Klagen is makkelijk. Het is zelfs ontzettend natuurlijk. Bijna logisch dat we het allemaal doen (ja, jij ook). Maar een klaagcultuur op het werk – waarin klagen een gewoonte is en een constante negatieve sfeer creëert – dat willen we niet. Voorkom het, niet door te stoppen met klagen, maar het iets anders aan te pakken. We delen welke 3 stappen je hiervoor kan volgen.

Wat komt aan bod:

  1. Dit is kantoor-klagen (en jij doet het ook)
  2. Klagen is psychologisch logisch
  3. Stop niet met klagen – verander je klacht
  4. Veelgestelde vragen over de klaagcultuur

Dit is kantoor-klagen (en jij doet het ook)

Jep, ook jij klaagt mee. En draagt daarmee bij aan de klaagcultuur op jullie werk. Zelfs als je denkt dat je het niet doet. Of je jezelf niet ziet als één van die notoire klagers; dat zijn altijd anderen.

Deborah Grayson Riegel is professor in management communicatie aan de Wharton School of Business van de Universiteit van Pennsylvania en ze coacht bedrijven naar betere interne communicatie. Een hoogvlieger, met veel vlieguren in de praktijk. Wat ze daar veel tegenkomt, in het kader van de klaagcultuur?

Ontkenning.

Wanneer ze teamleden individueel interviewt over het thema, ontkent iedereen steevast dat hij of zij bijdraagt aan een klaagcultuur. Anderen doen dat.

Wanneer ze doorvraagt of diegene:

  • Wel eens een collega vraagt om een eigen (negatieve) ervaring of uitdaging te bevestigen – “jee, heb jij ook altijd zo’n problemen met reactie krijgen op een mail van André?” – terwijl de persoon om wie het gaat – André – niet aanwezig is…
  • Of wel eens eenzelfde soort bevestigingsverzoek verwelkomen van een andere collega…

Dan geeft iedereen toe dat dat wel eens gebeurt. Men noemt het dan “prestatie verificatie” of “even ventileren”, maar dat is het beestje gewoonweg een andere naam geven. Je bent aan het klagen – roddelen zelfs, als het over een derde collega gaat.

De definitie van kantoor-klagen is namelijk officieel, volgens de onderzoekspaper ‘Passing the Word’ over dit fenomeen:

“Informeel en evaluerend praten in een organisatie, gewoonlijk onder niet meer dan een aantal individuen, over (een ander lid van) de organisatie (die niet aanwezig is).”

Herkenbaar bij jou op de werkvloer? Dan ben je stiekem dus toch aan een klaagcultuur aan het bijdragen, hoe zelden of vaak je het ook doet. En dat is ongezond. Voor de cultuur; volgens Riegel “verbrijzelt het vertrouwen, krenkt het gevoelens, vermindert het je professionele geloofwaardigheid en bevordert het stress en wrijving” op de werkvloer. Én voor je eigen gezondheid.

Maar het is daarentegen ook erg natuurlijk gedrag. Precies waar hem de lastigheid zit om te stoppen met klagen.

klaagcultuur

Klagen is psychologisch logisch

Klagen is letterlijk natuurlijk gedrag. Biologisch en psychologisch logisch. Niet om te praten in termen van beperkingen, maar om te laten zien dat het eigenlijk helemaal niet zo gek is dat (ook) jij klaagt.

Om een paar redenen:

  • De negativity bias. Je brein is meer gefocust op negatieve ervaringen dan op positieve. Door de negatieve ervaringen te herhalen, worden ze beter opgeslagen voor de toekomst, als zelfbescherming. Van origine.
  • Het is psychologisch bindmiddel, volgens Dr. Peggy Drexler: “Antropologen zeggen dat in de gehele menselijke geschiedenis klagen een manier is geweest om te binden met anderen – zelfs een middel om anderen te isoleren die de groep niet ondersteunen.”
  • De confirmation bias. Ons brein zoekt altijd bevestiging van eigen ideeën of ervaringen. Het is namelijk verslaafd aan gelijk te krijgen, waardoor het graag peilt of een ander “ook zo’n moeite heeft met André’s mailgedrag”.
  • We weten gewoonweg niet hoe we kritiek moeten leveren op een ander. Dat blijkt uit wereldwijd onderzoek onder 500 professionals. 75% vindt confrontaties en lastige gesprekken aangaan belangrijk, maar bij meer dan de helft ontbreekt het aan training en ervaring om die confrontatie aan te gaan.

