat goed aan.

Om eerlijk te zijn ben je blij dat je collega je om feedback vraagt. Je vindt dat de samenwerking niet vlekkeloos verloopt. Deadlines worden gemist. De communicatie loopt ronduit stroef. En als je de stukken van je collega net niet op tijd krijgt aangeleverd, dan barsten ze vaak ook nog van de slordige spelfouten.

Dat alles is zinvolle informatie om aan je collega terug te geven, zodat hij het voortaan anders kan aanpakken. Maar hoe doe je dat, voor je negatieve mening uitkomen?

Negatieve feedback geven is niet iets wat we graag doen. Complimenten uitdelen is leuker en ook makkelijker. Toch is je mening geven, ook als die negatief is, belangrijk om de samenwerking te verbeteren. Je voorkomt er in dit geval mee dat de stroeve communicatie, de slechte planning en het belabberde werk een struikelblok blijven.

Waarom toch maar wel je mening geven?

Je mening geven is niet hetzelfde als de ander afbranden of juist de hemel in prijzen. Feedback is bedoeld om de ander verder te helpen en issues voor te zijn. Dus ja, je eigen mening doet ertoe. Zeker als die het teamgevoel bevordert en de samenwerking verbetert.

Stel:

Het irriteert je mateloos dat je collega steeds op het laatste nippertje komt aanzetten met zijn werk voor het project. Vaak net een paar minuten na de oorspronkelijke deadline. Het werk is nog van slechte kwaliteit ook. Daardoor moet jij overwerken om alles in orde te maken voordat de stukken richting de klant gaan.

Je collega is zich misschien niet bewust van dit patroon of is ervan overtuigd dat zijn werk prima in orde is. Jij bent ondertussen gefrustreerd. Je hebt er veel extra werk aan en komt met je eigen planning in de knoei. Je collega merkt al aan jou dat iets je dwarszit. Beter kun je dat maar gewoon uitspreken. Zonder er doekjes om te winden. Zéker als je collega zelf om feedback vraagt.

Dankzij jouw feedback kan je collega veranderen, weet hij wat zijn gedrag teweegbrengt en weet hij ook wat hij eraan kan doen. Dat voorkomt toekomstige issues, verbetert jullie communicatie en zorgt voor een betere samenwerking.

mening geven

Hoe kun je je mening geven? Conflictloos, in 3 stappen

Dus, toch maar voor je mening uitkomen is beter. Maar hoe doe je dat? Met deze tips voor je mening geven kun jij in drie stappen op een constructieve manier laten weten wat je vindt.

Stap 1: Draai er niet omheen, wees duidelijk

Ga je boodschap niet afzwakken met omslachtige zinnen of door heel indirect te zijn. Kies ook niet voor de sandwich-methode, waarbij je een negatieve boodschap inleidt met iets positiefs (“Wat heb je die e-mail naar de klant helder geschreven! Hé, even iets anders…). Nee, wees liever helder. To the point ook. Hoe meer je eromheen draait, hoe groter de kans is dat je boodschap niet helder overkomt. Dan heb je er nog niets aan dat je je mening geeft.

Dus niet:

“Ik merk dat je soms wat laat bent met het aanleveren van projecten en dan vrij veel spelfouten in je tekst hebt staan. Niet altijd hoor en misschien zie ik het ook wel verkeerd. Maar ik zie het wel regelmatig.”

En ook niet:

“Kan het misschien zijn dat je de laatste tijd wat meer spelfouten maakt in je teksten? Ik heb het idee dat er vaker foutjes in je teksten staan. Ik was benieuwd of je dat zelf ook zo ziet.”

Maar wel:

“Het viel mij op dat je de de afgelopen twee weken twee keer de deadline gemist voor het project. Ook kwam ik veel spelfouten tegen in je tekst.”

Haal specifieke situaties aan waarin je dit gedrag hebt gezien. Voorbeelden geven helpt en maakt het concreter.

Vertel ook duidelijk wat je in plaats van dit gedrag liever zou zien. Maak bijvoorbeeld afspraken over het halen van deadlines, of geef aan dat je het prettig vindt als je collega zijn teksten nog een keer naleest (of laat nalezen) op fouten.

