Al een tijdje wil je er iets van zeggen. Je collega klopt elke keer op vrijdagmiddag last-minute bij jou aan voor het schrijven van een nieuwsbrief. Daardoor zit je elke week tot half zeven op een nieuwsbrief te zwoegen die er halsoverkop uit moet. Niet je favoriete begin van het weekend! Maar hoe vertel je je collega op een nette manier dat je dit liever anders ziet? De confrontatie aangaan! Raap de moed bij elkaar om de confrontatie aan te gaan met je collega. Maar dan op een positieve manier!
Nu niet meteen tegensputteren! Het woord ‘confrontatie’ heeft voor veel mensen een negatieve bijsmaak, maar dat is nergens voor nodig. Een confrontatie is wat anders dan een conflict. Het houdt in dat je op een respectvolle en constructieve manier iemand ergens op wijst. Het doel is om er samen uit te komen en gedrag in positieve zin te veranderen. Dat maakt een confrontatie zinvol voor beide partijen. Scheelt jou frustratie, helpt de ander om positiever gedrag te vertonen, en helpt jullie om een betere samenwerking aan te gaan.
De confrontatie aangaan op een respectvolle manier
Een goede confrontatie valt of staat bij hoe je je boodschap brengt. Op een gegeven moment uitbarsten in een tirade met een flinke stemverheffing (“Jij komt ook altijd veel te laat met je input voor de nieuwsbrief!”) levert weinig op. Je collega zal dan in de verdediging schieten of wordt misschien ook boos. Daar komt vast geen vruchtbaar gesprek of een goede oplossing uit voort.
Beter werkt het om vriendelijk en rustig te blijven, en om daarbij toch op een directe manier te zeggen wat er aan de hand is en wat je ervan vindt. De 5 stappen hieronder bieden je daarvoor een fijne houvast.
1. Focus op wat je wél zou willen zien
Met verwijten maken zal je niet snel bereiken wat je wilt bereiken. Benadruk dus niet alleen waar je niet blij mee bent, maar focus vooral op het positieve gedrag dat je liever zou zien bij de ander.
Een goede voorbereiding is in dat opzicht het halve werk, zeggen we in onze feedback training. Het is handig om van tevoren te bedenken wat je uit de confrontatie wilt halen. Zijn er bepaalde afspraken die je gemaakt wilt hebben? Wil je dat de ander ‘Sorry’ zegt? Of wil je dat je collega een oplossing aandraagt? Maak jouw doelen voor jezelf helder. Neem ook vooral de tijd om daar eerst over na te denken. Ga het gesprek pas aan als je boosheid of frustratie wat gezakt is. Over het algemeen ben je dan een betere constructieve gesprekspartner dan wanneer het je “tot hier zit”.
2. Draai er niet omheen
Van feedback sandwichen is inmiddels duidelijk dat het niet werkt. Het klinkt best aardig: beginnen met iets positiefs voordat je negatieve feedback geeft. Maar in de praktijk werkt het maar matig. Je lokt er vooral misverstanden mee uit als je om de hete brei heen draait. De ander begrijpt niet wat de essentie is van je feedback. En je compliment komt ook niet best uit de verf als je het vermengt met andere boodschappen.
Kom liever snel to the point, deel direct wat je belangrijk vindt en houd je boodschap kort. Vermijd ook aarzelende woorden als “Zou je misschien een keer…”, “Ik zat te denken…” of “Het is maar een tip”. Daarmee verliest je boodschap zijn kracht.
3. Maak het concreet
De beste feedback is zo concreet mogelijk. Het kan best zijn dat je dit nieuwsbriefvoorval met je collega al twintig keer hebt meegemaakt, maar je collega zal zich niet meer herinneren hoe dit vijf weken geleden is gegaan. Houd het daarom liever bij de meest recente situatie en focus je dáárop. Ook zinnen als “Dit is nu al de zoveelste keer!” helpen niet. De ander zal dan snel in de verdediging schieten.
Een handig model om feedback op een concrete en constructieve manier te brengen is het 4 G’s feedbackmodel. Hierbij bouw je je feedback op in 4 stappen:
- Gedrag (wat heb je feitelijk geobserveerd?)
- Gevoel (welk gevoel roept dat gedrag in je op?)
- Gevolg (waar leidt dit gedrag toe – bij jou, bij je collega of bij anderen?)
- Gewenst gedrag (welk gedrag zou je liever bij de ander zien?)
Voorbeeld:
“Je kwam gisteren om half vijf bij mij voor de nieuwsbrief die vandaag de deur uit moet. Ik word daar onrustig van, omdat ik eigenlijk op vrijdag tot vijf uur werk. Als je last-minute met een opdracht bij mij aanklopt, moet ik daarvoor langer doorgaan. Ik zou het fijn vinden als je voortaan op vrijdag rond lunchtijd met dit verzoek bij mij komt. Dan kan ik rustig de tijd nemen om de nieuwsbrief op te stellen.”
4. Sta open voor een reactie
Een goede confrontatie betekent dat niet alleen jij zegt wat je wilt zeggen, maar dat je ook de ander aan het woord laat. Ongetwijfeld roept jouw feedback bij de ander ook een reactie op. Logisch. Da’s een oerreactie van ons als mensen in “bedreigende” situaties. Nu is de dreiging bij negatieve feedback natuurlijk iets kleiner dan wanneer er een hongerige leeuw voor je staat. Maar ons brein ziet het hoe dan ook als een risico. Daarom helpt vragen stellen, actief luisteren en ruimte laten aan de ander om te reageren.
Het kan ook best zijn dat je collega zo haar redenen heeft voor het gedrag. Misschien is je collega voor de nieuwsbrief afhankelijk van iemand anders en lukt het daarom niet om eerder input aan te leveren. Of wellicht is ze het gewend om op vrijdag over te werken en verwacht ze dat daarom ook van jou.
Geef je collega hoe dan ook de ruimte om te reageren en om het daarbij met je oneens te zijn. Vraag ook gerust door naar haar mening of ervaring. Dat laat zien dat je bereid bent om samen tot een oplossing te komen.
Houd verder een vriendelijke toon aan. Zolang jij vriendelijk en rustig blijft, zal je collega ook niet snel uit haar slof schieten, maar zijn je positieve bedoelingen duidelijk.
5. Maak de afspraken concreet
Als het goed is, komen jullie zo uiteindelijk tot een oplossing. Je collega stuurt je de opdracht voor de nieuwsbrief voortaan eerder. Of je spreekt af dat zij het zelf oppakt. Of misschien komen jullie wel tot een andere geniale middenweg.
Dan is nóg één ding belangrijk: zet de afspraken op papier en maak het concreet. Spreek af om welke tijd je voortaan input krijgt. Of wat je doet als de input een volgende keer alsnog te lang op zich laat wachten.
Ook is het handig om te kijken hoe je de ander kunt helpen om deze doelen te bereiken. Is er iets wat jij kunt doen om de afspraken haalbaar te maken?
Check ten slotte na het maken van die afspraken ook regelmatig hoe het gaat. Werken de afspraken voor jullie allebei goed? En zo niet, kan je collega dan misschien ergens hulp bij gebruiken? Blijf in gesprek om er samen een succes van te maken.
Respectvol de confrontatie aangaan met collega’s, zo dus!
De confrontatie aangaan – met collega’s of met wie dan ook – kun je dus prima op een tactische en constructieve manier doen. Deze 5 stappen, uit onze feedback training, helpen je daarbij:
- Maak geen verwijten, maar focus je op een oplossing en op het gewenste gedrag.
- Draai niet om de hete brei heen, maar kom snel tot de kern.
- Maak je feedback concreet door het 4 G’s feedback-model te gebruiken.
- Geef de ander de ruimte om te reageren.
- Kom tot een oplossing en maak die zo concreet mogelijk (ook door hem op papier te zetten).
Daarnaast nog een laatste tip: goede feedback geven en op een constructieve manier de confrontatie aangaan, zijn skills waar je in veel situaties profijt van hebt. Op het werk, maar zeker ook ver daarbuiten.
Bekijk daarom eens onze 1-daagse Feedback training. Al vele Nederlanders gingen je voor en leerden tijdens die cursus in slechts 8 uur op een goede manier feedback te geven en ontvangen. Ook jij bent van harte welkom!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
