Bij veel organisaties lijkt het haast de normaalste zaak van de wereld: elkaar te pas en te onpas storen voor kleine vragen. Collega’s die maar al te veel heen en weer mailen op een dag, medewerkers die elkaar uit hun concentratie halen om een vraag te stellen, of collega’s die voor elke ontvangen nieuwe mail direct de telefoon pakken. Storen lijkt de norm. Maar laat dat nou net niet de handigste bedrijfscultuur zijn. Geef daarom je collega’s deze handige tip: bewaar je gesprekspunten tot een een-op-een-gesprek!
Haastige spoed is zelden goed
Hoe dringend veel vragen ook lijken, een ander storen is echt geen best idee. Niet voor jezelf en niet voor de ander. Het schept een cultuur waarin alles snel moet. Het liefst NU. Maar hoe kun je dan ooit een goede planning maken en daarmee ook nog het liefst ergens rond 5 uur klaar zijn?
Elkaar elke keer storen zodra je een vraag of opmerking hebt, werkt niet. Zo, dat is eruit. Het lijkt dan alsof alles spoed heeft en je collega’s daarvoor alles uit hun handen moeten laten vallen. Maar is het echt zo dat elk van die punten niet tot later kan wachten? Welnee!
De volgende schrikbarende feiten maken pijnlijk duidelijk hoe storen ons functioneren flink in de weg kan zitten:
- We worden gemiddeld na zo’n 12 minuten en 14 seconden werken aan een concentratietaak gestoord.
- Na elke onderbreking duurt het 25 minuten en 26 seconden voordat je je volledige focus terug hebt.
- Na een onderbreking van 2,8 seconden maak je twee keer zoveel fouten in je werk.
Na een onderbreking duurt het minimaal 10 minuten voordat je je focus terug hebt.
Ja, ook buiten de kantoortuin!
En mocht je nu denken “Gelukkig zit ik niet in een kantoortuin en blijft mij dit bespaard!”, dan moeten we je helaas teleurstellen. Nog naast je partner die vast af en toe om een praatje verlegen zit of de piepende wasmachine die iets van je moet, worden we ook in een privéruimte bij 49% van de concentratietaken onderbroken. Onder meer achtervolgende mailtjes, chatberichten en rinkelende telefoons zijn daar de schuldige van.
Dringend is vaak zo dringend nog niet
Het kromme is: vaak zijn dingen echt niet zo dringend als ze lijken. Oké, als je website plat ligt en je daardoor heel veel omzet misloopt, is het zaak om alle zeilen bij te zetten en dat probleem direct te fixen. Maar een vraag van een collega over een offerte hoeft echt niet à la minute beantwoord te worden.
Laten we eerlijk zijn: dat geldt voor het merendeel van de even-tussendoor-vragen en -bespreekpunten. Slechts in 5% van de gevallen is het écht dringend.
Het is ongetwijfeld collegiaal bedoeld van je collega om kleine vragen snel te stellen, feedback direct te geven en altijd klaar te staan voor anderen. Maar op kantoor kunnen jullie het ook prima af met iets minder stoorfactoren. En dat heus zonder als collega’s ieder op een eigen eilandje te zitten en totaal onbereikbaar te zijn voor anderen.
Geef je collega één tip: het een-op-een-gesprek!
Ook al zijn de verzoekjes en vragen niet dringend, je collega’s willen ze toch graag stellen. Hoe kan je collega dat dan doen zonder die persoon te zijn die als zoveelste meedoet aan de stoorcultuur?
We verklapten het net al: een een-op-een-gesprek is daar een handige methode voor.
Maar eerst: een goede voorbereiding
Maar voordat we daarover uitweiden, laat je collega eerst zichzelf de volgende vragen stellen om uit zijn ‘Dit heeft nu prioriteit’-modus te komen en zijn woorden in te slikken voordat hij een ander stoort:
- Wat is het probleem en hoe groot is het?
- Wat zou er gebeuren als ik nu niet meteen deze vraag stel of deze feedback nog even bewaar?
- Heb ik alles al geprobeerd om dit zelf op te lossen?
- Wat ga ik concreet vragen?
Alleen als het probleem echt ernstig is, er extreme dingen gebeuren als je de vraag niet stelt en je alles al hebt geprobeerd om het zelf te fixen, heb je een goede reden om op de ander af te stappen. Op één voorwaarde: dat je vraag of bespreekpunt lekker concreet is.
Zet kan-wachten-punten op een een-op-een-lijst
In dit artikel hebben we het over twee 1-op-1’s: een een-op-een-gesprek en de een-op-een-lijst die aan dat gesprek voorafgaat. Laten we beginnen met die lijst.
Waarschijnlijk heeft je collega na de vragen hierboven wel helder dat de organisatie niet instort en er ook geen rampen gebeuren als hij zijn vraag een paar uur bewaart. Maar ongetwijfeld komt dan zijn volgende twijfel op: “Wat als ik het vergeet?”. Hij krijgt het Spaans benauwd bij de gedachte alleen al.
Daarom is er de een-op-een-lijst. Een handige tool die wij in al onze cursussen timemanagement aan deelnemers tippen. En nu ook aan jou als bereidwillige collega om anderen verder te helpen.
Op de een-op-een-lijst noteer je (het handigst is in een takenlijst in Outlook of Todoist) per medewerker wat je aan bespreekpunten, vragen of feedback hebt.
Hoe dat precies werkt, legt Björn je in de video hieronder uit.
Wil je ook meer gedaan krijgen en je leven beter organiseren? Probeer dan nu Todoist Premium! Met Todoist Premium krijg je toegang tot geweldige functies zoals labels, herinneringen en het bijhouden van je productiviteit. Het goede nieuws? Je kunt het nu 2 maanden lang helemaal gratis uitproberen. Klik gewoon op deze link ➡️ Todoist Premium – 2 maanden gratis en begin meteen met het plannen van je taken op een slimmere manier.
Een voorbeeld
Je collega is een jaarverslag aan het schrijven en bedenkt zich om 10.00 uur dat hij nog geen foto’s van zijn manager Jan heeft ontvangen om in het verslag te gebruiken. Om 11.00 uur realiseert hij zich dat ook nog niet helder is wat de exacte deadline voor het jaarverslag hij. Ook dat moet hij om Jan vragen. Om 12.00 uur schiet hem opeens te binnen dat hij laatst een mooi voorbeeld van een jaarverslag had gezien dat ook relevant is. Hij kan het alleen nergens meer vinden en vraagt zich ook meteen af of dat een passend voorbeeld zou zijn voor dit verslag; dat moet Jan weten. Vervolgens komt hij om 13.00 uur een cijfer tegen in het verslag dat hij nog een keer wil checken bij Daan.
In zo’n geval noteert hij op de lijst voor zijn 1-op-1-gesprek met manager Jan het volgende:
- Vragen om foto’s voor jaarverslag (uiterlijk volgende week)
- Deadline checken voor jaarverslag (uiterlijk vandaag)
- Voorbeeld opvragen ander jaarverslag + voorbeeld bespreken (uiterlijk volgende week)
Daarnaast noteert hij op de een-op-een-lijst voor Daan:
- Checken winst kwartaal 2 (uiterlijk eind deze week)
Plan een overlegmoment
Nu je collega een lijst met punten heeft verzameld, is het zaak dat hij die punten op tijd in een een-op-een-gesprek of via een ander passend middel aan de juiste persoon (Jan of Daan) voorlegt.
Voor Jan heeft hij een aardige lijst verzameld, waarvan één punt al vandaag helder moet zijn. Verstandig dus als hij vandaag nog met Jan gaat zitten. Omdat de bespreking van het voorbeeld wat meer tijd kost, is een echt gesprek hiervoor handig. Een ellenlange e-mail schrijven is in dat geval niet verhelderend en slurpt te veel tijd. Beter kan je collega dus een afspraak voor een gesprek met Jan plannen of hij kan Jan aanschieten met de vraag of hij tijd heeft.
Voor Daan heeft je collega maar één bespreekpunt staan. Het is handig als hij dat punt bewaart totdat hij meer bespreekpunten voor Daan heeft verzameld. Dan hoeft hij Daan niet vijf keer met één ding te storen, maar één keer met vijf dingen. Omdat dit punt geen prioriteit heeft, hoeft je collega het gesprek niet vandaag nog te laten plaatsvinden.
Bereid het gesprek voor
Het lijstje printen en één voor één de punten oprakelen is niet heel handig. Het beste kan je collega een 1-op-1-gesprek voorbereiden.Misschien heeft hij wel twintig vragen of heeft hij vragen over meerdere projecten tussen elkaar staan. Geef je collega dus vooral als tip om de vragen te ordenen en te kijken of er punten tussen zitten die niet alleen niet-dringend maar ook overbodig zijn om te bespreken.
Verder is het handig als je collega een datum en tijdstip plant en dat ook aan zijn gesprekspartner doorgeeft. Dan kan diegene er ook rekening mee houden en wordt hij niet alsnog gestoord. Ook kan hij het beste alvast uitzoeken welke informatie hij bij de hand moet hebben om de bespreekpunten in te brengen. Bepaalde input? Contactgegevens? Moet zijn vraag nog iets concreter? Hoe beter de voorbereiding, hoe beter het gesprek straks ook verloopt.
Feedback geven: altijd in een één-op-één-gesprek
Is één van de punten iets wat je collega flink dwars zit en waar hij dus feedback over wilt geven? Dan is het verstandiger dat los te koppelen van de praktische vragen en daar een apart feedbackgesprek voor in te plannen. Als je collega op het punt staat feedback te geven, kan hij dat altijd het beste doen in een een-op-een-gesprek. Dus niet tussen neus en lippen door in een vergadering of in een veel te lange e-mail. Tijdens het gesprek biedt het 4G’s feedbackmodel je collega vast een fijne houvast om zijn feedback op te bouwen.
Hoe geef je je collega die feedback? Volg een cursus feedback geven!
Storend gedrag van je collega’s kun je dus tegengaan met de handige tip voor een een-op-een-gesprek die je hen geeft. Maar hoe geef jij die en andere feedback precies aan een collega? Het 4G’s model is misschien ook voor jou een goede basis. Maar er bestaan nog veel meer feedbackmodellen (succesvolle en minder succesvolle!), goede tips en handigheidjes om constructieve feedback te geven die ook echt het gewenste effect bereikt.
Daar hoef je gelukkig geen uitgebreide Google-zoektocht aan te wijden. Onze ervaren trainers leren je in 1 dag bij een cursus feedback geven (op locatie of online) alle fijne kneepjes van het feedback-geef-vak.
Zo zie jij door de bomen het bos weer met alle verschillende feedbackmodellen. Daar help je jezelf mee verder, maar ook je collega’s die voortaan van jouw zinvolle feedback de vruchten kunnen plukken.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
