Je wilt iemand aanspreken op zijn of haar gedrag of werk, maar je ziet er als een berg tegenop. Negatieve feedback geven is spannend. Je wilt eerlijk zijn, maar niet bot. Je wilt dat de ander er iets van leert, maar zich niet gekwetst voelt of boos wegloopt. Kortom: je wilt iets zeggen wat misschien pijn doet, zonder dat het een pijnlijke situatie wordt. Hoe pak je dat aan? Feedback geven en ontvangen is eigenlijk niet zo moeilijk. Je moet gewoon weten hoe je het op de juiste manier doet.
Wat komt aan bod:
- Wat is negatieve feedback?
- Wanneer negatieve feedback niet werkt
- 5 regels voor feedback geven
- 12 tips voor het geven van constructieve feedback
- Opbouwende feedback voorbeelden
- Haal het beste uit jezelf met onze tips
- 5 tips om negatieve feedback te ontvangen
- Leer op de beste manier positieve en negatieve feedback te geven en te ontvangen
- Negatieve feedback geven en ontvangen
- Veelgestelde vragen over negatieve feedback geven en ontvangen
Wat is negatieve feedback?
Negatieve feedback is feedback waarin je aangeeft dat iets beter kan. Hierbij draait het om iemands gedrag, resultaat of prestaties die niet voldoen aan verwachtingen, afspraken of doelen. Denk aan je collega die steeds te laat is met het halen van deadlines, een teamlid dat onduidelijk communiceert of je partner die elke week vergeet de vuilnis buiten te zetten. Om gek van te worden.
Even tussendoor: wat is negatieve feedback in de biologie?
Een kleine zijstap voor wie “negatieve feedback” googelde en in de war raakte door de plaatjes van hormonen en lichaamstemperatuur. Negatieve feedback in biologie is iets heel anders. Het is een proces waarbij het lichaam zichzelf in balans houdt. Wordt je lichaam te warm? Dan ga je zweten. Te veel suiker in je bloed? Dan maakt je lichaam insuline aan. Alles draait om balans.
Maar goed, dit artikel gaat over negatieve feedback, hormonen en zweten horen hier niet bij. Al kan je wel gaan zweten van het geven van feedback… het is toch spannend.
Wat is het verschil tussen positief en negatief feedback?
Feedback kan positief of negatief zijn. Positieve feedback is bijvoorbeeld een compliment aan je collega geven die een goede presentatie heeft gegeven. Voorbeelden van negatieve feedback:
“Het rapport was niet op tijd af.”
“Je e-mails zijn soms lastig te begrijpen.”
“In vergaderingen onderbreek je collega’s regelmatig.”
Het doel van negatieve feedback? Iets bespreekbaar maken zodat het kan verbeteren. Het woord “negatief” klinkt misschien zwaar, maar hoeft zeker niet vervelend te zijn. Als je de feedback regels toepast, is negatieve feedback waardevol.
Wanneer negatieve feedback niet werkt
Negatieve feedback werkt niet als het slecht gebracht wordt. Bijvoorbeeld:
- Als het te vaag is. “Je doet het niet goed” zegt weinig. Wat moet er anders?
- Als het op de persoon gericht is. “Je bent lui” voelt als een aanval. Richt je liever op gedrag.
- Als er geen vertrouwen is. In een onveilige sfeer komt zelfs goedbedoelde feedback hard aan.
- Als pure kritiek uit frustraties. Feedback moet gericht zijn op verbetering en niet om jezelf te ventileren.
Hoe geef je negatieve feedback? Door de 5 feedbackregels toe te passen. Daarmee voorkom je dat je iemand kwetst en zorg je ervoor dat het gesprek open blijft.
5 regels voor feedback geven
Voor feedback geven en ontvangen zijn er 5 regels die belangrijk zijn om in acht te nemen. Dankzij deze regels zorg je ervoor dat zowel jij als de ander op de juiste manier feedback ontvangt of geeft. Dus ook als je beter wilt omgaan met negatieve feedback.