Deadlinestress? Björn weet raad!

Zijn gemiste deadlines een veelvoorkomend probleem bij jou op het werk? Dan hebben wij een goede tip voor je: doe je met deadlines stoeiende collega’s het boek ‘Elke Dag Om 15:00 Uur Klaar’ cadeau. Daarin geeft Björn een praktische handleiding en tips om dankzij een realistische planning altijd op tijd klaar te zijn. Kan je collega vast iets van opsteken!

Stap 2: houd het bij jezelf

Als je je mening geeft, wil je voorkomen dat het een welles-nietesspelletje wordt. Je wilt niet vervallen in ‘Ja maar jij…’-discussies. De truc daarvoor is om feedback bij jezelf te houden. Het is immers jouw mening, geen voldongen feit. Dus praat vanuit ‘ik’. Daarmee voorkom je dat de ander direct in de verdediging schiet en niet meer openstaat voor jouw persoonlijke mening.

Het gaat er vooral om wat het gedrag met jou doet. Jij moet door de slechte planning en de lage werkkwaliteit van je collega overwerken. Je hebt er extra werk aan en raakt er gefrustreerd door. Communiceer dáárover. Als het gaat over jouw mening of gevoelens, dan kan de ander daar weinig tegenin brengen. Bovendien snapt de ander daardoor beter waarom jij het graag anders ziet.

De ik-ik-jij-methode is een goede manier om feedback dicht bij jezelf te houden en als een persoonlijke mening te brengen. Ook het 4G’s-model kan je erbij helpen.

mening geven

Meer heldere-communicatie-tips?

Is helder en to the point communiceren een onderwerp waar jij graag meer over leert? Dat kan. Elke dag zelfs. Volg Tijdwinst op Instagram voor dagelijkse tips over efficiënt (samen)werken, heldere gesprekken voeren en feedback geven die de juiste snaar raakt. Of volg Björn op zijn account, waar hij je inspireert met zijn visie en tips rond deze onderwerpen.

Stap 3: check of de ander je begrijpt

Je mening geven is pas goed gelukt als de ander je volledig begrijpt én weet wat hem te doen staat. Check daarom altijd of je feedback goed is geland. Non-verbale communicatie helpt je daar al een beetje bij. Maar nog beter is het om vragen te stellen als “Hoe zie jij dat?” of “Is dit iets wat je herkent?”.

Met die vraag geef je de ander de ruimte om op jouw feedback te reageren. Luister begripvol en voorkom wederom een welles/nietes-discussie. Het is logisch dat je feedback iets met de ander doet. Dus laat de ander zijn kant van het verhaal vertellen, val hem niet in de reden en wees begripvol.

Merk je dat de ander er echt emotioneel van wordt? Las dan een pauze in. Geef aan dat je het wilt laten rusten en er aan het eind van de dag op terugkomt. Dan zit de ander minder in de emotie en kunnen jullie er opnieuw een constructief gesprek over aangaan.

Vergeet ook positieve feedback niet

In dit voorbeeld zijn we uitgegaan van het slechtste scenario. Jij bent totaal niet te spreken over je collega en wilt dat laten blijken. Maar het kan ook zomaar zijn dat je hartstikke blij bent met jullie samenwerking en een welverdiend compliment wilt uitdelen. Doe dat dan ook vooral!

Wij mensen staan te springen om complimenten. Bovendien wordt negatieve feedback serieuzer genomen als we ook regelmatig iets positiefs tegen de ander zeggen.

In het ideale geval geef je in zo’n 80% van de gevallen positieve feedback en in 20% van de gevallen zeg je iets negatiefs. Met die perfecte verhouding staat de ander meer open voor je feedback, omdat je niet als de boeman of -vrouw van het kantoor te boek staat.

Geef je positieve feedback? Doe dat dan vooral op zichzelf staand. Dus niet in combinatie met een kritiekpunt. Geef de feedback bij voorkeur op het moment dat de positieve situatie zich voordoet. Dan kun je dat voorbeeld meteen aanhaken en wordt het concreet.

