Eens per jaar vel je je oordeel en bespreekt wat er beter kan. Het functioneringsgesprek, in een notendop. Toch? Fout. De pro’s – de auteur van hét functioneringsgesprek handboek en de Management professor van Yale University – weten het beter. Met 1 even helder als verrassend template, in 3 stappen. 

Wat komt aan bod?

Je wil dat je functioneringsgesprek effect heeft: het moet het functioneren van je werknemer of teamlid bevorderen. Dus ga je eens per jaar bij elkaar zitten – met zweethandjes aan beide kanten van de tafel – en vertel je wat er goed is gegaan in het afgelopen jaar, wat er beter kan, noemt je eindoordeel en bespreekt een eventuele salarisverhoging. 

Toch is dat helaas niet hoe het werkt. Niet hoe het goed werkt, tenminste. 

Iemand beter laten functioneren, kan beter. Goed “functioneringsmanagement” heet het, als je je beste werknemers echt wil bevorderen en de mindere effectief wil bijsturen. 

Hoe dat werkt, functioneringsmanagement, beginnend met een goed functioneringsgesprek? Wat je dan precies doet, zegt en vraagt? Daar hebben de pro’s het antwoord op, met 1 template voor al jouw functioneringsgesprekken – in 3 stappen, op elke bedrijfscultuur toepasbaar. 

Maar eerst:

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek – ook wel bekend als ‘jaargesprek’ of ‘evaluatiegesprek’ – is een soort praatje op het werk tussen jou en een teamlid. Tijdens dit gesprek praten jullie over hoe het met hen gaat op het werk, wat goed gaat en waar hij of zij misschien nog hulp bij nodig heeft. Het is eigenlijk een kans om te bespreken hoe de persoon het werk doet en hoe hij of zij het nog beter kan doen. 

Een functioneringsgesprek is dus eigenlijk een soort check-in om te zorgen dat alles goed gaat en om te kijken of iemand nog dingen kan leren of verbeteren. 

Wat is het doel van een functioneringsgesprek?

Praten over hoe het op het werk gaat dus, zowel vanuit het perspectief van de medewerker als de leidinggevende. Belangrijke onderdelen hierin zijn:

  • Feedback geven en ontvangen: het biedt een kans voor zowel jouw teamlid als voor jou als leidinggevende om feedback te geven over prestaties, sterke punten en verbeterpunten.
  • Groei en ontwikkeling: het is een gelegenheid om te praten over de professionele groei van de medewerker en welke kansen er zijn voor verdere ontwikkeling.
  • Doelen stellen: samen kunnen jullie doelen opstellen voor de toekomst, zoals nieuwe projecten, vaardigheden ontwikkelen, of het verbeteren van bepaalde aspecten van het werk.
  • Communicatie verbeteren: het helpt bij het verbeteren van de communicatie tussen hen en jou, waardoor beide partijen beter begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
  • Motivatie vergroten: door waardering uit te spreken voor goede prestaties en samen doelen te stellen, kan het de motivatie van jouw teamlid verhogen.
  • Eventuele problemen aanpakken: als er problemen zijn, biedt het een gestructureerde manier om ze te bespreken en vroegtijdig oplossingen te vinden.

Kortom, het doel van een functioneringsgesprek is om samen te werken aan goede prestaties, zodat zowel het teamlid, jij en het bedrijf blij en succesvol zijn. Het is een vriendelijk gesprek om te zorgen dat alles goed loopt op het werk!

Dan nu de grote vraag: hoe voer je een goed functioneringsgesprek?

een functioneringsgesprek in actie

Hét ultieme functioneringsgesprek voeren volgens experts (in 3 stappen)

Dick Grote en James Barron en Dick Grote weten waar ze het over hebben, als ze het over goede functioneringsgesprekken hebben. De eerste is Management professor aan Yale’s School of Management en de laatste auteur van het boek “How to Be Good at Performance Appraisals”. Pro’s, dus.

Samen geven ze je hét template voor het beste beoordelingsgesprek dat je kunt voeren. Eentje dat je goed functionerende werknemers blijft motiveren – en de minder goed presterende een heldere weg naar vooruitgang biedt, in 3 stappen.

1. Hoe bereid je een functioneringsgesprek voor? 

Welke voorbereiding is nodig voor een functioneringsgesprek?

“Feedback geven is geen eenrichtingsverkeer” is één van de belangrijkste feedback regels, dus geldt het ook hier. De voorbereiding voor een functioneringsgesprek doe je niet in je eentje. En niet eens met z’n tweeën… Maar met het hele team!