- Maak de feedback concreet en specifiek. De ander weet precies wat er goed is en wat er verbeterd kan worden. Draai niet om de hete brij heen en wees duidelijk. Hierdoor is er geen kans op miscommunicatie. Bij feedback krijgen geldt dat je doorvraagt, totdat het helemaal helder is.
- Onderscheid de boodschap van de boodschapper. Leg de nadruk bij het geven of ontvangen van feedback op de boodschap of het probleem en niet op de persoon. Probeer je emoties en vooroordelen geen ruimte te geven en kijk objectief naar de feedback.
- Luister naar elkaar. Bij feedback geven en feedback ontvangen is het belangrijk dat je naar elkaar luistert. Probeer je in te leven in de ander en zijn of haar perspectief te bekijken.
- Groei dankzij feedback. Zie feedback als een manier om te groeien. Zo groei je elke keer als je feedback geeft, door het steeds op een nog betere manier te brengen. En je groeit als je feedback krijgt. Zo kun je er steeds beter mee omgaan en als je de feedback meeneemt in je werk, groei je ook nog eens in je rol.
- Blijf weg van een aanvallende of verdedigende houding. Gooi geen modder naar de ander “Jij bent lui en komt nooit op tijd”. Vermijd het belerende of schiet niet in de verdediging.
Hoe kun je een feedbackgesprek het beste aanpakken als feedbackgever?
12 tips voor het geven van constructieve feedback
Feedback geven is gewoon te leren. Met de juiste aanpak is het niet alleen minder spannend, maar ook een stuk effectiever.
1. Vraag toestemming om feedback te geven
Bij ongevraagde feedback loop je al gauw tegen een muur op. Vraag daarom liever eerst of de ander openstaat voor feedback. Of vraag of de ander tijd heeft om te praten over bepaalde taken of een project. Hierdoor kan de ander zich al mentaal voorbereiden en voelt het minder als een aanval.
2. Geef feedback over feiten of waarneembaar gedrag
Een fout die veel feedbackgevers maken, is feedback op de persoon geven in plaats van op het gedrag of op de feiten. In het onderstaande voorbeeld zie je hoe goedbedoelde feedback verkeerd kan vallen en hoe je het dan wel moet doen.
“Jij bent echt chaotisch. Het is altijd een rommeltje als jij iets organiseert.”
Deze feedback voelt als een aanval. Het gaat niet over specifiek gedrag. Daardoor is de kans groot dat de ander zich aangevallen voelt of dichtklapt.
“Bij de laatste teammeeting was het draaiboek pas op het laatste moment klaar. Ik heb gemerkt dat dit zorgde voor stress en verwarring bij alle teamleden. Zou je de volgende keer eerder kunnen delen wat je van iedereen verwacht?”
Deze feedback is concreet en gaat over observeerbaar gedrag. Het bevat een suggestie voor verbetering. Zo voelt het minder als kritiek en als een uitnodiging om het de volgende keer anders aan te pakken.
3. Wees zo specifiek mogelijk
Zorg dat je je feedback zo concreet en specifiek mogelijk verwoordt. Zo weet de ander precies wat je bedoelt en kan zij of hij het ook aanpakken. Wanneer je bovendien aangeeft hoe de ander iets kan verbeteren, geef je de ander ook aan dat je het vertrouwen hebt dat de ander het de volgende keer beter kan doen. En dat vertrouwen geeft kracht en motivatie.
4. Houd het bij jezelf
Wijs niet met een vinger naar de ander. “Jij maakt altijd spelfouten.” Houd het veel liever bij jezelf en geef aan hoe dit jou beïnvloedt. “Ik heb gemerkt dat er in het rapport nog veel spelfouten stonden. Ik krijg hierdoor het gevoel dat er te weinig tijd is genomen om het nog na te kijken. Hierdoor kost het mij meer tijd om het rapport te controleren. Een extra check helpt om de laatste fouten eruit te halen.” Je feedback is zo nog krachtiger, omdat de ander de feedback niet kan ontkrachten.