Dus niet op een willekeurig moment in de wandelgangen:

“Jij schrijft altijd zulke duidelijke e-mails. Heel fijn!”

Maar wel nadat je een e-mail hebt gelezen:

“Ik zag je e-mail naar de klant net voorbijkomen. Wat fijn dat jij altijd zo puntsgewijs neerzet wat de ander moet doen en wat wij doen. Ik merk dat dat prettig werkt!”

mening geven

Kortom

Voor je mening uitkomen is belangrijk. Ook als die mening niet laaiend enthousiast is. Geef er op een constructieve manier feedback over in 3 stappen:

  1. Wees duidelijk en kom snel to the point, inclusief een oplossing.
  2. Houd het bij jezelf.
  3. Check of de ander je begrijpt.

En ben je een keer wél erg enthousiast over je collega? Laat dat dan ook vooral weten.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over mening geven

  • Wat heb je nodig om een goede mening te geven?

    Het is uiteraard belangrijk dat je over dit onderwerp een eigen mening hebt en dat je die mening kunt onderbouwen. Bedenk verder hoe je het wilt brengen. Het is niet nodig om jouw feedback uitgebreid uitgedacht te hebben. Een paar punten voor jezelf onder elkaar zetten kan al helpen. Spreek verder vooral vanuit je gevoel en blijf dicht bij jezelf. Dus gebruik “Ik merk dat…” of “Het valt mij op dat…” in plaats van “Jij doet ook altijd…”.

  • Waarom is het belangrijk om je mening te durven geven?

    Als jij iets zinnigs te zeggen hebt, hebben je collega’s daar ook veel aan. Inhoudelijk help je anderen ermee om jouw mening te geven. Maar ook voor jezelf is het belangrijk om niet te zwijgen als je iets te zeggen hebt. Je voorkomt ermee dat frustraties hoog oplopen doordat er niets verandert aan een situatie die jou stoort. Dat laatste zou tot een slechte samenwerking, stress of zelfs een burn-out kunnen leiden.

  • Hoe schrijf je een eigen mening?

    Wil je jouw mening schrijvend overbrengen? Als het om persoonlijke feedback gaat, raden we aan om er een mondeling gesprek voor te plannen. Dan kun je beter zien wat je feedback met de ander doet en of de boodschap goed is aangekomen. Als het meer inhoudelijk is, kun je ook prima je eigen mening op schrift delen. Wees in dat geval to the point. Deel eerst je standpunt, geef daarna je argumenten en vraag vervolgens hoe de ander erin staat. Maak het concreet met één of twee voorbeelden.

  • Hoe noem je iemand die geen mening heeft?

    Iemand die geen eigen mening heeft, kun je zien als een meeloper die vindt wat de massa vindt. Maar het kan ook goed zijn dat iemand simpelweg over een specifiek onderwerp niet zoveel te zeggen heeft. Niets mis mee! We hoeven niet overal wat van te vinden. Denk je dat iemand geen mening heeft omdat diegene onzeker is of niet van zich durft te laten horen? Vraag dan persoonlijk wat er speelt of raad een assertiviteitstraining aan.

Meer weten over constructieve feedback?

Wil je praktische methodes leren om voortaan op een constructieve manier feedback te geven die aankomt? Onze training Feedback Geven is precies daarvoor bedoeld. Volg de training op een locatie bij jou in de buurt of online. Na afloop weet je hoe je mensen op een nette manier aanspreekt op ongewenst gedrag, hoe je helder je grenzen aangeeft en hoe je zo effectief mogelijk communiceert zonder dat de ander zich aangevallen voelt. Interessant? Bekijk onze trainingsagenda en geef je op.

Wie zijn wij? | Training Feedback Geven

Tijdwinst.com is gespecialiseerd in in slimmer (samen)werken. Constructieve feedback geven is daar een belangrijk onderdeel van. Naast een training feedback geven bieden we nog meer (online) trainingen aan in het hele land. Bijvoorbeeld op het gebied van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen.

Nieuwsgierig? Neem dan een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.