  • Jij – de manager – verzamelt je notities en opmerkingen.
  • De medewerker verzamelt een paar prestaties waar hij of zij trots op is.

“Dit brengt een positieve focus naar een evenement dat maar al te vaak als negatief wordt gezien”, legt Grote uit. 

  • Z’n teamleden geven hun eigen 360 graden feedback op de samenwerking met het betreffende teamlid. 

“Hoe groter het aantal onafhankelijke evaluaties, hoe beter”, zegt Barron. 

Belangrijke volgende stap: zodra die voorbereidende informatie verzameld is, deel je die evaluaties en agenda met het betreffende teamlid. Verrassend? Vast. Slim? Zeker. Mits je de juiste timing hebt.

Hoe functioneringsgesprek voorbereiden? Niet te lang voor het gesprek – waardoor hij of zij nog tijd heeft om voor uitleg naar je toe te komen – en niet te kort voor het gesprek – zodat de ander de ruimte niet heeft om te verwerken wat er staat. Een uur van tevoren ongeveer, zeggen de pro’s.

Dat is precies genoeg tijd om een eerste reactie te vormen op de evaluaties die besproken gaan worden. Dat kan gevoelig liggen – zeker wanneer er een kritische noot in staat – dus geef de ander de ruimte voor die reactie, in z’n eentje. Omgaan met kritiek is namelijk een heikel puntje, en zelfs wanneer het louter lof betreft, is dit de manier om de druk alvast van de ketel te laten vóór het gesprek. 

Grote:

“Wanneer mensen hun eigen assessment lezen, gaan ze allerlei soorten emoties hebben. Laat ze dat even voor zichzelf hebben, en geef ze de kans om er over na te denken.”

2. Wat bespreek je tijdens een functioneringsgesprek?

Laat één zaak direct helder zijn: je gaat niet openen met een compliment, dan kritiek puntjes bespreken en eindigen met een positieve noot. Met zo’n mixed message kan de ander helemaal niks. Je functioneringsgesprek is geen feedback sandwich. 

Je gaat duidelijk en rechtdoorzee zijn. Het is “goed” óf (nog) “niet goed genoeg”.

“Goed” = (alleen!) positieve terugkoppeling

Presteert je teamlid redelijk tot heel goed, dan is er alleen maar ruimte voor lof. Geen kleine kritische details daar doorheen, dat maakt alleen maar dat de ander aan zichzelf gaat twijfelen. Is hij of zij op de goede weg, complimenteer hem verder op die weg. Kritiek gaat hem alleen maar doen twijfelen, drentelen, en misschien zelfs een verkeerde afslag nemen. Zeg dat degene goed bezig is en vooral zo moet doorgaan. 

Grote:

“De meeste mensen zijn goede, solide werkers, dus voor het merendeel moet je je louter concentreren op de dingen die de persoon goed heeft gedaan.”

Motivatie is namelijk de enige leermeester voor mensen die al goed bezig zijn, licht hij toe. Één duidelijke “goed bezig” en niks anders, in het gros van je functioneringsgesprekken dus. Het heet niet voor niets “appraisal” in het Engels, met in de kern het woordje “praise” (lof). Onthoud dat!

“Niet goed genoeg” = (alleen!) concrete kritiek

Presteert een teamlid beneden gemiddeld, draai daar dan niet omheen tijdens de beoordeling. Kom er direct mee, en wees helder. “Het gaat niet zo goed als gehoopt”. Zeg dat, meteen, zonder er doekjes om te winden. Geen zorgen. De ander kan het hebben (en voelde het al aankomen, door de gedeelde evaluaties). 

Grote:

“Confronteer slechte presteerders en eis verbetering. Mensen zijn veerkrachtig. Als de tijd verstrijkt en die persoon komt maar niet vooruit, dan doe je diegene geen plezier door z’n tekortkomingen te ontwijken.”

Wees duidelijk wat er beter kan, moet, en bespreek dát – en niets anders. (Hoe ze beter moeten, bespreek je zometeen.)

Beoordeling en salaris

Werken jullie met eenduidige beoordelingen – zoals een cijfer tussen 1 en 5 of 0 en 10 – dan plaats je die hier, meteen na de prestatie evaluatie. Goed om maar meteen uit de weg te hebben. Samen met een eventuele salarisverhoging of bonussen als dat erin zit. (Nog beter is om dit in een apart gesprek te regelen, maar als het echt net anders kan, doe het dan in elk geval zo snel mogelijk binnen het functioneringsgesprek.)

Grote:

“Anders zal er een onzichtbare papegaai boven het hoofd van de werknemer hangen – krijsend: ‘hoeveel?’ – door de hele discussie heen.”

3. Welke gespreksonderwerpen haal je nog meer aan bij een functioneringsgesprek?

Welke onderwerpen worden typisch besproken tijdens een functioneringsgesprek? 

Alles dat spannend is aan het gesprek, bespreek je dus meteen. Kun je daarna met volledige focus door naar het onderdeel dat het teamlid pas écht verder gaat helpen. Het gedeelte waarin je jouw verwachtingen naast zijn/haar doelen gaat leggen.

Welke gespreksonderwerpen nog?

Bespreek jouw verwachtingen

Deze ken je misschien al. Als je aangeeft wat er (nog) niet goed genoeg is, moet je ook aangeven wat dan wel goed genoeg is. Je spreekt je verwachtingen uit als manager, sprekende voor het hele bedrijf. Waaraan moet de ontvanger voldoen om een goed functionerend teamlid te zijn binnen de organisatie? Dat mag hier nog globaal zijn. (Concreet maken doe je in stap 3).

Bespreek zijn/haar doelen

We hadden het over feedback geven als iets dat meer dan éénrichtingsverkeer is. Dat toonde je al door de ontvanger te vragen zijn eigen prestaties te evalueren, ter voorbereiding van het gesprek. En daar ga je hier op verder, tijdens het gesprek. 

Barron:

“Vaak evalueren managers prestaties zonder echt te weten wat de carrière aspiraties van de ander zijn.”

Vraag daarom door op de trotse prestaties, en ga daarmee richting zijn of haar carrière doelen.

Welke vragen stel je tijdens een functioneringsgesprek?

  • Waarom was je trots op die prestatie?
  • Wat was er zo goed aan?
  • Is dat wat je het liefst doet / bereikt in je werk?
  • Wat hoop je geleerd te hebben over een jaar?
  • Waar hoop je dan te staan over een jaar?

Belangrijke vragen, omdat de antwoorden samen moeten gaan vallen met jouw verwachtingen. Leg ze naast en elkaar en kijk samen wat er te winnen valt, in stap 3:

man en vrouw die in een functioneringsgesprek zitten

4. Hoe zet je een functioneringsgesprek om in actie?

Hoe kunnen doelen worden vastgesteld die zowel haalbaar als uitdagend zijn tijdens een functioneringsgesprek?

De stap die het vaakst wordt overgeslagen én het belangrijkst is in elk functioneringsgesprek (geen goeie combi): dóórontwikkeling. Niet alleen stilstaan bij hoe het nu gaat, maar concreet plannen hoe het beter gaat. 

Dit is het deel waarin je de status quo (de prestaties zijn “goed” of “nog niet goed”) en de toekomst wensen en verwachtingen samenvat – en waarin je vervolgens samen een plan maakt om daar te komen; op het kruispunt van jouw bedrijfsdoelen en de persoonlijke carrière doelen van de ander.

Een mooi midden, is waar je samen uitkomt. Niet direct natuurlijk, maar je gaat tijdens dit functioneringsgesprek in gang zetten dat je medewerker op lange termijn beter functioneert, met jouw hulp. “Functioneringsmanagement”, heet dat.

En dat gebeurt dus niet in één gesprek, maar vooral in de periode daarna. Op deze manier:

  • Benoem de ontwikkelpunten – zowel volgens jou (om richting bedrijfsdoelen te komen) als volgens de ander (om richting persoonlijke doelen te komen), door jullie verwachtingen en doelen zo constructief en concreet mogelijk te maken.  

Barron:

“Zeg geen dingen als: ‘je moet proactiever worden’. Dat betekent niks. Zeg iets als: ‘je moet meer initiatief nemen in het opvolgen van potentiële leads’. In het verlengde daarvan is zeggen ‘ik ben een innovator’ als doelstelling leuk om te doen, maar het helpt als je precies weet wat je doen moet om dat te reflecteren.”

  • Maak samen een planning om terug te komen op die gestelde maatstaven, in wat Barron “performance planning sessions” noemt. Elke 3 maanden is een goede frequentie, tot maximaal elke maand als iemand veel begeleiding nodig heeft (bij een junior, bijvoorbeeld). Goed voor een steady vooruitgang én voor betrokkenheid. Regelmatig evalueren boost betrokkenheid namelijk met bijna 30%, blijkt uit corporate research. En dat is weer goed voor betere bedrijfsprestaties, zegt dit HBR rapport.
  • Help mee. Stuur je teamlid niet met een lijstje ontwikkelpunten op pad en beoordeel vanaf de zijlijn wat je ziet. Wees er onderdeel van. Stel je advies en expertise ter beschikking, als dat relevant is. Of verwijs door naar het advies en de expertise van anderen die hem of haar verder helpen – via een training Time Management voor betere productiviteit of een training Assertiviteit voor betere communicatie bijvoorbeeld. 

Dát is functioneringsmanagement om je teamlid, en uiteindelijk het hele team en het hele bedrijf, samen vooruit te helpen. En het begint allemaal bij dat functioneringsgesprek. 

Samengevat: hoe voer je een goed functioneringsgesprek?

Functioneringsgesprekken zijn lastig, ongemakkelijk en je bent blij dat je ze maar eens per jaar hoeft te houden. Maar dat geldt alleen als je het verkeerd doet. Doe je het goed, dan wordt het een prettig gesprek en help je er je hele bedrijf mee vooruit – door het niet te houden bij een functioneringsgesprek, maar aan functioneringsmanagement te doen. Werkt op de langere termijn, en werkt beter, volgens de pro’s Grote en Barron. Hun advies, gegoten in 1 template, in 3 stappen:

Hoe ‘doe’ je een functioneringsgesprek? Een template als functioneringsgesprek voorbeeld:

  • Zorg voor een goede voorbereiding
      1. Bereid het gesprek voor door niet alleen jouw feedback samen te vatten, maar ook de evaluaties van alle teamleden én het teamlid zelf te verzamelen. 
      2. Deel deze info ongeveer een uur voor het gesprek, zodat de ander zich mentaal kan voorbereiden. 
  • Wees tijdens de bespreking duidelijk en rechtdoorzee
      1. Presteert iemand bovengemiddeld tot goed, wees dan (louter) vol lof, met één heldere boodschap: “jij bent goed bezig, ga zo door”. Het motiveert om meer van het goede te doen. 
      2. Presteert iemand beneden peil, wees dan duidelijk. Zeg rechtuit: “je prestaties zijn beneden verwachting, dit moet beter”. De ander kan het hebben.
      3. Hierna plaats je je concrete oordeel en heb je het over eventuele salarisverhoging en bonussen, om het meest spannende deel maar uit de weg te hebben.
  • Bespreek jouw verwachtingen en zijn/haar doelen
      1. Spreek jouw concrete verwachtingen uit, wat meteen de maatstaven zijn om de prestaties in het vervolg aan te meten. 
      2. Laat de ander zijn of haar persoonlijke carrière doelen delen, en leg ze naast elkaar.
  • Zet het gesprek om tot concrete actie
    1. Maak van de doelen en verwachtingen samen concrete en meetbare ontwikkelpunten.
    2. Plan “performance planning sessions” waarin je (bijvoorbeeld) elke 3 maanden op de vooruitgang reflecteert, eventueel bijstelt en uithelpt. 
    3. Help tussen die sessies door mee aan de verbetering, door je expertise en advies te geven of dat extern in te schakelen. 

Interessant? Verbeter jouw communicatievaardigheden

Als leidinggevende of manager begrijp je vast wel hoe cruciaal effectieve communicatie is in het leiden van een succesvol team. Een van de essentiële aspecten van communicatie is het kunnen geven van constructieve feedback en het voeren van productieve functioneringsgesprekken.

Wij van Tijdwinst.com begrijpen het belang van sterke communicatievaardigheden en willen we je graag ondersteunen bij het aanscherpen van jouw feedback- en gesprekstechnieken. Daarom bieden we een reeks praktische en interactieve 1-daagse cursussen aan die zijn ontworpen om je te helpen groeien als leidinggevende.

Denk aan:

De 1-daagse cursus Feedback Geven:

  • Leer hoe je op een constructieve manier feedback kunt geven.
  • Ontwikkel vaardigheden om feedback effectief te ontvangen.
  • Creëer een positieve feedbackcultuur binnen je team.

Of onze 1-daagse cursus Assertiviteit:

  • Versterk je zelfvertrouwen en assertiviteit.
  • Leer hoe je duidelijk je standpunt kunt communiceren.
  • Beheers technieken om op een respectvolle manier grenzen te stellen.

En wat dacht je van de 1-daags training Gesprekstechnieken:

  • Verbeter je algemene gespreksvaardigheden.
  • Leer effectieve luister- en communicatietechnieken.
  • Krijg inzicht in hoe je gesprekken kunt sturen naar positieve uitkomsten.

Onze trainers zijn ervaren professionals die jou begeleiden door middel van praktische oefeningen en bruikbare tips die direct toepasbaar zijn in jouw dagelijkse werkzaamheden. We begrijpen dat jouw tijd kostbaar is, daarom hebben we compacte en impactvolle cursussen ontwikkeld die je in slechts één dag kunt voltooien.

Investeer dus in jezelf en ontdek hoe het versterken van je communicatievaardigheden direct bijdraagt aan een positieve en productieve werkomgeving. Neem vandaag nog contact met ons op om jouw plek te reserveren voor een van onze aankomende cursussen!

man en vrouw die in een functioneringgesprek zitten

Veelgestelde vragen rondom functioneringsgesprek?

  • Wat is het doel van een functioneringsgesprek

    Het doel van een functioneringsgesprek is om te praten over hoe het op het werk gaat. Het gaat niet alleen om prestaties, maar ook om ontwikkeling en samenwerking.

  • Hoe vaak vinden functioneringsgesprekken doorgaans plaats?

    Meestal gebeurt dit één keer per jaar, maar daar zijn wij bij Tijdwinst geen voorstanders van. Wij moedigen je aan om elke maand even kort bij elkaar te zitten. Evaluatiegesprekken hoeven namelijk geen angstig jaarlijks ritueel te zijn waarbij teamleden met knikkende knieën aanschuiven, alleen om met een lading kritiek opgescheept te worden. Maak er in plaats daarvan een maandelijks “onderonsje” van! Het ultieme doel? Groei en ontwikkeling, niet alleen voor jouw teamleden, maar ook voor jou als leidinggevende. Ontdek daarom hoe je eerlijke feedback kunt geven, zowel over verbeterpunten als successen.

  • Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?

    Bij een functioneringsgesprek praat je over ontwikkeling en samenwerking. Een beoordelingsgesprek richt zich meer op het beoordelen van prestaties en resultaten.

  • Hoe lang duurt een gemiddeld functioneringsgesprek?

    Meestal duurt het ongeveer één tot anderhalf uur, maar het hangt af van het bedrijf en de besproken onderwerpen.

  • Wat bespreek je in een functioneringsgesprek?

    Je bespreekt doelen, prestaties, ontwikkeling en samenwerking. Het is een kans om feedback te geven en te ontvangen.

  • Hoe bereid je een functioneringsgesprek voor?

    Bereid je voor door je prestaties, doelen en ontwikkelingspunten te overdenken. Denk ook na over vragen die je wilt stellen

  • Wie neemt deel aan een functioneringsgesprek?

    Meestal zijn het de werknemer en de leidinggevende. Soms kunnen anderen, zoals HR, ook betrokken zijn.

  • Hoe ga je om met kritiek tijdens een functioneringsgesprek?

    Luister rustig naar de kritiek, stel vragen voor verduidelijking en bespreek samen hoe je kunt verbeteren.

  • Welke rol speelt zelfevaluatie in een functioneringsgesprek?

    Zelfevaluatie is belangrijk omdat het jouw kijk op je prestaties weergeeft. Het helpt bij het gesprek en het stellen van doelen.

  • Wat te doen als er meningsverschillen zijn over de beoordeling van prestaties?

    Praat openlijk over de verschillen, probeer elkaars standpunt te begrijpen en zoek naar compromissen om tot een oplossing te komen.

  • Wat zijn veelvoorkomende valkuilen bij functioneringsgesprekken en hoe kunnen ze worden vermeden?

    Val niet in de valkuil van onduidelijke communicatie. Zorg voor specifieke voorbeelden en wees constructief bij het bespreken van verbeterpunten.

  • Op welke manier kan een functioneringsgesprek bijdragen aan de motivatie van medewerkers?

    Het geeft medewerkers erkenning, bespreekt groeimogelijkheden en zorgt voor een beter begrip van hun bijdrage aan het bedrijf, wat de motivatie kan versterken.

  • Is een functioneringsgesprek wettelijk verplicht?

    In de meeste landen is het niet wettelijk verplicht, maar veel bedrijven voeren ze uit omdat ze waardevol zijn voor de werknemers en het bedrijf.

Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog