Functioneringsgesprek houd je met hét 3 stappen template van de pro’s

Eens per jaar vel je je oordeel en bespreekt wat er beter kan. Het functioneringsgesprek, in een notendop. Toch? Fout. De pro’s – de auteur van hét functioneringsgesprek handboek en de Management professor van Yale University – weten het beter. Met 1 even helder als verrassend template, in 3 stappen.

Je wil dat je functioneringsgesprek effect heeft: het moet het functioneren van je werknemer of teamlid bevorderen. Dus ga je eens per jaar bij elkaar zitten – met zweethandjes aan beide kanten van de tafel – en vertel je wat er goed is gegaan in het afgelopen jaar, wat er beter kan, noemt je eindoordeel en bespreekt een eventuele salarisverhoging.

Toch is dat helaas niet hoe het werkt. Niet hoe het goed werkt, tenminste.

Iemand beter laten functioneren, kan beter. Goed “functioneringsmanagement” heet het, als je je beste werknemers echt wil bevorderen en de mindere effectief wil bijsturen.

Hoe dat werkt, functioneringsmanagement, beginnend met een goed functioneringsgesprek? Wat je dan precies doet, zegt en vraagt? Daar hebben de pro’s het antwoord op, met 1 template voor al jouw functioneringsgesprekken – in 3 stappen, op elke bedrijfscultuur toepasbaar.

Hét functioneringsgesprek template (3 stappen)

Dick Grote en James Barron weten waar ze het over hebben, als ze het over goede functioneringsgesprekken hebben. De eerste is Management professor aan Yale’s School of Management en de laatste auteur van het boek “How to Be Good at Performance Appraisals”. Pro’s, dus.

Samen geven ze je hét template voor het beste beoordelingsgesprek dat je kunt voeren. Eentje dat je goed functionerende werknemers blijft motiveren – en de minder goed presterende een heldere weg naar vooruitgang biedt, in 3 stappen.

1. De voorbereiding – maak samen (!) de agenda

“Feedback geven is geen eenrichtingsverkeer” is één van de belangrijkste feedback regels, dus geldt het ook hier. De voorbereiding voor een functioneringsgesprek doe je niet in je eentje. En niet eens met z’n tweeën… Maar met het hele team!

  • Jij – de manager – verzamelt je notities en opmerkingen.
  • De medewerker verzamelt een paar prestaties waar hij of zij trots op is.

“Dit brengt een positieve focus naar een evenement dat maar al te vaak als negatief wordt gezien”, legt Grote uit.

  • Z’n teamleden geven hun eigen 360 graden feedback op de samenwerking met het betreffende teamlid.

“Hoe groter het aantal onafhankelijke evaluaties, hoe beter”, zegt Barron.

Belangrijke volgende stap: zodra die voorbereidende informatie verzameld is, deel je die evaluaties en agenda met het betreffende teamlid. Verrassend? Vast. Slim? Zeker. Mits je de juiste timing hebt.

Niet te lang voor het gesprek – waardoor hij of zij nog tijd heeft om voor uitleg naar je toe te komen – en niet te kort voor het gesprek – zodat de ander de ruimte niet heeft om te verwerken wat er staat. Een uur van tevoren ongeveer, zeggen de pro’s.

Dat is precies genoeg tijd om een eerste reactie te vormen op de evaluaties die besproken gaan worden. Dat kan gevoelig liggen – zeker wanneer er een kritische noot in staat – dus geef de ander de ruimte voor die reactie, in z’n eentje. Omgaan met kritiek is namelijk een heikel puntje, en zelfs wanneer het louter lof betreft, is dit de manier om de druk alvast van de ketel te laten vóór het gesprek.

Grote:

“Wanneer mensen hun eigen assessment lezen, gaan ze allerlei soorten emoties hebben. Laat ze dat even voor zichzelf hebben, en geef ze de kans om er over na te denken.”

2.1 De bespreking – prestaties en salaris

Laat één zaak direct helder zijn: je gaat niet openen met een compliment, dan kritiek puntjes bespreken en eindigen met een positieve noot. Met zo’n mixed message kan de ander helemaal niks. Je functioneringsgesprek is geen feedback sandwich.

Je gaat duidelijk en rechtdoorzee zijn. Het is “goed” óf (nog) “niet goed genoeg”.

“Goed” = (alleen!) positieve terugkoppeling

Presteert je teamlid redelijk tot heel goed, dan is er alleen maar ruimte voor lof. Geen kleine kritische details daar doorheen, dat maakt alleen maar dat de ander aan zichzelf gaat twijfelen. Is hij of zij op de goede weg, complimenteer hem verder op die weg. Kritiek gaat hem alleen maar doen twijfelen, drentelen, en misschien zelfs een verkeerde afslag nemen. Zeg dat degene goed bezig is en vooral zo moet doorgaan.

