Een teamlid bakt er niets van. Aan jou de taak om hem aan te spreken op zijn gedrag. Maar hoe doe je dat, zonder hem te kwetsen of een defensieve reactie uit te lokken? Simpel: (1) geef een compliment. (2) Benoem het probleem. (3) Kom met be… Nieuwsgierig naar de overige stappen? Lees ze hier.
Kritiek geven: wanneer iemand tekort schiet
Een teamlid heeft alweer weer een deadline gemist. En de kwaliteit van het werk? Ook daar schort het aan. “Het zal vanzelf wel goed komen,” denk je. “Laat ik er maar niet meteen iets van zeggen.”
Je bedoelt het natuurlijk goed, maar door de confrontatie uit de weg te gaan, doe je niet alleen jezelf, maar ook het bedrijf én de medewerker in kwestie tekort. Hij verdient het namelijk om te weten wanneer hij stukloopt, zodat hij de mogelijkheid heeft om zichzelf te verbeteren.
Toch blijft dat lastig.
Zodra je iemand aanspreekt op zijn fouten begeef jij je op glad ijs. Je wil namelijk voorkomen dat je de gevoelens van de ander kwetst. Toch wil je dat jouw – misschien ietwat harde – boodschap aankomt. Hoe pak je zo’n gevoelige kwestie aan?
Amy Cooper Hakim, auteur van het boek “Working with Difficult People’, geeft advies:
“Het is belangrijk dat je onthoudt dat de persoon tegenover je emoties en gevoelens heeft over de feedback die je hem of haar geeft.”
Geef daarom niet tactloos aan dat het werk dat je medewerker levert “echt knudde” is, maar verplaats je in de persoon. Behandel het gesprek alsof jij degene bent die de kritiek ontvangt.
Doe dit door je feedback niet te richten op wat de persoon fout doet, maar door het gesprek een kant op te sturen waarin je samen zoekt naar een oplossing om het probleem in de toekomst te voorkomen.
Die tactiek pas je in 6 eenvoudige stappen toe:
6 simpele manieren om opbouwende kritiek te geven
1. Begin met een compliment
Direct het gesprek aangaan met stevige kritiek is niet bepaald het beste idee. De medewerker kan in de verdediging schieten, waarna alles dat uit jouw mond komt als een persoonlijke aanval wordt gezien. Hakim raadt dan ook aan om vóórdat je negatieve kritiek geeft, te beginnen met iets positiefs;
“Het is belangrijk dat je het gesprek positief start. Benoem eventueel de reden waarom je hem of haar aannam — herinner hen aan hun positieve kwaliteiten.”
Bijvoorbeeld:
“Patrick, ik wilde je destijds ontzettend graag bij het bedrijf hebben omdat je een echte doorzetter bent. Je weet waar je het over hebt en je weet de klant te enthousiasmeren. Dat zie ik graag.”
2. Benoem het probleem
Vervolgens haal je direct het pijnpunt aan. Je wil namelijk voorkomen dat je er nodeloos omheen draait.
“Toch merk ik de laatste tijd dat je wat moeite hebt met het behalen van de deadlines. Zo heb ik bijvoorbeeld die kostenanalyse nog steeds niet binnen.”
Zorg er vervolgens voor dat jouw punt van kritiek aanvoelt als een aanmoediging, in plaats van een beschuldiging. En néé, dit doet niets af van jouw directheid, het zorgt er juist voor dat je medewerker openstaat voor jouw feedback.
“Ik weet dat je beter kan, echt. In het verleden tilde je veel zwaardere projecten dan deze. Ik twijfel er dan ook niet aan dat het niet goedkomt.”
3. Onderbouw wat je zegt met feiten
Het doel van het gesprek is natuurlijk dat Patrick begrijpt waar het aan scheelt. Het is daarom belangrijk dat je het probleem helder en duidelijk schetst, zegt Hakim. ‘Bewijsmateriaal’ kan hierbij handig van pas komen.
“Kom gewapend. Zorg dat je die mail bij je hebt waarin die klant klaagt dat zij haar aanvraag niet op tijd binnen heeft.”
Wanneer Patrick namelijk in de verdediging schiet en stelt dat hij wel degelijk zijn projecten op tijd inlevert, kun je hem – respectvol – met de neus op de feiten drukken.
“Goed, je stelt dat het eenmalig was, maar bij dit project ging het ook mis: dit voorstel had vóór maart aangeleverd moeten worden. Halverwege april werd het concept pas verstuurd.”
4. Vraag hoe jij kan helpen
Natuurlijk kunnen er tig reden zijn waarom Patrick de laatste tijd de werkdruk niet kan bijbenen. Misschien speelt er iets in zijn privéleven, gaat een bepaalde taak hem net boven de pet of is er niet voldoende uitdaging.
Wat het ook is, probeer de onderliggende oorzaak van het probleem te achterhalen, zodat je hem kunt ondersteunen.
Hakim:
“Het gesprek moet niet gaan om het dumpen van al jouw punten van kritiek. Wil je dat er daadwerkelijk iets verandert, dan moet het uitmonden in een samenwerkingsverband. Vraag daarom hoe jij hem kan helpen.”
“Je begrijpt natuurlijk dat ik niets kan veranderen aan de aanleverdata. Het moet gewoon op tijd binnen zijn. Is er echter iets dat ik kan doen waardoor de tijdsdruk afneemt? Bijvoorbeeld je een andere werkplek geven, zodat je minder wordt gestoord? Of wat dacht je van een cursus Timemanagement?”
5. Stel geen ultimatum, spreek een deadline af
Vanzelfsprekend wil je dat Patrick zo snel mogelijk het probleem oppakt. Je zal hem daarom duidelijk moeten maken dat er eventuele consequenties zullen plaatsvinden wanneer hij zichzelf niet verbetert. Stel echter geen ultimatum, zegt Hakim — dat werkt juist averechts;
“Leg geen strikt ultimatum op, veels te intimiderend. Wat veel beter werkt, is aangeven dat jullie gewoon opnieuw om tafel gaan zitten wanneer zijn werk/privé-balans niet verbetert.”
“Ik heb weet zeker dat je hiermee aan de slag kunt en je uiteindelijk weer die lat zo hoog legt als voorheen. Laten we daarom afspreken dat we volgende maand nog eens gaan samenzitten om te kijken hoe het dan gaat. Als het rond die tijd nog niet verbeterd is, gaan we dan opnieuw in gesprek.”
6. Check of de boodschap is aangekomen
Hoewel jouw aanpak dusverre ontzettend opbouwend en constructief was, kan het Patrick natuurlijk wel koud op zijn dak vallen. Misschien was hij er niet op voorbereid óf waren er zoveel verbeterpunten dat hij niet alles in één keer kan onthouden.
Zodra je dan ook het probleem op tafel hebt gelegd en hebt besproken, ga dan even na of hij het ook daadwerkelijk begrijpt.
Hakim suggereert het volgende:
“Fijn dat je even naar me hebt geluisterd. Ik begrijp dat niemand zoiets graag hoort, maar we moeten het simpelweg even besproken hebben. Ik zou het fijn vinden als je mij even ons dialoog op de mail zet, zodat ik zeker weet dat we op één lijn zitten.”
Zo weet je niet alleen zeker dat hij het begrepen heeft, je hebt ook weer het nodige bewijs mocht dat onverhoopt nodig zijn wanneer Patrick niet jouw feedback ter harte neemt.
Kortom: kritiek geven
Je hoeft Patrick niet de wind van voren te geven om ervoor te zorgen dat hij zijn zijn beste beentje voor zet. Zodra je op een positieve manier het geven van negatieve feedback benadert, komt dat niet alleen de werkrelatie ten goede, jouw werknemer weet precies wat er van hem wordt verwacht. Ga het gesprek dus aan.
Dat deed je zo:
- Begin met een compliment.
- Benoem direct het probleem.
- Onderbouw wat je zegt met feiten.
- Vraag hoe jij kan helpen.
- Spreek een een deadline af.
- Check of de boodschap is binnengekomen.
Appeltje, eitje.
Dit in de praktijk toepassen? Het kan (maar wees er snel bij!)
Zoals je ziet is positieve kritiek geven niet ontzettend lastig. Het echter perfect onder de knie krijgen, vergt misschien wat oefening. Wij kunnen daarbij helpen.
Wanneer je onze 1-daagse training Feedback Geven volgt, leren we je opbouwende feedback geven en ontvangen in een paar stappen. Handig, voor wanneer je leidinggevende bent en regelmatig (evaluatie)gesprekken moet voeren.
Let wel op! Er zijn maar een aantal plaatsen beschikbaar. Gezien de populariteit van de cursus zul je er dus op tijd bij moeten zijn. Claim daarom nu je plek:
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
