Een werknemer ontslaan is altijd vervelend. Zeker wanneer diegene niks misdaan heeft, maar gewoon matig presteert. Dit is hoe je hem professioneel doch soepel de deur wijst, zonder conflict of consternatie, met positieve afsluiter. 6 tips maken je ontslaggesprek makkelijker én beter.

Wat komt aan bod?

Werknemer ontslaan is voor niemand fijn. Hoe pak je het aan?

Het beëindigen van een arbeidscontract is nooit prettig, of het nu gaat om het ontslaan van een lastige medewerker, iemand die niet naar behoren functioneert, of vanwege ernstige overtredingen op de werkvloer: het blijft een onaangename taak. Soms een makkelijke. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van ernstige overtredingen, zoals diefstal of (seksuele) intimidatie, kan de aanpak namelijk erg direct en duidelijk zijn:

“Je bent ontslagen. Pak je spullen maar.”

Afgehandeld. Die zie je niet meer terug.

Maar, als het gaat om een medewerker die wat lastiger is of gewoon niet optimaal presteert, dan wordt het als leidinggevende een uitdagender verhaal. Je hebt namelijk geen eenvoudig nieuws te brengen, maar de ontvanger verdient hoe dan ook een respectvol afscheid.Bovendien zullen jullie waarschijnlijk nog enige tijd samenwerken tijdens de overgangsperiode tot aan het definitieve vertrek. Het is dus heel belangrijk om deze laatste weken aangenaam te maken door het onprettige nieuws op een nette manier te brengen.

Gelukkig is dat mogelijk! Je kunt de hele onplezierige situatie transformeren tot een relatief “aangename” ervaring door het afscheid respectvol en professioneel te laten verlopen. Mits je het gesprek zorgvuldig aanpakt, op zowel professioneel als menselijk niveau. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger zich niet afgewezen voelt en maakt het gesprek voor jou als leidinggevende ook gemakkelijker te voeren.

Hoe doe je dat?

Man die ontslagen wordt

6 tips maken een werknemer ontslaan makkelijker (en menselijker)

Leidinggeven of ondernemen brengen soms ook het onvermijdelijke aspect met zich mee: het ontslaan van medewerkers die niet naar behoren functioneren. Lauren Bacon, met haar ruime ervaring in ondernemerschap en leidinggeven, deelt waardevolle inzichten in haar bestseller ‘The Boss of You‘ en haar recente boek ‘Curious for a Living‘. Ze put rechtstreeks uit eigen ervaring om te laten zien hoe je van een gevreesd ontslaggesprek een aangename ontmoeting kunt maken.

1. Bereid het gesprek voor (als een TED talk)

Het laatste wat je wil, is dit gesprek blanco in gaan. Nooit doen. Je hebt weliswaar een algemeen idee van wat je wilt overbrengen – “je functioneert onvoldoende, dus ben je ontslagen” – maar de exacte presentatie vergt toch zorgvuldige planning. Lauren Bacon gaat zelfs zo ver dat ze het ontslaggesprek vergelijkt met het geven van een speech op televisie of een TED Talk. Haar reden? Ze ervaart ongeveer dezelfde mate van zenuwen en bereidt zich net zo grondig voor als ze zou doen voor een van deze twee scenario’s.

“Oefen de punten die je wilt benoemen alsof je ze op televisie zou moeten voordragen,” adviseert zij.

Dus, zorg ervoor dat je van tevoren precies weet wat je wilt zeggen en oefen dat. Schrijf alle onderdelen puntsgewijs onder elkaar, als op een keynote-kaartje, en voer het gesprek van tevoren hardop. Voor jezelf, of met een oefenpersoon die je vertrouwt – afhankelijk van hoe groots dit ontslaggesprek is voor jou, qua nervositeit.

2. Manage de omstandigheden als een pro

Wanneer je voor de uitdaging staat om een werknemer te ontslaan, zijn er enkele factoren die je wél onder controle hebt: de omstandigheden. Zorg ervoor dat je deze van tevoren optimaal beheerst op de juiste manier.Het moment  van het ontslaggesprek bijvoorbeeld. Voer het zo vroeg mogelijk. Maak het je allereerste actie van de dag. Om 2 redenen. 