We willen dus wel eerlijk zijn en onze klachten bij de juiste personen neerleggen. We willen een gezondere werksfeer en een oprechte interne feedbackcultuur – in plaats van een klaagcultuur – maar het zit ons gewoon niet mee. De natuur werkt ons tegen, en de tools voor gezonde confrontatie ontbreken.

(Je team wél de tools aanreiken voor gezond feedback geven, om die feedbackcultuur te bevorderen? Onze training feedback geven helpt jullie op weg in 1 dag.)

Bij elkaar opgeteld nogal lastig om dan tegen de natuur en je ervaring in te stoppen met klagen. Logisch. De oplossing: niet stoppen met klagen.

Stop niet met klagen – verander je klacht

Een klaagcultuur oplossen begint met klaaggedrag herkennen. Bij jezelf en bij anderen.

Daarna vorm je jullie klachten om van iets chronisch passiefs tot iets actiefs. Van probleem-bevestigend naar probleemoplossend. Van denken in termen van beperkingen – negativiteit – naar denken in termen van mogelijkheden; positiviteit!

Van “chronisch klagen” en “ventilerend klagen” naar “instrumenteel klagen”, heet dat.

Klinkt nog iets te veel “blabla” en iets te weinig “aha!”? De uitleg, en praktische toepassing van die omslag, om zélf aan te pakken, in 3 stappen:

1. Herken je eigen (verkeerde) klaaggedrag

Je kent de definitie van kantoor klagen, en je kent de achterliggende psychologische en biologische drijfveren van je brein. Check nu telkens wanneer je richting klagen gaat, of het dat ongezonde, bedrijfscultuur-bedervende kantoor klagen is. Met deze test, van Grayson Riegel, de communicatie-professor en bedrijfscoach:

“Als het bedoeld is om je gevoelens te rechtvaardigen, te bevestigen dat je gelijkt hebt, of om support te krijgen voor je punt of visie, betrek dan niemand anders in het gesprek.”

In dat geval ben je namelijk aan het klagen, op de verkeerde manier. Op die chronische, ventilerende, negatieve, niet-oplossende manier. – Niet doen. (Wat je in plaats daarvan beter doet, volgt zometeen, in stap #3.)

2. Benoem andermans (verkeerde) klaaggedrag

Geen wijzende vingers hier, zoals beloofd. Jij gaat niet de klaag-politie uithangen op je werk. Het werkt subtieler. Door het gesprek om te buigen. Door een wending in de communicatie aan te brengen, zodra je merkt dat een collega (chronisch, ventilerend, negatief, niet oplossend) bij je komt klagen, op zoek naar support en bevestiging.

Bijvoorbeeld, je collega komt met een zuchtende: “Jee, die André. Ik word er gek van. Hij beantwoordt nooit mijn mailtjes. Heb jij dat ook?”

Zeg dan:

“Heb je hem / haar deze feedback al gegeven?”

Zo maak je de ander meteen bewust dat jij niet het juiste adres bent, maar degene om wie het gaat dit moet horen. Bovendien noem je het niet “roddelen”, “klagen” of “kritiek”, maar “feedback”. Klinkt meteen een stuk minder bedreigend en meer oplossingsgericht om aan de juiste persoon te richten.

Aarzelt de ander nog of blijft hij in de passieve modus? Voeg dan toe:

“Kunnen we hier niet iets mee?”

Zo maak je de passieve boodschap actief. Er moet iets mee gedaan worden. En jij biedt je hulp aan. Samen het gesprek met André aangaan bijvoorbeeld. Met een “instrumentele”, betere manier van klagen:

klaagcultuur

3. Klaag beter

In plaats van met een willekeurige collega te klagen, of mee te gaan in het klaaggedrag van een ander, over een kwestie die buiten jullie zelf ligt, ga je gericht klagen. “Instrumenteel klagen”.

Het enige dat je hiervoor moet doen, is je klacht richten tot degene die er verantwoordelijk voor is, en de boodschap als volgt brengen, volgens psycholoog en geluksonderzoeker dr. Robert Biswas-Diener:

“Wanneer je focust op de impact van het probleem, het belang van verandering en wanneer je meewerkt in het bedenken van een plan voor verbetering.”

Dat is instrumenteel klagen. Ziet er niet zo moeilijk uit, toch? Is het ook niet. Niets meer dan impact, verandering en verbetering noemen. – Toch klaagt volgens onderzoek slechts 25% van de mensen op deze (goede) manier. Tijd om je bij dat kwart te scharen!