Grote:

“De meeste mensen zijn goede, solide werkers, dus voor het merendeel moet je je louter concentreren op de dingen die de persoon goed heeft gedaan.”

Motivatie is namelijk de enige leermeester voor mensen die al goed bezig zijn, licht hij toe. Één duidelijke “goed bezig” en niks anders, in het gros van je functioneringsgesprekken dus. Het heet niet voor niets “appraisal” in het Engels, met in de kern het woordje “praise” (lof). Onthoud dat!

“Niet goed genoeg” = (alleen!) concrete kritiek

Presteert een teamlid beneden gemiddeld, draai daar dan niet omheen tijdens de beoordeling. Kom er direct mee, en wees helder. “Het gaat niet zo goed als gehoopt”. Zeg dat, meteen, zonder er doekjes om te winden. Geen zorgen. De ander kan het hebben (en voelde het al aankomen, door de gedeelde evaluaties).

Grote:

“Confronteer slechte presteerders en eis verbetering. Mensen zijn veerkrachtig. Als de tijd verstrijkt en die persoon komt maar niet vooruit, dan doe je diegene geen plezier door z’n tekortkomingen te ontwijken.”

Wees duidelijk wat er beter kan, moet, en bespreek dát – en niets anders. (Hoe ze beter moeten, bespreek je zometeen, in stap 3.)

Beoordeling en salaris

Werken jullie met eenduidige beoordelingen – zoals een cijfer tussen 1 en 5 of 0 en 10 – dan plaats je die hier, meteen na de prestatie evaluatie. Goed om maar meteen uit de weg te hebben. Samen met een eventuele salarisverhoging of bonussen als dat erin zit. (Nog beter is om dit in een apart gesprek te regelen, maar als het echt net anders kan, doe het dan in elk geval zo snel mogelijk binnen het functioneringsgesprek.)

Grote:

“Anders zal er een onzichtbare papegaai boven het hoofd van de werknemer hangen – krijsend: ‘hoeveel?’ – door de hele discussie heen.”

Functioneringsgesprek

2.2 Bespreking –  doelen en verwachtingen

Alles dat spannend is aan het gesprek, bespreek je dus meteen. Kun je daarna met volledige focus door naar het onderdeel dat het teamlid pas écht verder gaat helpen. Het gedeelte waarin je jouw verwachtingen naast zijn/haar doelen gaat leggen.

Bespreek jouw verwachtingen

Deze ken je misschien al. Als je aangeeft wat er (nog) niet goed genoeg is, moet je ook aangeven wat dan wel goed genoeg is. Je spreekt je verwachtingen uit als manager, sprekende voor het hele bedrijf. Waaraan moet de ontvanger voldoen om een goed functionerend teamlid te zijn binnen de organisatie? Dat mag hier nog globaal zijn. (Concreet maken doe je in stap 3).

Bespreek zijn/haar doelen

We hadden het over feedback geven als iets dat meer dan éénrichtingsverkeer is. Dat toonde je al door de ontvanger te vragen zijn eigen prestaties te evalueren, ter voorbereiding van het gesprek. En daar ga je hier op verder, tijdens het gesprek.

Barron:

“Vaak evalueren managers prestaties zonder echt te weten wat de carrière aspiraties van de ander zijn.”

Vraag daarom door op de trotse prestaties, en ga daarmee richting zijn of haar carrière doelen.

  • Waarom was je trots op die prestatie?
  • Wat was er zo goed aan?
  • Is dat wat je het liefst doet / bereikt in je werk?
  • Wat hoop je geleerd te hebben over een jaar?
  • Waar hoop je dan te staan over een jaar?

Belangrijke vragen, omdat de antwoorden samen moeten gaan vallen met jouw verwachtingen. Leg ze naast en elkaar en kijk samen wat er te winnen valt, in stap 3:

3. Het plan – vat samen, ontwikkel door

De stap die het vaakst wordt overgeslagen én het belangrijkst is in elk functioneringsgesprek (geen goeie combi): dóórontwikkeling. Niet alleen stilstaan bij hoe het nu gaat, maar concreet plannen hoe het beter gaat.

Dit is het deel waarin je de status quo (de prestaties zijn “goed” of “nog niet goed”) en de toekomst wensen en verwachtingen samenvat – en waarin je vervolgens samen een plan maakt om daar te komen; op het kruispunt van jouw bedrijfsdoelen en de persoonlijke carrière doelen van de ander.

Functioneringsgesprek

Een mooi midden, is waar je samen uitkomt. Niet direct natuurlijk, maar je gaat tijdens dit functioneringsgesprek in gang zetten dat je medewerker op lange termijn beter functioneert, met jouw hulp. “Functioneringsmanagement”, heet dat.

En dat gebeurt dus niet in één gesprek, maar vooral in de periode daarna. Op deze manier:

  • Benoem de ontwikkelpunten – zowel volgens jou (om richting bedrijfsdoelen te komen) als volgens de ander (om richting persoonlijke doelen te komen), door jullie verwachtingen en doelen zo constructief en concreet mogelijk te maken.  

Barron:

“Zeg geen dingen als: ‘je moet proactiever worden’. Dat betekent niks. Zeg iets als: ‘je moet meer initiatief nemen in het opvolgen van potentiële leads’. In het verlengde daarvan is zeggen ‘ik ben een innovator’ als doelstelling leuk om te doen, maar het helpt als je precies weet wat je doen moet om dat te zijn.”

  • Maak samen een planning om terug te komen op die gestelde maatstaven, in wat Barron “performance planning sessions” noemt. Elke 3 maanden is een goede frequentie, tot maximaal elke maand als iemand veel begeleiding nodig heeft (bij een junior, bijvoorbeeld).

    Goed voor een steady vooruitgang én voor betrokkenheid. Regelmatig evalueren boost betrokkenheid namelijk met bijna 30%, blijkt uit corporate research. En dat is weer goed voor betere bedrijfsprestaties, zegt dit HBR rapport.
  • Help mee. Stuur je teamlid niet met een lijstje ontwikkelpunten op pad en beoordeel vanaf de zijlijn wat je ziet. Wees er onderdeel van. Stel je advies en expertise ter beschikking, als dat relevant is. Of verwijs door naar het advies en de expertise van anderen die hem of haar verder helpen – via een training Time Management voor betere productiviteit of een training Assertiviteit voor betere communicatie bijvoorbeeld.

Dát is functioneringsmanagement om je teamlid, en uiteindelijk het hele team en het hele bedrijf, samen vooruit te helpen. En het begint allemaal bij dat functioneringsgesprek.

Functioneringsgesprek

Samengevat

Functioneringsgesprekken zijn lastig, ongemakkelijk en je bent blij dat je ze maar eens per jaar hoeft te houden. Maar dat geldt alleen als je het verkeerd doet. Doe je het goed, dan wordt het een prettig gesprek en help je er je hele bedrijf mee vooruit – door het niet te houden bij een functioneringsgesprek, maar aan functioneringsmanagement te doen. Werkt op de langere termijn, en werkt beter, volgens de pro’s Grote en Barron.

Hun advies, gegoten in 1 template, in 3 stappen:

1. De voorbereiding

  • Bereid het gesprek voor door niet alleen jouw feedback samen te vatten, maar ook de evaluaties van alle teamleden én het teamlid zelf te verzamelen.
  • Deel deze info ongeveer een uur voor het gesprek, zodat de ander zich mentaal kan voorbereiden.

2. De bespreking

  • Begin met de status quo:
    • Presteert iemand bovengemiddeld tot goed, wees dan (louter) vol lof, met één heldere boodschap: “jij bent goed bezig, ga zo door”. Het motiveert om meer van het goede te doen.
    • Presteert iemand beneden peil, wees dan duidelijk. Zeg rechtuit: “je prestaties zijn beneden verwachting, dit moet beter”. De ander kan het hebben.
    • Hierna plaats je je concrete oordeel en heb je het over eventuele salarisverhoging en bonussen, om het meest spannende deel maar uit de weg te hebben.
  • Ga door naar de toekomst:
    • Spreek jouw concrete verwachtingen uit, wat meteen de maatstaven zijn om de prestaties in het vervolg aan te meten.
    • Laat de ander zijn of haar persoonlijke carrière doelen delen, en leg ze naast elkaar.

3. Het plan  

  • Maak van de doelen en verwachtingen samen concrete en meetbare ontwikkelpunten.
  • Plan “performance planning sessions” waarin je (bijvoorbeeld) elke 3 maanden op de vooruitgang reflecteert, eventueel bijstelt en uithelpt.
  • Help tussen die sessies door mee aan de verbetering, door je expertise en advies te geven of dat extern in te schakelen.

Meer leren?

Zélf ontwikkelen, op het gebied van beoordelen en performance verbeteren? Doe het door een pro te worden in feedback geven, tijdens de 1-daagse training! Je leert er de beste communicatie modellen en meest effectieve technieken toepassen, voor optimale feedback – en daarmee optimale vooruitgang van je team.

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

X