  • Ten eerste kun je iets vervelends dat je het liefst uitstelt maar beter meteen doen. Het ‘slik die kikker’ concept.
  • Ten tweede is het belangrijk om zo’n geladen gesprek te houden, voordat je andere zaken met je collega zou bespreken. Stel dat hij die dag gewoon aan het werk zou beginnen, jullie nog samen een meeting hebben, en je hem na de middagpauze ontslaat? Dat kan natuurlijk niet. Doe het meteen.

Daarnaast is het van essentieel belang dat het gesprek plaatsvindt in een vertrouwelijke setting. Plan het gesprek met je collega in een afgesloten ruimte waar jullie privé en openlijk kunnen spreken. Je weet namelijk niet welke (emotionele) reacties je mededeling zal oproepen, maar je kunt er wel voor zorgen dat je collega zich vrij kan uiten zonder dat anderen het zien of horen. Dit draagt bij aan een respectvolle en professionele afhandeling van het gesprek.

Vrouw die haar papieren inlevert

3. Voer de omgekeerde sales pitch uit

Je weet wel, zo’n verhaal dat je houdt om iets aan iemand verkocht te krijgen: een sales pitch of verkooppraatje. Wat je je werknemer gaat vertellen in het gesprek, is ongeveer hetzelfde, maar werkt omgekeerd. Dat gaat zo. Je opent ten eerste het ontslaggesprek meteen met het slechte nieuws. Er hoeft niet omheen gedraaid te worden.

Lauren:

“Dit is het pleister-in-één-ruk-verwijderen moment: het doet even ontzettend zeer, en dan volgt de ontlading.”

Maar in plaats van simpelweg te zeggen: “Je bent ontslagen, helaas,” verpak je de boodschap netjes en professioneel. Hier komt de ‘pitch’ om de hoek kijken. In een sales pitch zoek je normaal gesproken naar wat de andere partij mist, vergeleken met wat jij aanbiedt. In een ontslaggesprek doe je het omgekeerd.

“In plaats van te zoeken naar de juiste match tussen vraag en aanbod, leg je hier uit waarom bepaalde kwaliteiten van de ander niet overeenkomen met wat jouw organisatie op dit moment nodig heeft.”

Dus, vermijd het opsommen van tekortkomingen en het benadrukken van de zwakke punten als reden voor het ontslag. Dat maakt het gesprek onnodig pijnlijk en persoonlijk. Wat je beter kunt zeggen – ja, dit mag je letterlijk invullen, voorbereiden en oefenen:

“Het bedrijf heeft op dit moment behoefte aan [x] en dat blijkt niet jouw sterkste kant te zijn. We hebben verschillende pogingen gedaan om je te helpen groeien op het gebied van [x], maar helaas zien we niet de vooruitgang die nodig is.”

Klinkt professioneel? Zeker weten.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Wil je meer van dit soort waardevolle communicatietips en inzichten in time management ontvangen? Volg ons dan op Instagram! Ontdek onder andere hoe je lastige gesprekken op een respectvolle manier kunt voeren en krijg handige tips voor effectief time management!

4. Benoem de volgende stappen

Het nieuws is gedeeld, de ander komt rustig bij van de impact. Is er genoeg ruimte geweest voor een eerste reactie en adempauze; je hoeft niets te zeggen na het droppen van het bericht, alleen luisteren en vragen beantwoorden, neem hier net zoveel tijd voor als de ander nodig heeft. En dan ga je over naar de praktische zaken. Benadruk wat de volgende stappen zullen zijn nadat jullie deze ruimte hebben verlaten, volgens het bedrijfsbeleid. Overweeg zaken als:

  • Moet de ander bedrijfsmateriaal inleveren bij vertrek?
  • Zijn er wachtwoorden die moeten worden gewijzigd bij de IT-afdeling?
  • Wanneer kan de laatste loonstrook worden verwacht, en hoe ziet die eruit?
  • Hoe wordt het pensioenplan of andere extra’s van het dienstverband afgerond?

Het is belangrijk om deze details op een duidelijke en gestructureerde manier te bespreken, om eventuele onzekerheden te verminderen en de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.

5. Een positieve afsluiting: geef iets nuttigs mee

Laat geen bos bloemen of gouden handdruk achter, tenzij dat jouw voorkeur heeft natuurlijk. Wat je de ander beter kunt meegeven om de situatie positief af te sluiten, is bijvoorbeeld een referentie. Vertel dat toekomstige werkgevers jou mogen bellen voor informatie of bied aan om een aanbeveling of vaardigheidsonderschrijving op LinkedIn te plaatsen. Dit kan net zo waardevol zijn, mits je oprecht positief kunt zijn over bepaalde kwaliteiten van je (voormalig) werknemer. Als dit niet mogelijk is of je niets anders kunt bedenken, vraag de ander dan of je iets voor hem of haar kunt betekenen. Op dit moment of in de zoektocht naar een nieuwe baan.

Geef daarnaast aan dat je collega altijd nog bij jou terecht kan voor vragen rondom het ontslag. Voorkom zo dat het ongemakkelijk wordt om er nog op terug te komen, aangezien jullie waarschijnlijk nog een paar weken onder hetzelfde dak werken voordat de uitwerk-periode echt verstreken is.

Vrouw die ontslagen wordt

6. Vooruitlopen op de geruchten

Het nieuws zal als een lopend vuurtje rondgaan onder collega’s. Via WhatsApp kan de ontslagen werknemer al delen wat er gebeurd is, voordat jullie de ruimte goed en wel uit zijn gelopen. Wees dat vóór. Direct na het gesprek roep je de teamleden van de zojuist vertrokken collega bij elkaar en deel je hetzelfde bericht in verkorte versie als je zojuist hebt gedaan. Kom meteen ter zake:

“We hebben besloten om het contract van [x] niet te verlengen” of “we hebben moeten besluiten om de samenwerking met [x] te stoppen…” – en leg uit dat dit komt door een mismatch tussen de behoeften van het bedrijf en de kwaliteiten van de collega (of freelancer). Gebruik de omgekeerde salespitch.

Vraag meteen of er vragen of opmerkingen zijn. Beantwoord deze oprecht en benadruk nogmaals dat mensen die later nog vragen hebben, altijd welkom zijn. Of ze nu bij jou op kantoor binnenlopen of ze digitaal stellen als dat voor hen gemakkelijker is. Dit voorkomt onduidelijkheden en zorgt voor een open communicatiekanaal in deze gevoelige periode.

Kortom: hoe respectvol een werknemer ontslaan?

Hoe kun je iemand ontslaan? Het beëindigen van een arbeidsrelatie is nooit eenvoudig, maar door deze zes stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat het afscheid op een respectvolle en constructieve manier verloopt. Het blijft begrijpelijk dat het vervelend is om een werknemer te laten gaan, vooral na een periode van samenwerking en wellicht opgebouwde persoonlijke banden. Desondanks is het soms noodzakelijk om deze beslissing te nemen.

  1. Belangrijk is om het ontslaggesprek goed voor te bereiden, zodat je helder en concreet kunt uitleggen waarom deze beslissing is genomen. 
  2. Kies daarbij de juiste plek en het juiste moment, en ruk de pleister er in één keer af, maar wel op een respectvolle manier. 
  3. Benoem vervolgens de praktische zaken en geef de persoon ruimte om vragen te stellen en te herstellen.
  4. Als extra stap, bied iets positiefs aan om de situatie af te sluiten, zoals de mogelijkheid van een referentie of het delen van vaardigheden op LinkedIn. 
  5. Wees ook proactief in het beheren van informatie binnen het team om roddels te voorkomen.

Het is misschien niet mogelijk om het ontslag minder vervelend te maken, maar met deze benadering kun je ervoor zorgen dat het op een respectvolle en professionele manier wordt afgehandeld!

Merk je dat je het lastig vindt? Laat ons je helpen!

Als je voor de uitdaging staat om moeilijke gesprekken, zoals het beëindigen van een arbeidsrelatie, op een respectvolle en constructieve manier te voeren, begrijpen wij dat dit geen gemakkelijke taak is. Daarom bieden wij op maat gemaakte trainingen aan om jouw communicatieve vaardigheden naar een hoger niveau te tillen. Onze 1-daagse cursussen, waaronder Gesprekstechnieken, Feedback Geven, en Assertiviteit, zijn speciaal ontworpen om leidinggevenden te ondersteunen bij effectievere communicatie, vooral in uitdagende situaties.

  • In de cursus Gesprekstechnieken leer je bijvoorbeeld hoe je lastige gesprekken voorbereidt, de juiste toon aanslaat en de boodschap helder overbrengt zonder afbreuk te doen aan respect. 
  • De cursus Feedback Geven richt zich op het ontwikkelen van vaardigheden om constructieve feedback op een effectieve en positieve manier te communiceren. Hierdoor verbeter je de samenwerking en prestaties van jouw team. 
  • De cursus Assertiviteit helpt je om duidelijk en zelfverzekerd te communiceren, waarbij je leert hoe je op een respectvolle manier je standpunten kunt overbrengen, grenzen kunt stellen en effectief kunt reageren op uitdagende situaties.

Investeer in je leiderschapsvaardigheden en creëer een werkomgeving waar respect, openheid en eerlijkheid centraal staan. Neem deel aan een van onze trainingen en ontdek de kracht van effectieve communicatie, zelfs in de meest uitdagende situaties!

man die zijn doos gevuld heeft nadat die ontslagen is

Meer artikelen over lastige gesprekken voeren? Lees verder

Veelgestelde vragen rondom werknemer ontslaan

  • Mag je zomaar een werknemer ontslaan?

    Nee, in de meeste gevallen is dat niet mogelijk zonder geldige reden. Er moeten normaal gesproken concrete redenen zijn, zoals slechte prestaties, wangedrag op het werk, of economische redenen voor het bedrijf. Werkgevers dienen zich te houden aan wetten en regels om eerlijk en rechtvaardig te handelen.

  • Met welke redenen mag een werkgever iemand ontslaan?

    Een werkgever kan om verschillende redenen een werknemer ontslaan, zoals slechte prestaties, herhaaldelijk overtreden van regels, of economische redenen zoals bezuinigingen.

    Voorbeelden van redenen voor ontslag:

    • Slechte prestaties: als een werknemer herhaaldelijk niet aan de verwachtingen voldoet.
    • Wangedrag: ernstig wangedrag op de werkplek, zoals diefstal, fraude, geweld, of schendingen van bedrijfsregels.
    • Economische redenen: bijvoorbeeld als het bedrijf moet bezuinigen of herstructureren.
    • Niet nakomen van contractuele verplichtingen: als een werknemer zich niet aan de voorwaarden van het arbeidscontract houdt.
    • Langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid: als de gezondheidstoestand van de werknemer van invloed is op het uitvoeren van taken en er geen passende oplossingen zijn.

    Kortom: een werkgever mag een werknemer ontslaan als er een geldige reden is, zoalng dit natuurlijk in overeenstemming is met de geldende wetten en regels voor ontslag. Het is belangrijk dat het ontslag eerlijk en redelijk is.

  • Wat zijn de kosten om een werknemer te ontslaan?

    De kosten zijn afhankelijk van diverse factoren, en het is belangrijk om te weten welke regels en wetten van toepassing zijn. In sommige gevallen kunnen er ontslagvergoedingen of juridische kosten zijn. 

  • Hoe kan je iemand met een vast contract ontslaan?

    Ontslag van iemand met een vast contract vereist een geldige reden, zoals slechte prestaties of bedrijfseconomische redenen. Zo’n proces kan lastig zijn, waarbij je de juiste stappen en de geldende arbeidswetgeving moet volgen. Overweeg altijd eerst het probleem op te lossen via gesprekken of een verbetertraject. Als ontslag dan alsnog onvermijdelijk is, volg dan de ontslagprocedure met schriftelijke kennisgeving, rekening houdend met opzegtermijnen en ontslagvergoedingen. Raadpleeg altijd eerst juridisch advies voor de juiste stappen.

  • Wat is de beste manier om je te laten ontslaan?

    Het is over het algemeen beter om actief naar een nieuwe baan te zoeken dan bewust ontslagen te worden. Dit geeft je meer controle en kan gunstiger zijn voor toekomstige werkgevers. Behoud altijd een professionele houding, bespreek eventuele problemen op het werk met je leidinggevende, en zoek naar manieren om je situatie te verbeteren. Een professionele aanpak kan helpen bij het vinden van nieuwe kansen zonder negatieve invloed op je carrière!

Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven 

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog