Professioneel een werknemer ontslaan? 6 tips voor een soepele exit

Een werknemer ontslaan is altijd vervelend. Zeker wanneer diegene niks misdaan heeft, maar gewoon matig presteert. Dit is hoe je hem professioneel doch soepel de deur wijst, zonder conflict of consternatie, met positieve afsluiter. 6 tips maken je ontslaggesprek makkelijker én beter.

Wat je in dit artikel leert

Als je jezelf de tijd gunt, weet jij over 5 leesminuten hoe je een werknemer ontslaat, qua aanpak en communicatie. Een lastig slechtnieuwsgesprek, dat desondanks niet zo vervelend hoeft te zijn als je denkt. Je kunt zelfs iemand met een – relatief – positief eindgevoel de deur uit laten gaan.

(Disclaimer: dit artikel gaat dus niet over de juridische kant van een werknemer ontslaan. Hier leer je alles over de communicatieve kant van iemand de laan uitsturen.)

Wat je daar aan hebt

Een betere verstandhouding met (ex-)werknemers. En dat is altijd een goed idee. Verlaat iemand met wrok-gevoelens je bedrijf, dan komt dat je naam niet ten goede. Bovendien zorgt het voor gedoe binnen je bestaande team; de ex-collega’s van degene die je laat gaan. Creëer je een ontslag met wederzijds goedvinden, dan blijft de band met huidige én voormalige werknemers gezond.

Hoe je dat doet

Daar heeft business en leiderschap expert Lauren Bacon het antwoord op. Als erkende pro op het gebied van effectief omgaan met je organisatie en z’n werknemers, doet zij een boekje open over het nare gedeelte: ontslag. Haar 6 tips nemen je aan de hand door het ontslaggesprek met je werknemer, en maken het een stuk aangenamer, soepeler en professioneler – voor beide partijen.

Want toegegeven; voor beide partijen is het gesprek vervelend.

Een werknemer ontslaan is (altijd) vervelend

Of het nu gaat om een lastige werknemer ontslaan, een werknemer ontslaan om disfunctioneren, of omdat hij of zij grove overtredingen op de werkvloer is begaan – een werknemer ontslaan met vast contract, of een tijdelijk; iemand de deur wijzen is altijd vervelend.

Vervelend is het altijd. Lastig niet per sé. Heeft iemand grove overtredingen begaan, zoals diefstal of seksuele intimidatie, dan is het makkelijk voor je. Kwestie van meteen kordaat reageren, op een bijzonder bondige manier:

“Pak je spullen maar, je bent ontslagen.”

Afgehandeld. Die zie je niet meer terug.

Maar gaat het om zo’n ietwat lastige werknemer of iemand die gewoon (net) niet voldoende functioneert, dan wordt het wel een lastig verhaal voor jou als leidinggevende. Je hebt vervelend nieuws, maar de ontvanger verdient desondanks een respectvol afscheid.

Bovendien werken jullie na het ontslaggesprek waarschijnlijk nog een tijdje samen, in de uitwerk-periode tot aan het definitieve vertrek. Des te belangrijker dat je die laatste weken aangenaam en niet ongemakkelijk maakt, door het vervelende nieuws netjes te delen.

Een werknemer ontslaan die gewoon (net) niet voldoende functioneert is lastig. De ontvanger verdient wel een respectvol afscheid. Dit is hoe dat werkt. Click To Tweet

Gelukkig kan dat: van het hele onaangename gebeuren een relatief aangename ervaring maken. Een respectvol en professioneel afscheid. Als je het gesprek zorgvuldig aanpakt, tenminste. Op de professionele én menselijke manier. Eentje die de ontvanger geen afgewezen gevoel geeft, en die het gesprek voor jou gemakkelijker maakt om te houden.

6 werknemer ontslaan tips maken ‘t makkelijker (en beter)

Lauren Bacon heeft veel ervaring met ondernemen en leidinggeven – en daardoor inherent ook met mensen ontslaan wanneer ze niet goed functioneren. In haar bestseller ‘The Boss of You’ en nieuwe boek ‘Curious for a Living’ deelt ze hoe je bedrijven én mensen leidt. Rechtstreeks uit eigen ervaring vertelt ze hoe je van dat gevreesde ontslaggesprek toch een aangename samenkomst te maken.

Dat kan namelijk. Dit is hoe, in deze volgorde.

1. Bereid het gesprek voor (als een TED talk)

Het laatste wat je wil, is dit gesprek blanco in gaan. Nooit doen. Natuurlijk weet je in grote lijnen wat je wil zeggen – “je functioneert onvoldoende, dus ben je ontslagen” – maar hoe je dat exact gaat brengen zul je toch wat zorgvuldiger moeten voorbereiden.

Lauren Bacon gaat zelfs zover dat ze een ontslaggesprek vergelijkt met een speech op tv of een TED talk. Zij is namelijk altijd ongeveer net zo nerveus, dus bereid ze zich net zo goed voor als ze in één van deze twee scenario’s zou doen:

“Oefen de punten die je wil benoemen alsof je ze op televisie zou moeten voordragen”, adviseert zij.

Zorg dus dat je van tevoren precies weet wat je wil zeggen, en oefen dat. Schrijf alle onderdelen puntsgewijs onder elkaar, als op een keynote kaartje, en hou het gesprek van tevoren hardop. Voor jezelf, of met een oefenpersoon die je vertrouwt – afhankelijk van hoe groots dit ontslaggesprek is voor jou, qua nervositeit.

Ontslaggesprek? Oefen de punten die je wil benoemen alsof je ze op tv of een TED-talk zou moeten voordragen. Click To Tweet

werknemer ontslaan

(Wát je het best kunt zeggen, ontdek je in tip 3.)

2. Manage de omstandigheden

Het zijn de weinige factoren die je wél in de hand hebt wanneer je een werknemer moet ontslaan: de omstandigheden. Zorg van tevoren dat je deze optimaal onder controle hebt, op de juiste manier.

Het moment  van het ontslaggesprek bijvoorbeeld. Voer het zo vroeg mogelijk. Maak het je allereerste actie van de dag. Om 2 redenen. Ten eerste kun je iets vervelends dat je het liefst uitstelt maar beter meteen doen. Het ‘slik die kikker’ concept.
Ten tweede is het belangrijk om zo’n geladen gesprek te houden, voordat je andere zaken met je collega zou bespreken. Stel dat hij die dag gewoon aan het werk zou beginnen, jullie nog samen een meeting hebben, en je hem na de middagpauze ontslaat? Dat kan natuurlijk niet. Doe het meteen.

Stel een ontslaggesprek niet uit. Plan het als allereerste actie van de dag. Click To Tweet

Zorg daarnaast ook dat het gesprek onder 4 ogen plaatsvindt. Plan het gesprek met je collega in een afgeschermde ruimte waar jullie alleen en openlijk kunnen spreken. Je weet niet welke (emotionele) reactie je mededeling gaat oproepen, maar je kunt wel zorgen dat je collega zich vrij kan uiten, zonder dat anderen het zien of horen.

werknemer ontslaan

3. Doe de omgekeerde sales pitch

Je weet wel, zo’n verhaal dat je houdt om iets aan iemand verkocht te krijgen: een sales pitch of verkooppraatje. Wat je je werknemer gaat vertellen in het gesprek, is ongeveer hetzelfde, maar werkt omgekeerd. Dat gaat zo.

Je opent ten eerste het ontslaggesprek meteen met het slecht nieuws. Er hoeft niet omheen gedraaid te worden.

Lauren:

“Dit is het pleister-in-één-ruk-verwijderen moment: het doet even ontzettend zeer, en dan volgt de ontlading.”

Je zegt alleen niet: “je bent ontslagen, helaas” als pleister-moment. Je pakt je boodschap netjes en professioneel in. Dit is waar de pitch komt kijken. In een sales pitch ga je normaal gesproken namelijk op zoek naar datgene dat de andere partij mist, versus wat jij aanbiedt. Dat is de kern van je verkooppraatje. In een ontslaggesprek doe je het andersom.

“In plaats van zoeken naar de juiste match tussen vraag en aanbod, leg je hier uit waarom bepaalde kwaliteiten van de ander niet matchen met wat jouw organisatie nodig heeft.”

Je gaat dus geen lijst van slechte eigenschappen opnoemen, en benadrukken op welke vlakken degene allemaal onvoldoende presteert als reden voor het ontslag. Dat maakt het gesprek onnodig pijnlijk en persoonlijk.

Wat je beter zegt – ja, dit mag je letterlijk invullen, voorbereiden en oefenen:

“Het bedrijf heeft _______ nodig op dit moment, en dat blijkt niet jouw sterkste kant. We hebben verschillende pogingen gedaan om je op niveau te krijgen op het gebied van _______, maar we zien jammer genoeg niet de vooruitgang die nodig is.”

Klinkt professioneel? Ja, toch?

4. Benoem de volgende stappen

Het nieuws is gedeeld, de ander komt rustig bij van de impact. Is er genoeg ruimte geweest voor een eerste reactie en adempauze; je hoeft niets te zeggen na het droppen van het bericht, alleen luisteren en vragen beantwoorden, neem hier net zoveel tijd voor als de ander nodig heeft. En dan ga je over naar de praktische zaken.

Val met de deur in huis in elk ontslaggesprek, neem dan de tijd voor reacties, en vervolg met alle praktische gevolgen. Click To Tweet

Benoem wat de volgende praktische stappen zijn nadat jullie uit deze ruimte vertrekken, volgens jullie bedrijfsbeleid. Zaken als:

  • Moet de ander nog bedrijfsmateriaal inleveren bij vertrek?
  • Zijn er wachtwoorden die veranderd moeten worden bij de IT-afdeling?
  • Wanneer komt de laatste loonstrook? Hoe ziet die eruit?
  • Hoe wordt een pensioenplan of andere extra’s van het dienstverband afgerond?

5. Geef iets mee

Geen bos bloemen of gouden handdruk. Tenzij je dat graag wil, natuurlijk. Wat je de ander beter kunt meegeven – om de zaak op een positieve manier af te sluiten – is bijvoorbeeld een referentie. Geef aan dat mogelijke toekomstige werknemers jou mogen bellen voor informatie. Of bied aan om een recommendation of skill endorsement op LinkedIn te zetten. Minstens zo waardevol. Mits je oprecht positief kunt zijn over bepaalde kwaliteiten van je (voormalig) werknemer, natuurlijk.

werknemer ontslaan

Geef geen bos bloemen, maar een (LinkedIn) referentie mee, om een ontslaggesprek positief af te sluiten. Click To Tweet

Kun je dit niet geven en/of niets anders bedenken, vraag de ander dan of je iets voor hem of haar kunt doen. Op dit moment, of in de zoektocht naar een nieuwe baan.

Geef daarnaast aan dat je collega altijd nog bij jou terecht kan voor vragen rondom het ontslag. Voorkom zo dat het ongemakkelijk wordt om er nog op terug te komen, aangezien jullie waarschijnlijk nog een paar weken onder hetzelfde dak werken voordat de uitwerk-periode echt verstreken is.

6. Wees WhatsApp voor

Het nieuws zal als een lopend vuurtje rondgaan onder collega’s. Via WhatsApp kan de ontslagen werknemer al delen wat er gebeurd is, voordat jullie de ruimte goed en wel uit zijn gelopen.

Wees dat vóór.

Pak na het gesprek meteen de teamleden van de zojuist vertrokken collega bij elkaar en hou hetzelfde praatje als je zojuist hebt gedaan, in verkorte versie. Val meteen met de deur in huis –

“we hebben besloten om het contract van ____ niet te verlengen” of “we hebben moeten besluiten om de samenwerking met _____ te stoppen”

– en leg uit dat het komt door een mismatch tussen behoeften van het bedrijf en kwaliteiten van de collega (of freelancer). De omgekeerde salespitch.

Vraag vervolgens meteen of er vragen of opmerkingen zijn. Beantwoord ze oprecht, en benadruk nog eens dat mensen die later nog vragen hebben altijd welkom zijn. Door bij jou op kantoor binnen te lopen, of door ze digitaal te stellen als ze dat makkelijker vinden.

Licht de rest van je team meteen in na een ontslaggesprek, en geef aan dat je openstaat voor vragen en opmerkingen. Click To Tweet

Zo rond je een ontslag – hoe vervelend het ook is – altijd netjes en relatief positief af. Met degene die moet vertrekken én met degenen die bleven. Beiden even belangrijk!

– Zelf ervaring met werknemers ontslaan? Nog aanvullende tips, uit eigen ervaring? Of vragen om jezelf nog beter voor te bereiden? Deel het in de Reacties hier beneden!

Meer leren?

Meer leren over mensen managen en hoe je altijd effectief en professioneel communiceert als leidinggevende? Hoe je je mensen vooruit helpt, door de juiste dingen te zeggen en de beste feedback te geven, op elk moment? Volg de training Feedback Geven, en leer het in 1 dag.

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

X