Hoe spreek je een teamlid aan wanneer jij als leidinggevende een coachende leiderschapsstijl toepast? En hoe geef je feedback vanuit een delegerende rol? Dit artikel vertelt je alles over communiceren binnen de situationeel leiderschap theorie — van tips tot concrete (feedback)voorbeelden.
Hoe geef je feedback binnen situationeel leiderschap?
Situationeel leiderschap is een reuze populaire theorie. Ontstaan in de jaren ‘70 en bedacht door Paul Hersey en Ken Blanchard helpt het nog steeds veel managers en leidinggevende bij het succesvol aansturen van een team.
Hoe ieder aspect van deze theorie werkt, leggen we je uitgebreid in een ander artikel uit. Daarin zetten we de vier verschillende leiderschapsstijlen uiteen en leer je wanneer jij je tot welke stijl wendt.
Wil je echter leren hoe het op het communicatieve vlak werkt, blijf dan hier. In dit artikel vertellen we je namelijk waar jij op moet letten wanneer het op feedback geven aankomt. Iedere stijl vraagt namelijk om een andere toon en insteek. Weten op welke manier jij je team of een teamlid aanspreekt, is dan ook erg belangrijk wil je succesvol situationeel leiderschap toepassen.
We hebben het artikel onderverdeeld in vier delen.
- Feedbacktechnieken voor sturend leiderschap
- Feedbacktechnieken voor coachend leiderschap
- Feedbacktechnieken voor ondersteunende leiderschapsstijl
- Feedbacktechnieken voor delegerend leiderschap
Ben je dus benieuwd naar welke 4 leiderschapsstijlen er zijn en om welke feedbacktechnieken zij vragen, lees dan verder:
Hoe geef je feedback bij sturend leiderschap (S1)?
Deze eerste leiderschapsstijl kenmerkt zich door zijn sturende karakter. Als manager kies je voor deze aanpak wanneer een team of teamlid een gebrek aan zowel motivatie en zelfvertrouwen heeft als aan de juiste vaardigheden.
Hierbij kun je denken aan een werknemer die pas net in dienst is, maar ook een doorgewinterd teamlid die je inzet op een voor hem nog nieuw en onbekend project. Hij of zij heeft (nog) te weinig kennis, (nog) geen ervaring met de taak en is daardoor onzeker over het kennen en kunnen.
Als manager zul je daarom vooral moeten terugvallen op instrueren, helder en duidelijk communiceren en constructieve feedback.
1. Begin altijd met waarom
Een teamlid dat nog onzeker is, zul je moeten motiveren. Door zijn of haar intrinsieke motivatie te prikkelen, kun je het enthousiasme en het zelfvertrouwen vergroten. Vertel daarom altijd de reden waarom je het teamlid vraagt iets te doen; waarom is dat jaarverslag belangrijk, hoe draagt dat bij aan de doelstellingen, waarom vind je hem of haar de uitgelezen persoon om dit te doen?
‘Dit project lijkt mij de uitgelezen kans om jouw kennis op het gebied van SEO bij te spijkeren. Durf ook gerust fouten te maken, want de kleinschaligheid hiervan is…’
2. Gebruik klare taal
Wees concreet in wat je bedoelt en wat je van het teamlid verwacht. Hij of zij kan namelijk niet ruiken wat jij bedoelt met ‘die notulen van vorige maand’. Nu super specifiek zijn voorkomt dat je op een later moment moet bijsturen of corrigeren. Vertel daarom wat je wil, welk resultaat je voor je ziet, hoe het moet gebeuren en voor wanneer.
‘De deadline is dinsdag 6 mei.’
‘In folder ‘2871’ vind je het bestand. Verstuur dat als bijlage.’
‘Kun jij de notulen maken en vóór vrijdag doorsturen naar Tom en Franka?’
3. Speel kort op de bal
Wanneer een teamlid zich in deze fase van sturing bevindt, zul je vaak en snel feedback moeten geven. Hiermee kun je tijdig bijsturen, leer je het teamlid hoe iets wel en niet werkt, en kun je door middel van positieve feedback hem of haar motiveren. Wacht daarom niet te lang, maar geef direct terugkoppeling wanneer je iets ziet gebeuren; goed én slecht!
‘Hé, complimenten voor hoe je daarnet snel schakelde. Heel goed hoe je…’
‘Ik ontving zojuist de resultaten en ik zie dat je echt vooruitgang hebt geboekt met…’
Maar ook…
‘Laat me je zien waar het mis is gegaan. Wanneer je hier klikt zie je welke…’
‘De volgende keer dat je zo’n melding krijgt, kun je beter eerst Peter om advies vragen, in plaats van zelf…’
4. Stel vragen
Check regelmatig of de feedback en instructies bij het teamlid zijn binnengekomen. Misschien heeft hij of zij jouw opmerking verkeerd geïnterpreteerd, is er iets onduidelijk of wil wil hij of zij erop doorvragen. Houd daar ruimte voor binnen je communicatie en geef verhelderende antwoorden. Hiermee neem je twijfel en onzekerheid bij het teamlid weg én vergroot je de snap-factor.
‘Begrijp je wat ik hiermee wil zeggen?’
‘Gaat dat lukken zo?’
‘Heb je nog iets van mij nodig voor je begint?’
‘Nee, laat me dat beter uitleggen: je klikt hier en vervolgens…’
Valkuilen om op te letten
Bij deze vorm van aansturen kun je als manager snel betuttelend overkomen. Ook micromanagen en dominant gedrag liggen op de loer. Waak daar dus voor en voorkom dat je jouw teamlid het gevoel geeft dat je over zijn of haar schouder meekijkt. Let er ook op dat jouw feedback altijd op het resultaat gericht blijft en nooit op de persoon zelf; iets dat kan gebeuren wanneer je sturend leiding geeft.
Dus niet…
‘Waarom heb je niet eerst Sander gesproken. Vond je het intimiderend om…?’ (persoonsgericht)
Maar..
‘Wat heeft tot de beslissing geleid om de nieuwsbrief uit te sturen zonder goedkeuring van Sander?’ (resultaatgericht)
Hoe geef je feedback bij coachend leiderschap (S2)?
De coachende leiderschapsstijl draait meer om begeleiden. Het teamlid beschikt over voldoende motivatie en enthousiasme, maar heeft nog niet alle tools in huis om de klus zelfstandig uit te voeren.
Dat kan een aantal redenen hebben. Hij of zij heeft wellicht deel uitgemaakt van een reorganisatie, zijn of haar functie is veranderd of de manier waarop een klus werd uitgevoerd.
Jij als leidinggevende zal dan door middel van overtuiging en motivatie moeten helpen de boel weer op de rit te krijgen. Door toelichting te geven, helpen bij de besluitvorming van het teamlid en specifieke aanwijzingen te geven, kun je zijn of haar vaardigheden vergroten. Het aanbieden van (extra) scholing kan ook wonderen doen.
1. Spoor het nemen van beslissingen aan
Vaak is het teamlid al enigszins bekend met de taak of de werkzaamheden. Bekommer je dan ook niet teveel over de ‘hoe’ en ‘wat’, maar spoor hem of haar aan zelf besluiten te maken. Hierin kun je natuurlijk wel jouw overwegingen uitspreken, maar belangrijk is dat je het teamlid het zelfvertrouwen geeft dat hij of zij dit later zelfstandig kan uitvoeren. Vraag daarom ook regelmatig naar zijn of haar inzichten.
‘Wat heb je hierbij in gedachten?’
‘Hoe denk je over zijn kant van het verhaal. Lijkt het jou plausibel om…’
‘Hoe zou jij hier zelf mee omgaan?
2. Geef regelmatig complimenten
Wanneer je een teamlid wijst op zijn of haar fouten, corrigeert of bijstuurt, let er dan op dat de motivatie niet kledert. Vooral in dit stadium is dat belangrijk, omdat teamleden het hier vaak van hun enthousiasme, doorzettingsvermogen en nieuwsgierigheid moeten hebben. Benadruk daarom vaak je waardering, dingen die je goed zit gaan en waarin je het teamlid hebt zien groeien.
‘Goed gedaan! Dat heb je inderdaad goed ingeschat!’
‘Zie je dat je dat prima kunt!
‘Fijn dat je dit zelfstandig hebt opgepakt.’
3. Geef zeer specifieke feedback
Wanneer je dan kritiek uit (niet na een compliment, want sandwichen werkt niet), houdt het dan zo specifiek mogelijk. Vertel direct wat er anders moet, maak gebruik van een helder voorbeeld en check meteen of hij of zij zich hierin herkent. Voor het behouden van motivatie is het belangrijk dat je begrip toont voor de gemaakte fouten.
‘De berekening klopt hier niet. Zie je wat ik bedoel? Je had hier eigenlijk…’
‘Het laatste punt van je presentatie vond ik minder. je zei bijvoorbeeld dat…’
‘Ik snap dat je niet nog niet onder de knie hebt, maar voortaan kun je daar beter…’
4. Blijf actief luisteren en vraag door
Goed je oren spitsen en doorvragen is hierbij ook belangrijk. Jij moet als leidinggevende namelijk achterhalen welke kennis of ervaring bij het teamlid ontbreekt. Door oprechte interesse te tonen, open vragen te stellen en hem of haar voldoende spreekruimte te geven, kun je vervolgens beter bijsturen.
‘Kun je me meer vertellen over hoe dat is gegaan?’
‘Wat denk je dat hier fout is gegaan?’
‘Wat zou je in de toekomst anders doen?’
Valkuilen om op te letten
Ook hierbij kun je al snel betuttelend overkomen, zeker wanneer het teamlid in het verleden al enige ervaring met een taak had. Zet daarom telkens in op het vergroten van de zelfstandigheid van het teamlid: stel vragen om hem of haar zelf tot inzichten te laten komen. Pas daarna doe je zelf suggesties. Je wil voorkomen dat je hem of haar het gevoel geeft dat hij niet klaar is voor de volgende stap; iets dat enkel tot een keldering in motivatie kan leiden.
Hoe feedback geven bij ondersteunend leiderschap (S3)?
Het kan voorkomen dat een teamlid tijdelijk weinig motivatie in zijn of haar werk of rondom een project ervaart. In zo’n geval zijn jij als leidinggevende steunen en overleg moeten bieden om de weerstand weg te nemen.
In deze situatie heb je te maken met een vaardig persoon. Hij of zij kan het wel, maar voelt zich onzeker of terughoudend. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met een te groot takenpakket, te veel werkdruk of een gemaakte fout waar hij of zij stevige feedback op heeft gekregen. Ook een bore-out kan een reden zijn waarom iemand zich minder interesseert.
Om deze onzekerheid weg te nemen, zul jij als manager het teamlid moeten stimuleren en steunen zodat hij of zij weer zelfstandig en voldoende gemotiveerd aan de slag kan. Brainstormen, sparren, een open dialoog voeren en een luisterend oor bieden helpen hierbij.
1. Houd terugkerende 1 op 1 gesprekken
Regelmatig met het teamlid samenzitten en onder vier ogen een gesprek voeren, geeft jullie de ruimte om het onderwerp bespreekbaar te maken. Het toont jouw betrokkenheid als leidinggevende aan en kan hen helpen de kwestie open en eerlijk te bespreken.
In zo’n gesprek wil jij je vooral richten op zijn of haar persoonlijke ontwikkeling, knelpunten, ambities of vooruitzichten. Geen taak-gerelateerde dingen dus, maar de gericht op het teamlid zelf.
‘Waar loop je tegenaan in je werk? Hoe kunnen we dit oplossen?’
‘Wat zijn je doelen voor de volgende week? Kan ik je ergens bij ondersteunen?’
‘Hoe kijk je tegen dit project aan? Krijg je hier energie van? Waarom wel/niet?’
2. Moedig aan
Daarnaast is het belangrijk om het zelfvertrouwen van het teamlid weer aan te wakkeren. Als leidinggevende doe je er daarom goed aan om regelmatig te refereren aan taken en projecten die hij of zij in het verleden succesvol heeft uitgevoerd. Dat klinkt betuttelend, maar wanneer je dit goed doet, kan het dat kleine zetje geven dat het teamlid nodig heeft.
‘Nou, afgaande op hoe je daar de vorige keer mee omging, heb ik er vertrouwen in dat…’
‘Op welke resultaten van de afgelopen termijn ben je trots?’
‘Dankzij jouw aanpak destijds hebben we die klant binnengehaald.’
3. Help met overzicht creëren en plannen
Wanneer een gebrek aan overzicht of een te hoge werkdruk de reden is voor een motivatiedip, neem dan een moment om samen alles op een rijtje te zetten. Ligt er inderdaad teveel werk of ervaart het teamlid slechts dat hij of zij overvraagd wordt? Maak de werkzaamheden inzichtelijk, zet de functie-eisen duidelijk op een rijtje en spreek helder en duidelijk je verwachtingen als leidinggevende uit:
‘Waar loop je tegenaan? Wat zou je anders willen zien?’
‘Ik begrijp dat dit je bij de keel grijpt, maar jij hoeft dit helemaal niet op je te nemen. Daar hebben we de stagiaire voor…’
‘Je mag de tijd die je daarvoor neemt gerust halveren. Zoveel prioriteit heeft die klus namelijk niet.’
‘Ik zie inderdaad in dat dit veel tijd vreet. Laten we dit daarom vanaf nu om de twee weken oppakken.’
4. Betrek hen bij de besluitvorming
Een teamlid dat leegloopt op een gebrek aan motivatie, kun je stimuleren door hen meer te betrekken bij processen en de motivatie van projecten. Vertel hem of haar niet wat te doen, maar vraag hoe hij of zij dit zou aanpakken. Hoe kijkt hij tegen dit probleem aan? Wat zou zij adviseren? Durf hier ook gerust over te brainstormen en moedig het teamlid aan zelf naar oplossingen te zoeken.
‘Indien jij je in haar positie zou begeven, wat zou je dan anders hebben gedaan?’
‘Kun jij voor donderdag een mindmap maken met de ideeën die jij hierover hebt?’
‘Graag wil ik jouw mening hierover horen. Laten we dinsdag even samenzitten om…’
Valkuilen om op te letten
Het probleem bij het geven van feedback in een ondersteunende rol is dat je als manager doorslaat. Voor je het weet gedraag jij je te therapeutisch, verval je in vertroetelend of verzorgend gedrag. Het teamlid kan hierdoor gaan denken dat je hem of haar als hulpeloos beschouwt of als onzelfstandig. Onthoud dat ondersteuning prima is, maar dat je niet ieder probleem kan en moet oplossen.
Hoe feedback geven bij delegerend leiderschap (S4)?
De laatste leiderschapsstijl pas je toe op teamleden die hun werk zelfstandig uitvoeren en sterk gemotiveerd zijn. Een ideale situatie, want het betekent dat jij de teugels kunt laten vieren en je kunt toeleggen op andere dingen.
Het teamlid toont initiatief, houdt jou op de hoogte van ontwikkelingen en is voldoende taakvolwassen. Hij of zij heeft daarom minder sturing en ondersteuning nodig, en put uit deze zelfstandigheid motivatie.
Dit geeft jou de mogelijkheid om vaker aan hen te delegeren. Hoewel je zeker tussentijds moet evalueren, zul jij vooral moeten leren loslaten en vertrouwen. Om te voorkomen dat het teamlid passief wordt of motivatie verliest, blijf je positieve feedback geven.
1. Geef duidelijke instructies
Om een taak goed over te dragen, wil je altijd de bevoegdheden, verantwoordelijkheden en verwachte resultaten zo helder en concreet mogelijk delen. Hiermee voorkom je tussentijdse vragen of dat het teamlid niet zelfstandig vooruit kan. Vertel daarom wat je verwacht in termen van kwaliteit, kwantiteit en tijd.
‘Het lijkt me goed als jij voortaan deze meeting leidt. Wat ik hierbij vooral belangrijk vind, is dat…’
‘Ik vind het prima als jij het stuk schrijft. Zorg er wel voor dat het uiterlijk volgende week…’
‘Ze vroegen om 4 oplages. Kun jij dat op je nemen en vervolgens…’
2. Bespreek ieders rol en bijdrage
Bij het delegeren van taken en projecten is het belangrijk dat je het teamlid ruimte geeft. Hiervoor moet wel duidelijk zijn wat ieders rol is. Je wil namelijk voorkomen dat je toch onbewust een project naar je toe trekt of een teamlid juist laat aanmodderen. Bespreek de welke rol en welke taken het teamlid van jou kan verwachten.
‘… maar mochten jij en Tom er vervolgens toch niet uitkomen, dan vind ik het geen enkel probleem om bij te springen.’
‘Ik heb aangegeven dat jij het proces leidt. Mochten er zich nou toch problemen voordoen, dan weten zij dat ik de verantwoordelijkheid op me neem.’
‘Ik laat de manier waarop aan jou over. Zolang jij me maar iedere woensdag een overzicht stuurt van…’
3. Evalueer tussendoor
Hoewel je een klus delegeert, wil je alsnog de voortgang van de werkzaamheden in de gaten houden. Voorkom wel dat het een gevalletje op-de-vingers-kijken wordt of dat het teamlid het idee krijgt dat je zijn of haar inschattingen niet vertrouwt. Check daarom regelmatig de algemene voortgang, maar bekommer je niet te zeer over de hoe en wat. Bespreek vooral de eindresultaten met het teamlid.
‘Ik zie dat de conversie na drie maanden is toegenomen. Waar ligt dat volgens jou aan?’
‘Ik vind de omzet daarvan mager. Denk je dat een andere aanpak wellicht wel…?’
‘Hoe zit het met de aanvragen? Heb je al enkele reacties binnengekregen of…?’
4. Laat het teamlid de successen oogsten
Belangrijk bij de delegerende leiderschapsstijl is dat je niet de motivatie van het teamlid uit het oog verliest. Ja, hij of zij voert het werk goed uit, maar dat wil niet zeggen dat positieve terugkoppeling niet meer nodig is. Blijf daarom regelmatig je waardering uitspreken, peil of het teamlid nog voldoende uitgedaagd wordt en laat hem of haar ook genieten van bereikte resultaten en successen.
‘Mooi om te zien hoe je hierin bent gegroeid. Ik denk dat wanneer je deze lijn doorzet je uiteindelijk…’
‘Als blijk van waardering rondom dit project lijkt het me leuk om…’
‘Deze klus gaat je onderhand zo eenvoudig af. Merk je dat je hierdoor minder geprikkeld…?’
Valkuilen om op te letten
Een teamlid die zonder moeite haar werk uitvoert kan zich op den duur gaan vervelen of zich passief opstellen. Waak daarvoor. Ook wil je erop letten dat je hem of haar niet aan het lot overlaat: blijf communiceren over resultaten en wat jij verwacht. Tot slot moet je leren om niet vroegtijdig in te grijpen wanneer de uitvoering niet overeenkomt met hoe jij het zelf zou doen. Toon vertrouwen en laat de output voor zich spreken.
Samenvattend: feedback geven bij situationeel leiderschap
Deze handleiding biedt je hopelijk voldoende gespreksvaardigheden en feedbacktechnieken om als leidinggevende je weg te vinden. Wil je dit nou in de praktijk oefenen en een meer gerichte aanpak leren, volg dan onze 1-daagse training Feedback Geven. Daarin vertellen we je meer over situationeel leiderschap en leer je nog meer feedbacktechnieken en -tips.
Voor nu zetten we nog eens alles op een rijtje:
Hoe feedback geven bij sturend leiderschap (S1)?
- Begin altijd met waarom
- Gebruik klare taal
- Speel kort op de bal
- Stel vragen
Valkuil: betuttelend overkomen, micromanagen, op de persoon spelen.
Hoe feedback geven bij coachend leiderschap (S2)?
- Spoor het nemen van beslissingen aan
- Geef regelmatig complimenten
- Geef zeer specifieke feedback
- Blijf actief luisteren en vraag door
Valkuil: betuttelend overkomen, geen ruimte geven om zelfstandig te zijn, kelderen van motivatie.
Hoe feedback geven bij ondersteunend leiderschap (S3)?
- Houd terugkerende 1 op 1 gesprekken
- Moedig aan
- Help met overzicht creëren en plannen
- Betrek hen bij de besluitvorming
Valkuil: in therapeutisch, verzorgend of vertroetelend gedrag vervallen, het teamlid als zielig beschouwen.
Hoe feedback geven bij delegerend leiderschap (S4)?
- Geef duidelijke instructies
- Bespreek ieders rol en bijdrage
- Evalueer tussendoor
- Laat het teamlid de successen oogsten
Valkuil: het teamlid aan zijn of haar lot overlaten, positieve terugkoppeling vergeten, vroegtijdig ingrijpen
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
