Effectief vergaderen doe je met real time feedback, zegt Google manager

Genoeg van het loze geklets in vergaderingen? Russ Laraway – voormalig manager bij de Marine, Twitter en Google – vergadert liever effectief. Met “real time feedback”, zoals een sportcoach dat zou geven aan z’n team. Direct reageren op prestaties en producten, met direct resultaat en concrete vooruitgang aan het einde van de meeting. In 4 stappen.  

“Wachten met feedback geven is totaal niet logisch. Wanneer je je feedback zo dicht mogelijk op de prestatie geeft, fixen mensen hun fouten sneller, of herhalen ze hun succes vlugger.”

– Russ Laraway

Direct of real time feedback geven werkt dus het best, beweert Laraway. Net zoals bij topsporters gebeurt, in een training met hun coach.

Effectief topsporten, werkt met real time feedback

Een turner waagt de sprong, een atleet trekt z’n sprint of een zwemmer oefent de vlinderslag op z’n snelst. De sporter levert z’n prestatie – en kijkt dan meteen naar z’n coach, die hem direct feedback levert:

  • “De aanloop voor je dubbele salto moet sneller.”
  • “Spreid je armen breder in je slag.”
  • “Heel goed die beenhouding nu.”

De sporter knikt, internaliseert de goede en verbeterpunten, en presteert opnieuw – steeds beter en beter, dankzij “real time feedback”.

Effectief vergaderen

Zo werkt het ook op kantoor. Althans: zo kan het werken, als je het goed doet.

Effectief vergaderen, werkt met real time feedback

Maar wat ís het dat die coach doet, dat zijn directe feedback zo goed aankomt – en de sporter er meteen mee aan de slag gaat om te verbeteren? Je zult hem niet gauw horen protesteren en reageren met “nou, ik vond die arm-spreiding al best goed, al zeg ik het zelf”.

Vergaderen met zulke directe feedback – iemand presenteert een idee, evalueert een aanpak of oppert een suggestie, en krijgt daar direct feedback op – zou zo’n defensieve reactie ook wel eens kunnen uitlokken. Mensen zijn het niet gewend, maar als ze er meer als een sporter in zouden staan, zou je hen veel verder kunnen coachen.

Wat je wil is dus de mindset veranderen in een overleg of vergadering, waardoor je wat je bespreekt direct kunt beoordelen – zonder tegenstribbelingen. Een gezond gesprek, dat een product of prestatie ter plekke verbetert, en waarmee je samen tot het beste resultaat komt.

Een eindproduct dat elke vergadering zou moeten hebben: direct het beste resultaat – en niet alleen maar gepraat en nog meer geplan en “we komen er op terug”-s. Pak het daarom aan zoals Laraway het leerde als coach bij de Marine, en later implementeerde als manager bij Twitter en Google:

“Gebruik vergaderingen als gelegenheid voor real time feedback”, adviseert hij.

Vergaderingen zijn namelijk de perfecte plek voor directe feedback, wanneer ze een prestatie of resultaat behandelen: bij een project reflectie of klant-voorstel presentatie bijvoorbeeld.

Bekijk, bespreek, verbeter – direct. Sprint, feedback, betere sprint – ter plekke.

Effectief vergaderen

Maar je mensen hebben wellicht die topsportmentaliteit nog niet als vanzelf onder de knie. Ze zullen misschien schrikken en in de verdediging schieten, wanneer er tijdens vergaderingen plotseling direct feedback komt op hun product, suggestie of prestatie.

Dus wil je je minder-geklets-meer-direct-resultaat feedback vergadering goed aanpakken, door het aan te pakken zoals een coach als Laraway het zou doen. In 4 stappen:

  1. Kondig aan wat je gaat doen, in een feedback vergadering.
  2. Hou het klein.
  3. Hou je aan 3 regels.
  4. Zorg voor een feedback vergadering bewaker.

1. Kondig “feedback vergadering” aan

Wees bij het verzenden van de uitnodiging, of het anderszins aankondigen van de vergadering, al duidelijk dat het hier om een “feedback vergadering” gaat. De cultuur van openlijk feedback geven, als basis om elkaar te helpen verbeteren en met concreet resultaat uit de vergadering te komen, moet meteen duidelijk zijn.

Dat is namelijk wat het verschil maakt bij topsporters. Ze weten dat hun coach hen niet bekritiseert om hen op de kast te jagen. Ze weten dat het is bedoeld om hun prestaties vooruit te helpen. Maak dat duidelijk.

“Creëer zo een “diepgewortelde cultuur van kritiek voor verbetering”, zoals Laraway het noemt.

Op kantoor zal die topsportmentaliteit even wennen zijn, dus zul je direct heel duidelijk moeten zijn, al bij de aankondiging van de vergadering:

“Het wordt een feedback vergadering, wat betekent dat er rechtstreeks reacties zullen komen op prestaties en producten. Gezonde feedback, bedoeld om elkaar te helpen, en met concrete vooruitgang uit de vergadering te komen.

Bereid je eventueel voor, door alvast naar de materialen te kijken en te bedenken welke reacties jij zou kunnen geven, of ontvangen.”

2. Hou het klein

Een elftal uitgezonderd, werken coaches het best met een kleine groep sporters. Zo kan-ie de prestaties van elke sporter nauwlettend in de gaten houden, en kan feedback gemakkelijker geuit worden, vanwege de kleine setting. Geen 10-tal anderen kijkt mee.

Hou je feedback vergadering dus bij maximaal 5 deelnemers. Zo kun je iedereen rustig aan het woord laten, en is de sfeer persoonlijker en veiliger. Bevordert de openheid, en vermindert de angst voor kritiek.

Effectief vergaderen

3. Benoem een “bewaker”

Vraag iemand om die bewaker te zijn, of wees hem zelf, en maak aan de rest van het vergader-team duidelijk wat z’n rol is – en dat die gerespecteerd moet worden, omdat ook die er is om het team te helpen in deze meeting.  

Want: de bewaker is geen politieman of scheidsrechter, maar een gespreksleider. De bewaker bewaakt de structuur van de vergadering. Hij bewaakt de agenda, de relevantie van feedback, de tijd en… De regels:

4. Hou je aan de regels

Je vergadering is aangekondigd, de maximaal 5 deelnemers zijn voorbereid komen opdagen en de bewaker zit klaar. Nu is het tijd om de feedback vergadering te houden, met 1 groot verschil met die goeie ouwe klets-vergadering:

Feedback wordt (per product of prestatie) direct gegeven, om samen tot direct resultaat te komen.

Maar om dat gecontroleerd voor elkaar te krijgen, zul je je wel aan 4 belangrijke feedback regels moeten houden, om te voorkomen dat mensen in die goeie ouwe verdediging schieten, en om echt samen vooruit te komen – zonder weerstand, met resultaat:

  • Bespreek producten en prestaties, geen personen.
  • Bespreek elk product/prestatie even lang.
  • Laat elke deelnemer evenveel aan het woord.
  • Hou 80/20 balans in positieve/negatieve feedback.

Je gaat bij effectief vergaderen niet met z’n allen feedback geven op één persoon en z’n prestatie. De balans moet evenredig zijn tussen alle leden van de vergadering en alle prestaties die er behandeld worden. Volgens de regel:

“Vergelijk nóóit collega’s met elkaar, alleen prestaties!”

Iemand op eerdere resultaten wijzen, en vragen waarom het toen beter ging dan nu? Mag. Iemand op resultaten wijzen, en vragen waarom hij het niet beter doet dan z’n collega? Mag nooit!

Alleen maar negatieve feedback geven is ook niet de bedoeling. Kritiek is geen probleem – het helpt een product of prestatie juist vooruit – maar de balans met lof en complimenten moet blijven. Ratio: 80/20.

Aan de bewaker om die balans te houden en deze regels te bewaken, samen met de tijd. Per product een half uur aanhouden, en per persoon maximaal een paar minuten bijvoorbeeld. Hij of zij zegt daarna vriendelijk “Bedankt voor de input, Jennifer – Robert, wat denk jij?”, als Jennifer wat veel aan het woord is, ruim over de tijd zit, en Robert er wat stilletjes bij bleef.

Zo komt iedereen aan het woord, op een korte en ferme direct manier, gecontroleerd en begeleid – rechtstreeks naar concreet resultaat.

De bewaker, na het half uur feedback op 1 product, in een afrondende en activerende conclusie:

“Bedankt iedereen, het half uur zit erop. Iedereen is aan het woord geweest. Concluderend vinden we de app vooral erg gebruiksvriendelijk, maar kan er nog wat verbeterd worden aan […] Dus nu gaat Martin als eerst aan de slag met […]”

Dus

Directe of “real time” feedback geven is een erg handige tool voor effectief vergaderen, wanneer je een product, resultaat of prestatie bespreekt. Goed om eindelijk van die klets-vergaderingen af te komen, en samen snel tot concrete conclusies te komen.

Het werkt een beetje zoals bij topsporters – prestatie, reactie, betere prestatie – ontdekte Russ Laraway bij de Marine, en later als manager bij Google en Twitter.

Effectief vergaderen met real time feedback doe je zelf, in 4 stappen:

  1. Kondig de “feedback vergadering” aan, en wees duidelijk wat de bedoeling is.
  2. Hou het klein, met maximaal 5 deelnemers.
  3. Benoem een “bewaker”, die de agenda, de tijd en de regels bewaakt:
  4. Hou je aan de 4 regels.
    • Bespreek producten en prestaties, geen personen.
    • Bespreek elk product/prestatie even lang.
    • Laat elke deelnemer even veel aan het woord.
    • Hou 80/20 balans in positieve/negatieve feedback.

“Gebruik vergaderingen als gelegenheid voor “real time feedback”. [..] Zo leid je mensen naar succes”, zegt Laraway. “En wat is er belangrijker in de functie-omschrijving van een teamleider dan z’n mensen naar succes leiden?”

Meer weten over de kracht van feedback?

Niet eerder zo stilgestaan bij de kracht van effectief feedback geven, in vergaderingen én daarbuiten? Nu weet je het: het is de sleutel tot beter presteren en mensen begeleiden naar de top van hun kunnen – én naar optimaal samenwerken, zonder conflict, met resultaat.

Alles leren over de kracht van feedback geven, hoe je dat praktisch aanpakt en welke tools, technieken en tips daarbij van pas komen – voor iedereen die werkt met mensen, en hen graag slim en effectief aanstuurt – is er de training Feedback Geven:

X