Hoe kan feedback gegeven worden door HR managers: een complete handleiding

Feedback geven voelt vaak als lopen op een dun koord. Eén verkeerde stap en je boodschap valt verkeerd. Voor HR-managers is het in hun rol als schakel tussen medewerkers en directie een kunst om eerlijk te zijn tegen beide partijen zonder te kwetsen. Daarom deze EHBO-gids feedback geven voor HR managers! Leer hoe feedback een krachtig instrument vormt dat jullie organisatie vooruit helpt. 

Wat komt aan bod?

1. Wat is het belang van een open feedbackcultuur op de werkvloer?
2. Wat is de rol van HR-managers bij het stimuleren van een open en veilige feedbackcultuur? 4 tips
3. Welke feedbackmodellen zijn het meest effectief voor HR-managers in de praktijk?
4. Hoe geef je als HR manager nu feedback aan medewerkers (en hoe vooral niet)?
5. Hoe train en ondersteun je leidinggevenden in het geven en ontvangen van goede feedback?
6. Als HR manager bepaal jij dus hoe de feedbackcultuur uitziet
7. Meer leren over feedback geven? Volg onze training!
8. Veelgestelde vragen over feedback geven voor HR managers

Wat is het belang van een open feedbackcultuur op de werkvloer?

Een feedbackcultuur is een omgeving waarin terugkoppeling een vanzelfsprekend onderdeel van het werk is. Natuurlijk is feedback altijd waardevol, maar in veel organisaties blijft het beperkt tot vaste momenten of verplichte evaluaties. 

Voorbeeld:
Feedback bij functioneringsgesprekken of evaluatiegesprekken

Bij een feedbackcultuur voelt iedere medewerker zich veilig om regelmatig feedback te geven en te vragen. Dit leidt tot de volgende overduidelijke voordelen:

• Problemen worden sneller opgelost, omdat er regelmatiger feedbackgesprekken plaatsvinden.
• Medewerkers leren zichzelf beter kennen en kunnen zichzelf meer ontwikkelen.
• Er ontstaat een gezonde communicatietrend, waarin medewerkers, HR en directieleden open en eerlijk met elkaar communiceren.
• Er heerst een positieve werksfeer, waarin mensen elkaar vertrouwen, goed samenwerken met elkaar en goede prestaties leveren.

Voordelen genoeg om vandaag nog werk te maken van een open feedbackcultuur binnen jouw organisatie. Maar hoe kun je als HR manager deze cultuur aantrekkelijk maken? Wat is jouw rol binnen een feedbackcultuur?

Wat is de rol van HR-managers bij het stimuleren van een open en veilige feedbackcultuur? 4 to do’s

Hoe kun jij als HR manager nu bijdragen aan een feedbackcultuur op de werkvloer? Als HR manager heb je een unieke positie om een echte feedbackcultuur te stimuleren. En zo doe je dat concreet:

1. Voor veiligheid en vertrouwen zorgen
2. Mensen laten wennen aan verandering
3. Goede voorbeeld vormen
4. Feedback trainingen verzorgen

Zorg voor veiligheid en vertrouwen

Je eerste taak is om een werkomgeving te realiseren, waarin vertrouwen heerst en waarin mensen niet bang zijn om feedback te krijgen of te geven. Mensen zijn namelijk hier vaak bang voor, omdat ze denken dat er negatieve gevolgen aan feedback kleven. Je eerste stap is zorgen dat echt contact gemaakt wordt tussen HR-collega’s, medewerkers en leidinggevenden, zodat er een ontspannen sfeer ontstaat. Zodra er vertrouwen en een gevoel van veiligheid is, wordt het veel makkelijker om feedback te geven en te ontvangen.

Laat mensen wennen aan de verandering

Nog zo’n puntje waar veel mensen last van hebben: verandering. Als ze nooit gewend zijn aan open feedback te geven of ontvangen, dan kan dit heel raar aanvoelen en zul je eerst weerstand voelen. Maar maak je geen zorgen: mensen hebben gewoon tijd nodig om nieuwe gewoontes te ontwikkelen en te wennen aan veranderingen. Gun ze die tijd ook. Verwacht niet dat je meteen resultaten zult zien van een feedbackcultuur. 

3. Ben het goede voorbeeld

Als HR manager zit je natuurlijk tussen de medewerkers en directie van een bedrijf in en dat is voor veranderingen aanbrengen een ideale positie. Het levert echter ook een bepaalde verantwoordelijkheid op. Mensen weten niet wat ze kunnen verwachten en kijken naar jou om het goede voorbeeld te geven.

Neem daarom zelf het initiatief om feedback te vragen en moedig je teamleden of medewerkers aan om dat ook bij jou te doen. Laat zien dat je openstaat en eerlijk bent, zodat zij zich comfortabel en veilig voelen om hun mening te delen. Stimuleer hen daarnaast actief om elkaar van constructieve feedback te voorzien. Kortom, begeleid iedereen stap voor stap door het hele proces.

4. Organiseer feedback trainingen

De beste manier om iedereen bekend te maken met de feedbackcultuur is door hen een training Feedback geven en ontvangen aan te bieden. Er bestaan namelijk meerdere modellen van feedback en het is belangrijk te weten hoe en wanneer je deze vormen toepast. Door daarbij te oefenen met concrete situaties en de praktische tips die een cursus je opleveren, kan iedereen snel en simpel leren hoe feedback gegeven en ontvangen kan worden zonder mensen te kwetsen. 

Als HR manager vorm je het boegbeeld van de feedbackcultuur en daarom moet je natuurlijk wel weten hoe je feedback moet geven. Verschillende feedback methodes kunnen je hierbij helpen:

Welke feedbackmodellen zijn het meest effectief voor HR-managers in de praktijk?

“O, het antwoord op die vraag weet ik al lang, hoor! Feedback geef je met het sandwich model!” Kruis! Verkeerde antwoord! Wat doet dit model namelijk? Het wikkelt de kern (dus de negatieve feedback die moet helpen groeien) tussen twee lagen van positieve feedback. “Ja, en dus? Dan verzacht ik de klap toch alleen maar?” En dat is heel collegiaal van je, maar dat maakt het nog geen goede feedback. De sandwich methode zorgt er namelijk voor dat je boodschap niet blijft hangen, omdat de ontvanger niet weet wat je nu eigenlijk duidelijk wilt maken. De constructieve feedback wordt onderschat, gemist of gewoon vergeten.

Bovendien verliezen de complimenten en kritiek hun kracht, waardoor je hele boodschap onoprecht en nep overkomt. Eh…oeps. Laat dat nu net niet zijn wat je wilde bereiken!

Nee, om die reden ben ik geen fan van de sandwich methode (en met mij nog vele anderen, hoor). Er zijn echter 3 andere feedback methodes die wél hun vruchten afwerpen:

1. De STAR-methode

Een feedbackmodel dat ik voor Human Resources graag aanbeveel, is de STAR-methode. Hierbij verbind je je feedback aan vier elementen: de situatie, de taak, de actie en het resultaat. In de praktijk ziet dat er zo uit:

• Situatie: “Tijdens de teammeeting van vorige week merkte ik dat er verwarring ontstond over de planning van het nieuwe project.”
• Taak: “Jouw taak was om het overzicht van de taken duidelijk te presenteren en ervoor te zorgen dat iedereen wist wat er van hen verwacht werd.”
• Actie: “Ik zag dat je de takenlijst wel had opgesteld, maar dat je deze pas tijdens de meeting liet zien en niet van tevoren had gedeeld.”
• Resultaat: “Daardoor wisten sommige teamleden niet zeker welke verantwoordelijkheden ze hadden, wat zorgde voor vertraging in het starten van het project. Het is belangrijk dat je in de toekomst de planning tijdig deelt; dat voorkomt misverstanden en verwarring.”

2. De ik-ik-jij-methode

Een andere slimme manier om feedback te geven zonder dat de ander meteen in de verdediging schiet, is de ik-ik-jij methode. Het principe is simpel: vertel wat jij hebt waargenomen vanuit jouw eigen perspectief. Geef hierbij ook aan wat dat met jou deed. Sluit af met de ontvanger te vragen hoe hij/zij hier tegenaan kijkt.

Feedback voorbeeld ik-ik-jij-methode:
Ik: “Ik merk dat de laatste drie rapportages later binnen kwamen dan gepland.”
Ik: “Dat vind ik erg vervelend, want hierdoor kon ik niet tijdig schakelen met de directie.”
Jij: “Wat vind jij hiervan?”

3. De 4G-methode

Als laatste kun je feedback geven met het 4G-model. Het 4G-model biedt vier duidelijke stappen (Gedrag, Gevoel, Gevolg en Gewenst Gedrag) die je helpen om feedback te geven op een manier die zowel begrijpelijk als nuttig is. Zo werkt het:

• Beschrijf feitelijk gedrag: “Tijdens de laatste drie teamvergaderingen merkte ik dat je herhaaldelijk sarcastische opmerkingen maakte richting collega’s, zoals toen je zei dat hun ideeën ‘te simpel’ waren.”
• Gevolg van het gedrag: “Door dit gedrag ontstaat er spanning binnen het team en collega’s durven minder snel hun mening te delen. Dat kan het samenwerken bemoeilijken en de productiviteit verminderen.”
• Gevoel: “Dat maakt dat ik me boos voel, want zulk gedrag tolereren we hier niet.”
• Gewenst gedrag: “Ik wil dat je tijdens vergaderingen respectvol reageert, ook als je het niet eens bent met een idee. Richt je op inhoudelijke feedback in plaats van persoonlijke opmerkingen, zodat iedereen zich veilig voelt om bij te dragen.”

Je kunt de 4G’s ook door elkaar gebruiken, zoals het voorbeeld illustreert. Je hoeft dus niet eerst je gevoel te beschrijven, als het logischer is in de context om eerst een gevolg te benoemen van het gedrag.

Senior trainer Patrick van der Gulik legt je in deze video uit hoe je het 4G-model toepast.

3 sterke feedbackmodellen helpen je al een heel eind op weg om constructieve feedback te geven. Ik heb echter ook nog een aantal do’s en dont’s voor je, zodat je met een heel wapenarsenaal aan de slag kunt!

Hoe geef je als HR manager nu feedback aan medewerkers (en hoe vooral niet)?

Hoe geef je als HR-manager eerlijke feedback zonder dat medewerkers in de verdediging schieten? En hoe zorg je er nou voor dat feedbackgesprekken leiden tot gedragsverandering en niet alleen tot begrip? Geen zorgen: ik heb nog een aantal handige tips voor je:

1. Geef iemand negatieve feedback vrijwel meteen en wacht geen weken (of zelfs maanden).
2. Negatieve feedback deel je niet in het bijzijn van het hele bedrijf. Kies er altijd voor om een persoonlijk feedbackgesprek in te plannen.
3. Positieve feedback is minstens zo belangrijk; weten wat goed gaat, geeft medewerkers de motivatie om aan verbeterpunten te werken. 
4. Wees concreet in je feedback (zowel positief als negatief) en benoem duidelijk wat goed is of fout ging.
5. Geef feedback regelmatig en niet pas bij een beoordelingsgesprek. Combineer je een beoordeling namelijk met feedback, dan bestaat de kans dat mensen het gewoon als een afgerond punt zien en niets meer met je feedback doen.
6. Richt je feedback altijd op het werk of het proces, nooit op de persoon zelf.
7. Baseer je opmerkingen op observeerbare feiten en concrete situaties.
8. Geef mensen ook de kans om te reageren op feedback en luister hierbij actief naar hen.

Als je feedback wilt geven die landt en die opgepakt wordt, dan moet je daarnaast geen gebruik maken van aarzeltaal, want die zwakt je boodschap af. Laat ook persoonlijke aanvallen, beschuldigingen, vaagheid en generaliserende uitspraken (zoals: “Jij doet nooit/altijd…”) achterwege. 

Well, Gods be damned! Alle modellen en tips perfect toegepast en nog bespeur je weerstand bij je gesprekspartner of je gesprekspartner raakt zelfs geëmotioneerd. Hoe ga je daar nu weer mee om? 

Hoe ga je als HR om met weerstand of emotionele reacties tijdens feedbackgesprekken?

Weerstand en emotionele reacties zijn vrijwel onvermijdelijk bij feedbackgesprekken, vooral wanneer het gaat om gevoelige onderwerpen. Als HR-professional is het cruciaal om dit niet persoonlijk op te vatten; het gaat niet om jou maar om de impact van de boodschap op de ander.

Het begint daarom allemaal met een goede voorbereiding: weet precies welke feedback je wilt geven, baseer deze op feiten en concreet gedrag en wees helder over het gewenste resultaat. Zo voorkom je dat het gesprek onnodig emotioneel wordt, doordat de medewerker zich aangevallen voelt.

Tijdens het feedbackgesprek is luisteren minstens zo belangrijk als spreken. Wanneer een medewerker weerstand toont, bijvoorbeeld door defensief gedrag, afwezigheid van oogcontact of zelfs boosheid, is het verleidelijk om direct in de verdediging te schieten of je punt nog eens te herhalen… en nog eens… en nog eens (een papegaai is er niks bij).

In plaats daarvan werkt het beter om eerst de emotie te erkennen: “Ik merk dat dit moeilijk voor je is” of “Ik begrijp dat dit even hard binnenkomt.” Daarmee geef je de ander ruimte om zijn of haar gevoelens te uiten en laat je zien dat je oog hebt voor hun perspectief.

De ander voelt zich kortom gehoord.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Een andere effectieve strategie is het inzetten van open vragen. Vraag bijvoorbeeld: “Wat vind je van deze observatie?” of “Hoe kijk jij hier zelf tegenaan?” Dit maakt het gesprek meer een dialoog dan een monoloog en verlaagt de kans op escalatie. Bovendien krijg je zo meer inzicht in de beweegredenen van de ander en kun je meer begrip tonen.

Daarnaast is timing en pauze nemen belangrijk. Soms kan een korte stilte of een moment om even te ademen de spanning doorbreken. Je hoeft het gesprek niet geforceerd af te ronden; het kan juist helpen om het later voort te zetten, zodat de medewerker de tijd heeft om te verwerken wat er is gezegd.

Tot slot gaat het erom als HR-professional een voorbeeld te zijn, ook in deze emotionele situaties. Blijf zelf rustig, toon empathie zonder je boodschap te verzachten en wees consequent in het navolgen van de gemaakte afspraken.

“Maar eh… je hebt het de hele tijd over feedback aan medewerkers geven, maar hoe geef ik als HR manager feedback aan leidinggevenden en directieleden?” Een heel goeie vraag, die ik hieronder graag nog wilt beantwoorden:

Hoe train en ondersteun je leidinggevenden in het geven en ontvangen van goede feedback?

Als HR manager heb je een sleutelrol in het helpen van leidinggevenden om feedback effectief te geven en te ontvangen. Het begint bij het bewust maken van het belang van feedback; leidinggevenden moeten begrijpen dat goede feedback niet alleen de prestaties van hun team versterkt, maar ook hun eigen groei stimuleert. Ze moeten het zien als een instrument om vertrouwen en openheid te vergroten, in plaats van een verplichting die ongemak oproept.

Als HR manager kun je bovendien leidinggevenden coachen tijdens hun feedbackgesprekken door mee te luisteren, te observeren en concrete terugkoppeling te geven. Het helpt ook om kaders en hulpmiddelen aan te reiken: gesprekschecklists, voorbeeld formuleringen of manieren om gesprekken op te volgen.

Daarnaast is het cruciaal dat je als HR een feedbackcultuur stimuleert waarin medewerkers zich veilig voelen om zelf direct leidinggevenden feedback te geven. Zo ontstaat een dynamiek waarin feedback geven en ontvangen vanzelfsprekend wordt.

Tot slot draait het om consistentie en opvolging. Een enkele feedback training volgen is onvoldoende; het gaat om het integreren van feedback in de dagelijkse praktijk. Regelmatige terugkom-sessies, peer learning, coaching on the job en het monitoren van ontwikkeldoelen zorgen ervoor dat leidinggevenden de feedback geven daadwerkelijk eigen maken.

Als HR manager bepaal jij dus hoe de feedbackcultuur uitziet

Als HR-manager heb je de unieke kans om een omgeving te creëren waarin mensen zich veilig voelen om eerlijk te zijn, van elkaar te leren en zichzelf te ontwikkelen. Het begint bij vertrouwen, het goede voorbeeld en het stap voor stap begeleiden van medewerkers en leidinggevenden door het proces. Wanneer je consequent en concreet bent, gebruikmaakt van de juiste modellen en ook emoties erkent, verandert feedback al snel van iets waarbij je een zuur gezicht trekt in echte vooruitgang. Vraag zelf daarom eens om feedback. Moedig mensen aan om feedback te delen. Geef feedback met een methode die bij jullie organisatie past. Zie feedback geven kortom niet langer als een verplichting maar als een kans om prestaties, samenwerking en werkplezier echt te laten groeien. Die gewenste feedbackcultuur begint immers voor een groot deel bij jou!

Ghislen Nysten, 
Senior trainer

Meer leren over feedback geven? Volg onze training!

Merk je dat het lastig blijft om feedback modellen effectief te gebruiken? Reageren collega’s of leidinggevenden nog steeds verdedigend tijdens een gesprek of komt je goedbedoelde advies niet echt binnen? Bij Tijdwinst.com kunt je een eendaagse training Feedback geven en ontvangen volgen. In deze cursus leer je precies de technieken en handvatten die je nodig hebt, zodat je vanaf het begin met vertrouwen en gemak zowel positieve erkenning als constructieve tips kunt delen. Schrijf je vandaag nog in, zodat jij iedereen feedback kunt geven die echt verschil maakt. 

Note: We geven open en incompany trainingen, zodat iedereen kan bijdragen aan die felbegeerde open feedbackcultuur.

Veelgestelde vragen over feedback geven voor HR managers

• Wat is het verschil tussen corrigerende feedback en ontwikkelgerichte feedback binnen HR?

  Corrigerende feedback richt zich op concreet gedrag dat direct moet veranderen, omdat het negatieve gevolgen heeft voor het werk of team. Ontwikkelgerichte feedback is daarentegen vooral gericht op groei en het versterken van vaardigheden op de langere termijn. Het gaat hierbij meer om potentieel dan om directe foutcorrectie.

• Hoe voorkom je dat feedback subjectief of willekeurig wordt ervaren door medewerkers?

  Om te voorkomen dat feedback subjectief overkomt, baseer je deze altijd op concrete voorbeelden van gedrag, feiten en meetbare resultaten. Geef nooit feedback op de persoon of iemands karakter, want dan voelt het als een persoonlijke aanval. Door objectief te blijven, vergroot je de kans op acceptatie en verbetering.

• Wat is het juiste moment en de juiste setting voor HR om feedback te geven?

  Feedback moet zo snel mogelijk gegeven worden na het ongewenste gedrag. Negatieve feedback moet je altijd persoonlijk geven, bijvoorbeeld in een 1-op-1-gesprek. Dit waarborgt de privacy en zorgt voor een veilige omgeving waarin de ontvanger rustig kan reageren.

• Hoe meet je als HR-manager of feedback bijdraagt aan betere prestaties, betrokkenheid en samenwerking?

  Impact meet je door zowel kwantitatieve als kwalitatieve signalen te volgen:

  • Prestatie-indicatoren: productiviteit, kwaliteit van werk en het behalen van doelen.
  • Engagement: medewerkerstevredenheid, retentie en betrokkenheidsonderzoeken.
  • Teamdynamiek: observeer veranderingen in samenwerking tijdens periodieke team check-ins.

• Wat zijn de 5 belangrijkste regels voor het geven van feedback?

  In elke situatie zijn dit de 5 gouden regels voor feedback:

  1. Wees concreet.
  2. Luister actief.
  3. Geef je goede bedoeling weer.
  4. Geef feedback over feiten/concrete waarnemingen.
  5. Spreek vanuit de ik-vorm.

• Hoe kan ik feedback geven aan mijn manager?

  Dit kan spannend zijn, maar het is effectief als je het professioneel aanpakt. Richt je op concreet gedrag in plaats van op de persoon en beschrijf wat dat met jou of het team doet. Geef als laatste aan wat je graag anders zou zien.

  Bijvoorbeeld:
  “Wanneer vergaderingen uitlopen, raak ik het overzicht kwijt; het zou helpen als we de tijd strak houden.”

• Wat zijn de vijf stappen om respectvol feedback te geven?

  Volg deze stappen voor een constructief proces:

  1. Plan een feedbackgesprek in (onder vier ogen).
  2. Zorg dat je feedback concreet en specifiek is om miscommunicatie te voorkomen.
  3. Scheid de boodschap van de boodschapper en focus op de inhoud.
  4. Luister naar de ander en geef ruimte voor een reactie.
  5. Ga nooit in de aanval; zie feedback als een kans om te groeien.

• Wat is een voorbeeld van goede feedback voor een manager?

  “Tijdens teamvergaderingen merk ik dat besluiten vaak snel worden genomen zonder dat iedereen input kan geven. Daardoor voelen sommige teamleden zich minder gehoord en loopt de samenwerking stroef. Dat vind ik erg jammer, want ik streef er juist naar dat iedereen zijn input mag delen zodat iedereen zich betrokken voelt. Het zou helpen als we bij belangrijke besluiten eerst kort ieders mening bespreken, zodat iedereen zich betrokken voelt bij het eindresultaat.”

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.