Voorkom deze situaties dus:
5. Geef je feedback zo snel mogelijk
Pas een half jaar nadat iets is gebeurd feedback geven? Dat heeft weinig nut. Geef veel liever feedback wanneer een project, taak of gebeurtenis nog vers in het geheugen ligt. Heb je positieve feedback? Geef dit het liefst direct, het is helemaal prima als anderen hiervan getuigen zijn.
6. Negatieve feedback geef je 1-op-1
Negatieve feedback kan voor de ander, ook al doe je het nog zo goed, als kritiek aanvoelen. Geef dit nooit wanneer er ook nog anderen bij zijn. Dan kan de ontvanger zich aangevallen en vernederd voelen. Plan een gesprek met de ander in of vraag of hij of zij nu tijd voor je heeft.
7. Combineer positieve feedback niet met negatieve feedback
De sandwich methode klinkt goed, maar werkt in de praktijk niet. Hoewel je negatieve feedback graag wilt verzachten met positieve feedback, ontkracht dit alleen maar de feedback. Je boodschap komt niet over en dat is zonde. Geef dus alleen positieve of negatieve feedback.
8. Gebruik positieve woorden
Negatieve feedback geven? Dat betekent niet dat je negatieve woorden moet gebruiken. Woorden als ‘vreselijk’, ‘lelijk’ of ‘rampzalig’ werken niet motiverend. Geef liever verbeterpunten en tips en laat de ander zien dat je het vertrouwen hebt dat de ander het kan verbeteren.
9. Help de ander
Het is makkelijk om te zeggen wat beter moet, maar het werkt motiverend als je laat zien dat je de ander echt wilt helpen. Deel je kennis of bied je tijd aan om de ander te helpen met het project, de taak of evenement. Daarmee laat je zien dat je het beste met de ander voor hebt en dat je de ander wilt helpen groeien.
10. Luister
Feedback geven draait niet alleen om wat jij te zeggen hebt. Luister naar de ander. Hiermee laat je zien dat je respect voor de ander hebt en empathisch bent. Maar het geeft je ook een beter inzicht in de ander. Misschien heeft je collega wel zoveel spelfouten gemaakt in het rapport, omdat hij of zij te veel werk op de planning heeft staan.
11. Pas de ik-ik-jij methode toe
De “ik ik jij methode” is een manier om je negatieve feedback beter te geven. Zo pak je het aan.
- “Ik zie dat…” Je geeft eerst aan wat voor gedrag je bij de ander ziet. Je vertelt de feiten en trekt geen conclusies.
- “Ik merk dat…” Je geeft nu aan wat het gedrag met jou doet, hoe het jou beïnvloedt en waarom dat zo is.
- Nu geef je de kans aan de ander om hierop te reageren. Vraag aan de ander of deze zich in de feedback herkent.
12. Hanteer de 4G-methode
De 4G-methode bestaat uit 4 stappen.
- Vertel welk gedrag je hebt gezien bij de ander.
- Deel wat voor gevoel dit bij je oproept.
- Deel wat het gevolg van dit gedrag is op de omgeving.
- Vertel welk gewenst gedrag je liever bij de ander ziet.
Opbouwende feedback voorbeelden
Hoe pas je deze tips toe de volgende keer dat je negatieve feedback gaat geven? Laat je inspireren door deze voorbeelden:
“Ik merk dat je de laatste tijd vaker te laat komt bij vergaderingen. Daardoor missen we telkens een paar minuten en dat tikt aan. Wat heb je nodig om op tijd te zijn?”
“Ik merk dat je e-mails veel informatie bevatten, maar soms is het lastig om de kern eruit te halen. Het kan helpen om het belangrijkste punt bovenaan te zetten. Hoe kijk jij hiernaar?”
“Ik merkte dat je tijdens het overleg wat terughoudend of kritisch over de plannen leek. Het is helemaal oké om twijfels te hebben. Het helpt ook als je suggestief geeft, zodat we er samen iets mee kunnen.”
“Ik merk dat je tijdens projecten vaak wacht tot je iets toegewezen krijgt. Ik geloof dat je meer kunt bijdragen dan je nu laat zien. Wat zou je helpen om daarin proactief te zijn?”
Haal het beste uit jezelf met onze tips
Meer van dit soort tips om productiever, effectiever te werken en te groeien? Die vind je op onze Instagramaccount en Pinterest. Wil je je verder verdiepen in timemanagement? Lees onze boeken Elke Dag om 15.00 Uur Klaar en Full Focus Op Wat Écht Belangrijk Is.
5 tips om negatieve feedback te ontvangen
Het komt ook voor dat je aan de andere kant van het gesprek zit. Iemand geeft jou negatieve feedback. Hoe kun je hier het beste uithalen, zodat je groeit van de gegeven feedback? Deze tips maken feedback niet per se leuker, maar wel makkelijker om ermee om te gaan.
1. Luister actief naar de ander
Je eerste reactie is misschien weg te willen lopen van het gesprek of de ander niet aan te kijken. Probeer rustig te blijven en actief naar de ander te luisteren. Laat de ander uitpraten en kijk de ander aan. Hiermee laat je zien dat je openstaat voor de inzichten van een ander.
2. Vraag door over de feedback
Miscommunicatie ligt al snel op de loer tijdens het ontvangen van feedback. Probeer daarom goed door te vragen om het ‘probleem’ te verduidelijken. Wat bedoelt je leidinggevende met “fouten in het document”? Vraag naar concrete voorbeelden, uitleg of concrete verbeteringen die je kunt doen.
3. Bedank
Om niet gelijk in de verdediging te schieten, is het een goede gewoonte om eerst de ander te bedanken voor de feedback. Je weet vast wel hoe spannend het kan voelen om feedback te geven. Je geeft hiermee aan dat dit erkent.
4. Reflecteer
Reflecteer na het gesprek. Wat kun je met de feedback, hoe kun je ermee aan de slag gaan? Stel concrete doelen op. Of besluit dat je de feedback naast je neerlegt, als je jezelf er niet in kunt vinden.
5. Zie het als een cadeau
Positieve feedback, maar ook negatieve feedback, is een cadeau om te krijgen. Positieve feedback laat zien waar je sterke punten zijn of waarin je bent gegroeid en negatieve feedback laat zien waar je nog kunt groeien. Het is dus een cadeautje voor jouw persoonlijke en zakelijke groei. En nee, het cadeau is niet altijd even leuk om te ontvangen, maar heeft soms ook tijd nodig. Je moet het verwerken en bepalen wat je ermee doet.
Hoe vaker je feedback ontvangt, hoe beter je ermee om leert gaan. Vraag dus ook om feedback en train jezelf om niet meteen emotioneel te worden. Dan wordt het steeds makkelijker om het te ontvangen en om te zetten in een manier om jezelf te verbeteren.
Kortom: negatieve feedback geven en ontvangen
Negatieve feedback geven of ontvangen hoeft niet aan te voelen als een mijnenveld. Wanneer je de juiste aanpak gebruikt, met empathie voor de ontvanger, buig je dit soort gesprekken om tot waardevolle momenten voor groei. Voor de ander, maar ook voor jezelf. Dus, de volgende keer dat je feedback wilt geven, adem je rustig in, pak je deze tips erbij en geef je het op een goede manier. Een manier die zowel duidelijk als constructief is. Zo krijgt negatieve feedback een positieve invloed.
Leer op de beste manier positieve en negatieve feedback te geven en te ontvangen?
Dit artikel is een samenvatting van onze belangrijkste inzichten en tips uit onze 1-daagse training Feedback geven. We hebben met deze training al honderden cursisten geholpen om beter feedback te geven en te ontvangen.
Tijdens deze training ga je praktisch aan de slag met oefeningen en rollenspellen, zodat je er steeds beter in wordt. Want erover lezen is één ding, maar het toepassen en in de praktijk brengen is wel andere koek. We geven je handige tips en handvaten om toe te passen om het beste uit jezelf en anderen te halen. Schrijf je nu in en investeer in je persoonlijke en zakelijke groei.
Veelgestelde vragen over negatieve feedback geven en ontvangen
-
Wat betekent negatieve feedback?
Negatieve feedback is een vorm van een terugkoppeling waarin je aangeeft wat er beter kan of wat niet goed ging. Hiermee richt je je op gedrag of prestaties die niet aan verwachtingen voldoen. Het is bedoeld om te helpen verbeteren.
-
Hoe ga je professioneel om met negatieve feedback?
Luister rustig naar de ander zonder direct in de verdediging te schieten. Stel vragen om helderheid te krijgen en toon aan dat je openstaat voor groei. Bedank de ander voor het eerlijke gesprek, ook als het lastig is om te horen.
-
Waarom voelt negatieve feedback vaak zo persoonlijk?
Omdat we ons werk of gedrag vaak als onderdeel van onszelf zien, voelt kritiek hierop als een aanval op wie we zijn. Een negatieve feedback mechanisme is dan ook om in de verdediging te schieten. Vooral als de feedback bot of vaag is geformuleerd. Het helpt om feedback los te koppelen van je identiteit. Het gaat om wat je doet, niet om wie je bent.
-
Hoe reageer je rustig op kritiek die je oneerlijk vindt?
Blijf kalm en adem even diep in voordat je reageert. Bedank de ander voor de feedback en vraag om verduidelijking door voorbeelden. Zonder in de aanval te gaan, houd je het gesprek open en professioneel. Toon op een rustige manier ook jouw perspectief.
-
Hoe kun je negatieve feedback omzetten in iets positiefs?
Zie het als een kans om te leren en te groeien. Vraag jezelf af: wat kan ik hiervan meenemen, ook als je het er niet helemaal mee eens bent. Door feedback te zien als input, in plaats van afwijzing, houd je de regie over je persoonlijke ontwikkeling.
-
Wat moet je doen als je regelmatig negatieve feedback krijgt?
Bekijk of er een patroon in zit in de feedback en reflecteer eerlijk op je gedrag of prestaties. Praat met collega’s of leidinggevenden om inzichten te verzamelen. Werk actief aan verbeteringen door doelen op te stellen.
-
Kies een goed moment en vraag gericht, bijvoorbeeld: “Wat kan ik beter doen in mijn communicatie tijdens meetings?” De ander krijgt hierdoor de kans om bruikbare feedback te geven. Laat merken dat je openstaat voor eerlijke antwoorden.
-
Hoe geef je negatieve feedback zonder iemand te kwetsen?
Wees concreet, benoem het gedrag en geef aan welk effect dit op je heeft. Gebruik bijvoorbeeld de 4G-methode: Gedrag, Gevolg, Gevoel en Gewenst gedrag. Toon empathie en nodig de ander uit om te reageren.
-
Wat is het verschil tussen negatieve en constructieve feedback?
Negatieve feedback benoemt vooral wat er niet goed is, maar laat weleens in het midden hoe het beter kan. Constructieve feedback is gericht op verbetering. Het is duidelijk, onderbouwd en bevat suggesties om vooruit te komen.
-
Hoe leer je omgaan met kritiek als je daar gevoelig voor bent?
Erken dat je het lastig vindt. Het is heel normaal dat je dit vindt. Probeer feedback te zien als iets dat je helpt, niet iets dat je onderuit haalt. Oefen met afstand nemen. Het gaat om je werk of gedrag, niet over jou als mens.
-
Wanneer moet je negatieve feedback naast je neerleggen?
Als het onduidelijk is, niet opbouwend of onterecht is. Bijvoorbeeld als het gebaseerd is op roddels of een persoonlijke voorkeur. Vraag jezelf af: helpt me dit echt verder? Zo niet, laat het los en focus je op de feedback die wel waardevol is.
Wie zijn wij? | Training Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