Zo zou je dus op André kunnen afstappen, hem even apart kunnen nemen en zeggen:

“André, ik merk dat je zelden of laat reageert op mijn mails. Dat maakt het voor mij erg lastig om door te werken aan een project. Als je er binnen 1 of 2 werkdagen op zou kunnen reageren, zou me dat enorm uit de brand helpen. Vind je het misschien handig als ik je eraan herinner, wanneer ik nog geen reactie ontvangen heb?”

Impact is benoemd (“lastig werken”), belang van verandering zit erin (“zou me uit de brand helpen”) en meewerken aan verbetering is aangeboden (“als ik je er aan herinner”). Ook heb je niet beschuldigend met de vinger naar de ander gewezen, maar heb je een ik-boodschap gebruikt (“Ik merk dat…”). Dit zorgt ervoor dat André zich minder aangevallen voelt en minder snel in de verdediging schiet. 

Dus, hoe goéd klagen? Tips om effectief te klagen

Het benoemen van de impact, het meewerken aan verbetering en het gebruiken van een ik-boodschap zijn niet de enige redenen waarom bovenstaande voorbeeld zo effectief is. Dat komt ook omdat:

  • Je op het probleem focust en niet de persoon. 
  • Je duidelijk aangeeft wat je wél wilt (binnen 1 – 2 werkdagen op reageren).
  • Je niet geklaagd hebt in een drukke vergadering of in de kantoortuin, maar hem even apart hebt genomen voor een privégesprek. 
  • Je rustig en respectvol bent gebleven.
  • Je aangeeft open te staan voor een dialoog. 

Dát is klagen, op de goede manier. Voor die feedbackcultuur, en tegen de klaagcultuur. Simpel! En helemaal zelf uit te voeren. Zou je eens moeten proberen.

Net als de training feedback geven, die je in 1 dag álle tools geeft om beter te communiceren met je collega’s:

De klaagcultuur doorbreken? Begin met beter leren communiceren

Je ziet het nu haarscherp: klagen is niet per se slecht, maar hoe je klaagt maakt het verschil tussen een negatieve werksfeer en een gezonde, constructieve cultuur. De oplossing? Niet stoppen met klagen – maar het leren ombuigen naar iets wat wél werkt: oprechte, effectieve feedback.

En daar wringt precies de schoen.

Want hoewel we instinctief weten dat feedback geven beter is dan klagen, blijkt in de praktijk dat veel professionals – misschien jij ook – simpelweg niet geleerd hebben hoe dat moet. Het blijft spannend, ongemakkelijk of zelfs beladen. En dus grijpen we tóch weer naar de veilige, informele uitlaatklep van een collega, in plaats van het échte gesprek met de juiste persoon.

Herkenbaar?

Dan is het tijd voor iets anders. Onze ééndaagse training Feedback Geven geeft jou en je team precies de tools die jullie nu missen:

  • Hoe je je boodschap overbrengt zonder conflict.
  • Hoe je een ongemakkelijk gesprek aangaat zonder dat het ongemakkelijk wordt.
  • Hoe je direct en eerlijk bent zónder dat je bot of aanvallend overkomt.
  • En vooral: hoe je van ‘klagen’ naar krachtige communicatie gaat.

Zo maken jullie samen de stap van een klaagcultuur naar een feedbackcultuur – en dat merk je. In de sfeer, de samenwerking en de resultaten.

Wil jij ook een team dat beter communiceert, zonder drama? En dat obstakels omzet in oplossingen – direct bij de bron? Dan is onze training Feedback Geven precies wat jullie nodig hebben. In 1 dag, met direct resultaat.

Ontdek hier hoe de training eruitziet en meld je aan.

klaagcultuur

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar en Full Focus op Wat Écht Belangrijk Is. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Veelgestelde vragen over de klaagcultuur

  • Waarom klagen sommige mensen?

    Iedereen klaagt – ook jij. Dat heeft verschillende redenen, maar een van de redenen is dat het een band schept als je eens lekker samen kunt klagen. Het is een psychologisch bindmiddel. Ook het brein is een boosdoener: die is meer gefocust op negativiteit en altijd op zoek naar bevestiging van eigen ideeën of ervaringen.

  • Wat is een klaagcultuur precies en hoe ontstaat die op de werkvloer?

    Een klaagcultuur is een werkomgeving waar klagen en negativiteit overheersen. Er wordt veel gemopperd en beoordelend gesproken, vaak over collega’s en leidinggevenden die niet bij het gesprek aanwezig zijn. Dit kan ontstaan door een hoge werkdruk, negatief leiderschap en het hebben van een cultuur waar er geen ruimte is voor feedback. 

  • Wat zijn de gevolgen van een klaagcultuur voor teams en organisaties?

    Wanneer de klaagcultuur niet wordt aangepakt, kunnen de gevolgen ingrijpend zijn. Allereerst zorgt het voor een slechte en demotiverende werksfeer, waardoor medewerkers minder productief zijn, sneller bij de organisatie weggaan en niet goed met elkaar kunnen samenwerken. Uiteindelijk kan dit ook leiden tot een mindere klanttevredenheid en slechtere resultaten voor de organisatie.

  • Wat is de oorzaak van klagen?

    Klagen is iets menselijks. Iedereen doet het weleens. Maar als het te vaak en te veel gebeurt, en gevolgen heeft voor de sfeer, kan er een diepgaande oorzaak zijn. Een klaagcultuur kan bijvoorbeeld ontstaan door een gebrek aan erkenning of inspraak, of onduidelijkheid over de rolverdeling en verantwoordelijkheden. 

  • Wat betekent het om te klagen?

    Bij klagen uit je je ontevreden, maar ben je niet gericht op verbetering, ben je vaak niet respectvol en bespreek je jouw onvrede niet direct met de persoon die hiervoor verantwoordelijk is. Het is een emotionele ontlading waarbij je zelf geen verantwoordelijkheid neemt en bevestiging zoekt van anderen.

  • Hoe verander je een klaagcultuur?

    Een klaagcultuur verander je niet zomaar. Het kan helpen om een in-company training feedback geven te volgen. Hierna weten teamleden dat het veel constructiever is om minder te klagen en meer constructieve feedback te geven. 

  • Hoe herken je het verschil tussen constructieve feedback en klagen?

    Klagen gebeurt over een persoon die niet aan het gesprek deelneemt. In het geval van constructieve feedback stap je direct op degene waar je niet blij mee bent af en zoek je samen naar een oplossing.

  • Waarom vinden mensen het zo moeilijk om te stoppen met klagen?

    Mensen vinden het zo moeilijk om te stoppen met klagen, omdat het zowel biologisch als psychologisch gezien logisch is. Het is een manier om te binden met anderen. Daarnaast is je brein meer gefocust op negatieve ervaringen dan op positieve. 

  • Hoe doorbreek je als leidinggevende een negatieve klaagcultuur?

    Je doorbreekt een negatieve klaagcultuur op werk door eerlijk naar jezelf te kijken en toe te geven als je aan de cultuur bijdraagt. Pas dan kan je beter klagen, namelijk je klacht richten tot degene die er verantwoordelijk is. Wijs medewerkers er ook op dat ze met hun klacht bij de desbetreffende persoon moeten aankloppen. 

  • Wat kun je als collega doen als je teamgenoten voortdurend klagen?

    Je hoeft niet de klaag-politie uit te hangen op werk, dat helpt vaak niet. In plaats daarvan kun je het subtieler aanpakken, door een sturende vraag terug te stellen. Wanneer je collega over een collega klaagt, kun je bijvoorbeeld vragen of hij of zij dit al met de persoon in kwestie heeft besproken.  

  • Hoe creëer je een cultuur van eigenaarschap in plaats van slachtofferschap?

    Probeer iemand op een andere manier naar de klacht te laten kijken. Niet: ‘Waarom gebeurt dit mij steeds?’, maar ‘Waar heb ik wél invloed op?’ Daarnaast helpt het om duidelijkheid te hebben over verwachtingen en verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is. 

  • Welke rol spelen taalgebruik en framing in het versterken van een klaagcultuur?

    Taalgebruik en framing kunnen zowel klaagcultuur versterken als doorbreken. Zo kan bijvoorbeeld bepaalde taal heel erg een slachtofferrol oproepen, kan taal beschuldigend of polariserend zijn en zal cynisch of sarcastisch taalgebruik ook een klaagcultuur versterken. 

  • Hoe kun je klagen ombuigen naar concrete actie of verbetering?

    Je kunt je klacht ombuigen naar concrete actie of verbetering door deze te richten tot degene die er verantwoordelijk voor is. Het is hierbij wel belangrijk om constructieve feedback te geven en niet zomaar je beklag te geven. Dit betekent dat je de impact van iemands gedrag benoemt, het gewenste gedrag en aanbiedt om te helpen.

  • Zijn er praktische oefeningen of technieken om klagen te verminderen op de werkvloer?

    Er zijn verschillende oefeningen en technieken om klagen te verminderen op de werkvloer. Bijvoorbeeld door te oefenen met ik-boodschappen (ik zie, ik voel, ik stel voor) komen klachten minder aanvallend over. Ook helpt het om klachten om te buigen naar concrete actie, door je team zich af te laten vragen welke invloed ze zelf hebben.

klaagcultuur

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: