Negatieve terugkoppeling vervelend? Nee! 92% wíl het juist

Je collega’s huiveren helemaal niet van negatieve terugkoppeling. Een beetje kritiek is juíst wat ze graag willen – in 92% van de gevallen – blijkt uit wereldwijd werknemers-onderzoek. 57% ontvangt het zelfs liever dan lof! Mits constructief geleverd. Maar hoe doe je dat, zodat het makkelijk is om te geven, en prettig om te ontvangen? In 3 stappen.

“We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.”

Bill Gates, in ‘Good Feedback is the Key to Improvement

Feedback hebben we nodig, om te verbeteren. En da’s niet alleen een mening (al is hij van Bill Gates, niet de minste). Het is een feit. Feedback geven – inclusief negatieve terugkoppeling – is cruciaal voor iedereen die vooruit wil in z’n werk en carrière. Dat weet Bill Gates, én dat weet 92% van je collega’s.

Die feiten komen uit grootschalige enquête onder 900 werknemers wereldwijd, gepubliceerd in Harvard Business Review (HBR). Ook niet de minste.

Negatieve terugkoppeling – iederéén wil het!

De belangrijkste conclusie – en meest verrassende, ook voor de onderzoekers – uit die studie is:

Niemand geeft graag negatieve terugkoppeling, maar iedereen wil het horen.”

Bíjna iedereen dan: 92% wil graag negatieve feedback, omdat ze erkennen dat het bijdraagt aan een verbeterde performance, mits goed afgeleverd. 57% ontvangt negatieve terugkoppeling zelfs liever dan lof en complimenten. Complimenten zijn natuurlijk ook mooi om te krijgen, maar ze helpen je niet zo effectief vooruit als kritiek dat doet, erkent 72%.

Negatieve terugkoppeling

Mensen weten dus dat negatieve terugkoppeling goed voor ze is – en ze willen het. Onderschat je collega daarom niet, door te denken dat je je negatieve feedback beter voor je kunt houden!

Nog een opvallend resultaat uit het onderzoek: hoe ouder de collega of werknemer, hoe liever hij of zij negatieve terugkoppeling ontvangt. Het zijn dus vooral de ervaren seniors die de finetuning kunnen gebruiken – waar de juniors vooral nog positieve aanmoediging nodig hebben.

Negatieve terugkoppeling

Maar let wel: dat verschil is niet enorm. Rode draad blijft: iedereen, van elke leeftijd en rangorde, wil uiteindelijk negatieve feedback ontvangen om beter te presteren.

En we kunnen er vanuit gaan dat we hier met mensen te maken hebben die weten wat ze willen en nodig hebben: Bill Gates, de onderzoekers, de mensen van Harvard Business Review én je eigen collega’s, teamleden en werknemers. Ook niet de minste!

En die zeggen dus allemaal:

“Gééf feedback, gééf negatieve terugkoppeling – het werkt namelijk juist positief! – want dat is hoe je verbetert.

Die collega’s snappen namelijk dondersgoed dat negatieve terugkoppeling een kans is, en geen vervelende streek die de gever met ze probeert uit te halen.

Maar jij het vreest het geven van negatieve terugkoppeling waarschijnlijk evengoed, omdat het zou kunnen overkomen als nare streek – en omdat iets ‘negatiefs’ zeggen gewoon minder leuk is dan een compliment uitdelen. Toch?

Toch niet. Als je dat (logischerwijs) denkt, dan heb je de verkeerde definitie van negatieve terugkoppeling voor je. Wat blijkt namelijk? Negatieve terugkoppeling ís helemaal niet negatief!

Wat is negatieve terugkoppeling (dán)?

Niet negatief, in elk geval! De benaming is zelfs een beetje ongelukkig te noemen, want… Tja – het klinkt zo negatief. Terwijl negatieve terugkoppeling juist zo’n positief effect heeft: betere performance. En je collega’s het graag ontvangen. Niks negatiefs aan, eigenlijk.

Toch boezemt die benaming – “negatieve terugkoppeling” – ons natuurlijk wat angst in. Het klinkt als terechtwijzen, met zo’n wijzend vingertje. Inclusief het risico om over te komen als strenge juf of (misschien nog wel erger) muggenzifter.

Negatieve terugkoppeling

Toch is dat niet het geval. Je denkt dat het zo lijkt en overkomt. Als we negatieve terugkoppeling even goed definiëren, dan zie je dat dat echter totaal anders is, in de praktijk.

Negatieve terugkoppeling ís namelijk, per definitie, en ter opheldering van de functie en het effect ervan:

Corrigerende terugkoppeling, met voorstellen voor verbetering, suggesties voor nieuwe manieren om iets aan te pakken of een blinde vlek uitlichten die niet optimaal is uitgevoerd, om de ontvanger vooruit te helpen in z’n prestaties.”

“Corrigeren”, “verbetering”, “nieuwe inzichten” en “vooruit helpen”. Dat klinkt al een stuk positiever zo, die negatieve terugkoppeling!

Des te meer reden om die feedback te geven, nu je weet dat het een goed idee is (volgens Bill) dat je collega’s het willen (volgens het HBR onderzoek) en dat het helemaal niet zo negatief is (volgens de definitie).

Doe je zo:

Negatieve terugkoppeling geven – doé het (goed)!

92% van de werknemers uit het onderzoek is het dus eens met de stelling “negatieve terugkoppeling is effectief om performance te verbeteren, mits goed afgeleverd”.

Da’s een aardig aantal – 92% – maar da’s ook een aardige “mits”. De negatieve terugkoppeling moet dus goed geleverd worden, om dat effectieve doel te bereiken. Is het dat niet, dan mist het z’n doel, en levert het die scheve gezichten op waar je als gever waarschijnlijk bang voor bent. Dán kom je dus (wel) over als die strenge leerkracht of nare muggenzifter.

Wil je niet. Doe het dus wel

Als je negatieve terugkoppeling hebt:

  • geef hem zonder schroom,
  • aan elk van je collega’s,
  • en ontzie daarbij de oudere of ervaren collega’s niet. Niet nodig!

Maar doe dat vooral goed

Door deze 3 stappen standaard te volgen in jouw negatieve terugkoppeling:

1. Bereid je (zo) voor

Doordat negatieve feedback geven vaak niet fijn voelt, heeft de gever vaak de neiging om redelijk in het wilde weg te gaan praten. Van de zenuwen, om het negatieve stukje te verhullen of omdat je gewoon niet goed weet hoe je moet zeggen wat je wilde zeggen.

Gaat je ontvanger niet waarderen. Je collega heeft dóór dat het vooral een hoop “bla bla” is wat hij hoort, en hoort liever rechtuit en concreet wat er beter kan. Het praktische deel.

Bereid dat dus voor. Kijk goed naar de producten of prestaties en noteer wat je ervan denkt. Maak het concreet. “Niet zo goed” telt niet. Heeft de ander niks aan. Denk aan die definitie! De ander wil correcties, voorstellen, suggesties en blinde vlekken uitgelicht krijgen. Geef die.

Negatieve terugkoppeling

Bewaar je notities voor tijdens het gesprek, zodat je het net zo bondig en concreet kunt uitspreken als je het noteerde.

2. Zonder je af!

Een ontzettend belangrijke, om je negatieve terugkoppeling goed af te leveren. Je ontvanger gaat het écht niet waarderen wanneer hij overrompeld wordt met je feedback, of wanneer dat ten overstaan van de rest van de collega’s gebeurt. Nog erger: allebei. Nóg erger: je negatieve terugkoppeling digitaal leveren. Niet doen.

Wat wel werkt:

  • Plan een afspraak in, om je negatieve terugkoppeling te geven.
  • Maak duidelijk wat je in dit gesprek wil bespreken (dan kan de ander zich mentaal en praktisch voorbereiden).
  • Plan het gesprek in een afgezonderde ruimte, waar op z’n minst een deur dicht kan, zodat het gesprek onder jullie 4 ogen (en oren) plaatsvindt.
Negatieve terugkoppeling

Geef je negatieve feedback nooit midden in de kantoortuin. Veel te openbaar!

3. Stel éérst vragen

Je hebt je voorbereid, je hebt aangekondigd waar het gesprek over gaat, je hebt de ruimte geboekt en je collega heeft zich kunnen voorbereiden. Om het gesprek nu te openen, steek je niet meteen van wal met jouw notities vol correcties, suggesties, voorstellen en blinde vlekken. Je laat de ander eerst spreken, door vragen te stellen:

“Wat denk je van het resultaat?”

“Ben je tevreden met je aanpak?”

“Zijn er dingen waar je tegenaan gelopen bent?”

“Waren er stukjes waar je hulp miste misschien?”

Vráág, en vraag dóór. Laat de zelfevaluatie hier even het werk doen. Het geeft de ontvanger de ruimte om alvast toe te lichten, en om zelf te reflecteren, voordat jij met je commentaar komt.

Dán kom je met je commentaar. Je had het voorbereid, dus je kunt het rechtuit uitspreken. Bondig, praktisch, concreet, helder en oprecht. Vooral oprecht. Geen “bla bla”, geen onzin, alleen datgene waar je collega mee aan de slag kan. Praktisch. Dat was namelijk waar je collega op wachtte: ‘negatieve’ terugkoppeling, die hem of haar de juiste correcties en suggesties geeft om vooruit te kunnen, in de praktijk.

En let op…

Als je deze 3 stappen doorloopt, dan zit je goed. Maar om extra veilig te zijn met je negatieve terugkoppeling, moet je misschien op nog een paar zaken letten. Voel je bijvoorbeeld toch een vervelende vibe en lijkt je collega niet erg content te zijn met hoe je feedback overkomt, let dan even op:

  • Je lichaamshouding. Neem geen ‘powerpose’ aan. Ga letterlijk op gelijke hoogte met je collega zitten, in plaats van over hem heen te hangen en wat zaken op z’n scherm of notebook aan te wijzen. Ga zitten als de ontvanger zit.
  • Hou het altijd bij de feiten. Geef geen commentaar op de persoon, maar altijd op z’n product of prestaties. Geef feiten over concrete zaken, geen meningen over persoonlijke aanpakken. Daarmee jaag je iemand gegarandeerd in het harnas.
  • Maak je negatieve terugkoppeling bijna een uitzondering ten opzichte van je positieve complimenten. In dit gesprek geef je al je correcties en suggesties (negatieve terugkoppeling), maar in de loop van de dag geef je minstens zo vaak complimenten en schouderkloppen (positieve terugkoppeling). Hou die balans erin!
  • Voel je nog een rare vibe, benadruk dan dat je je negatieve terugkoppeling levert om de ander te helpen. Zeg het letterlijk zo. Dat het bedoeld is om z’n prestaties te verbeteren en hem te helpen zien wat hij zelf waarschijnlijk niet ziet. Het hoeft maar gezegd te zijn. Dan zal de ander bedaren en je commentaar in een ander licht bekijken.

Want dat is waar het uiteindelijk om draait: negatieve terugkoppeling leveren om de ander te helpen. Bill Gates weet het, de wetenschap weet het, je collega weet het en nu weet jij het ook. Gééf ‘m dus, die terugkoppeling – voorbereid, afgezonderd, concreet, oprecht.

Dát is namelijk “effectieve negatieve feedback om performance te verbeteren, goed afgeleverd”, waar 92% van je collega’s op zitten te wachten.

Laat ze niet (meer) wachten!

Nog effectiever feedback geven?

Volg de 1-daagse training Feedback Geven en leer alle tools en technieken kennen die je nodig hebt om je team vooruit te helpen met negatieve én positieve terugkoppeling – op het juiste moment, in de juiste woorden. Simpel, en effectief.

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

X